【關鍵詞】醫院 檔案管理 資訊化
1 何爲檔案的資訊化管理
1.1檔案資訊化管理的內涵
檔案資訊化管理的內涵包括兩個方面:一是應用資訊技術對檔案資訊系統集成、有序分類、便於查詢、開發應用,對檔案的鑑定分類、編目、排序、檢索、歸檔儲存等進行高效的管理,以提高醫院的管理效率。二是用資訊流來調控檔案物流,最終實現“無紙化”管理,促進管理創新。
1.2檔案資訊化管理的內容
(1)數據資料資訊化。應用掃描儀、計算機和網絡把應當存檔的檔案、資料資訊等以統一規範的數據格式錄入計算機,以備處理。
(2)工作流程資訊化。透過專用軟件實現檔案分類、編目和排序,爲此首先需要規範管理流程、確定崗位員工的工作標準,減少人爲調控和干預。爲保證文檔一致性,醫院辦公自動化系統要與檔案管理系統相容。
(3)檔案檢索資訊化。在施行分級檢索制度的前提下,透過醫院網絡和互聯網可隨時準確地檢索到所需要的存檔檔案、資料、原始記錄、文獻等。
1.3檔案資訊化管理的條件
一是需要配備開放式電腦查詢檢索系統,向利用者提供快捷、方便的檔案資訊服務。
二是要加快醫院局域網絡的建設。
三是需要建立檔案用戶資訊庫,及時分析、瞭解用戶對檔案的需求,有針對性地編輯完整的系統檔案資訊,提高檔案利用率。
四是要緊緊圍繞中心工作,多角度、多層次、多形式地開展利用宣傳活動。
2 醫院檔案資訊化管理的重要性及必要性
2.1適應社會發展的需要
現代資訊社會日新月異,人們對各種時效性強、具有高價值的`檔案資訊的需求量越來越大,對利用網絡實現檔案資源共享的要求越來越強,對檔案工作服務資訊化的要求也相應地越來越高,傳統的檔案管理模式及各業務環節已不斷受到新的挑戰。
2.2提升檔案管理水平的需要
從總體上來看,醫院檔案管理現代化程度不高,有些單位還比較落後,這就需要不斷更新管理意識,改革管理方法,運用先進的設備與技術,提高工作效率,實現管理的現代化,從根本上提高檔案管理和利用的水平。
2.3確保醫療事業可持續發展的需要
檔案資訊化管理不僅有利於發現、培養和造就大批人才爲醫院事業發展服務,而且將會大大提高工作效率,使檔案資訊資源得到更加充分的開發利用,同時可以延長檔案壽命。 3 醫院檔案資訊化管理需要解決的問題
3.1需要大量資金投入
醫院檔案資訊化的初期建設需要整體規劃,包括整個硬件平臺和網絡基礎設定,如需要投入的設備就有計算機、掃描儀、數碼相機、刻錄機、縮微設備、打印機、複印機等,還需要進行資訊的安全防護,這些都需要很大的經費投入。另外,這些電子產品更新換代速度快,生命周短,其後續的維修、更換、升級等也在一定程度上制約了檔案資訊化工作的開展。
3.2任務繁雜,工作量大
醫院檔案的資訊化管理有很多優勢,但其工作量並不輕鬆,檔案的資訊化建設需要完成的工作很多:(1)對現存檔案室的紙質檔案進行數據化處理,透過掃描縮微等手段,將其轉換成電子檔案。(2)要利用文檔處理軟件按照標準要求對數據庫進行規範整理,便於檢索利用。(3)要對醫院職能科室和業務科室提供網上利用平臺,搞好遠程服務。(4)要採取數據備份,數據加密,設定防火牆等多種防護措施,確保檔案資訊安全。(5)要根據電子資訊技術的不斷完善與進步,要對電子檔案進行轉換升級,使其處於可用狀態。(6)紙質檔案與電子文檔並存,工作量是雙倍甚至是多倍。
3.3難以獲求滿足工作要求的人才
檔案資訊化管理要求工作人員要有相適應的熟練的計算機操作技能,有獲取判斷運用資訊的能力,要有精通的檔案業務知識。那種既會檔案管理、計算機操作,又懂衛生管理的複合型人才大受歡迎。但檔案部門待遇不高,優秀人才難以吸引進來,進來後又難以留住,冗員又難以消化。