摘 要：隨着社會的發展和資訊化技術的進步，高校傳統的檔案管理工作方法與落後的技術裝備，已不適應現代化檔案管理的要求。所以，高校的檔案管理要更新觀念，運用現代化管理的理念、技術、方法和手段對檔案進行科學的分類，最終實現檔案管理計算機化、數據庫化、網絡化和智能化，開創高校檔案管理的新局面。
關鍵詞：高校；檔案管理；資訊化
中圖分類號：G271 文獻標誌碼：A 文章編號：1002-2589(2010)12-0177-02
目前高校的綜合性檔案室多數存在館藏內容龐雜、案卷數量繁多、時間跨度長的情況。由於多年來檔案管理僅以保管爲目的，以案卷不丟失爲原則，再加上每個領導對檔案的整理質量不同，整理的規格不統一等情況，形成了檔案基礎普遍較差的局面。所以，隨着高校的不斷髮展，檔案管理的任務將更加的繁重。這就要求我們要想辦法改變現行的檔案管理方式，加快檔案管理現代化的速度。下面就以自己的工作經驗來談談高校檔案管理資訊化是如何進行的。
1.高校檔案管理的現狀
目前，高校檔案管理的現狀主要表現在：一是檔號不規範、沒有目錄號、一卷多冊現象較多；二是案卷標題不規範，有標題但不能反映主題內容或標題缺少基本要素，甚至沒有案卷標題等現象較爲普遍；三是大部分案卷缺少卷內目錄以至於部分未被案卷標題涵蓋的內容永遠無法檢索而難以利用；四是許多案卷未標頁碼，如果使用中掉頁都很難發現；五是組卷混亂現象比較嚴重，如有按時間組的也有按職能部門管轄權限組的；六是案卷厚薄不一，有的一二頁紙一文一卷；有的五六百頁紙一類一卷。針對這種混亂的檔案管理，我們應該先對這些檔案實行標準化、規範化的管理，提高檔案管理基礎工作水平。
2.高校檔案管理工作資訊化前提
高校的檔案管理可以根據高校部門的劃分來進行歸類，也就是說可以把高校檔案分爲黨政管理檔案、教學檔案、科研檔案、設備檔案、人力資源檔案、財會檔案，再加上報表統計一項共七大類。各項檔案具體實現的功能如下所示：
(1)黨政管理檔案
黨政管理檔案主要包含黨羣檔案、行政與綜合管理檔案。黨羣管理檔案包括黨務、紀檢、組織、工會等工作情況；行政綜合管理檔案包含政令、學校評估、校史、外事、圖書、總務等內容。
(2)教學檔案
教學檔案可以分兩類：一是教學管理檔案，包括教學規劃、教學綜合評價、試卷、教材等；二是學生學籍檔案，包含研究生、本科生、專科生、成人等各層次學生的花名冊及其成績登記表、學籍卡片、畢業生登記表等。三是學術檔案，高校的學術檔案是指高校師生歷年的各種學術成果、學位論文、學術性文章和著作包括公開發表、宣讀、交流的和未經發表、交流的論稿等，它是高校學術水平的真實記錄，是不同時期學術水平的反映和憑證，也是做好學校管理工作的一項措施。首先，它本身是學校尊重知識、尊重人才的表現。把教師的學術成果作爲學校歷史財富儲存起來甚至永遠地流傳下去，這體現了學校對教師的關懷及對其勞動的尊重，同時也讓教師感到自身的勞動成果被重視，有成就感，體現了自我價值。其次，是倡導師生具有進取的意識，樹正氣、興學風，實現自我價值的有力措施，有助於更好地開展教師的考覈和評定工作。
(3)科研檔案
科研檔案可以分爲科研項目管理檔案和科研綜合管理檔案兩部分。科研項目管理檔案主要包括科研項目的選題、立項、研究、成果鑑定、推廣等各類材料，既可以方便檢索，又可爲教職員工確定新課題，避免重複研究提供參考。科研綜合管理檔案則包括各類科研經費、人員、設備和最新研究動態等材料，爲科研管理人員協調科研力量和科研經費在學校分佈提供依據。