1 目前醫院人事檔案管理現狀及存在的問題
1.1人事檔案管理現狀及存在的問題
目前醫院人事檔案管理仍基本上沿用幾十年人事檔案的基本模式，其偏重靜態性資料描述、注重性和過去時的記錄、不具公共性和共享性、不能動態反映個人信用狀況等缺陷。傳統檔案管理方式的弊端在電子科技日趨發達的今天，變的難以適應現代化的辦公快速、便捷的要求：第一，查詢效率低，當前的人事檔案中有相當材料如各級表彰、外出進修等檔案多保管在各職能部門，遇到歸檔或查詢問題時，工作量大，勞動強度大。檔案員要經常往返於各職能部門和庫房之間，有的人事檔案材料上百頁，爲了防止丟失，查閱前後都要覈對頁碼、內容。第二，檔案安全性難以保證。由於直接對原始資料查閱，爲防止查詢人員對原件的毀壞、塗改，要派專人負責陪同。即使發生檔案損毀這種情況，由於沒有備份也無從查對，將承擔不必要的損失。第三，歸檔困難。由於資料的變動（增加或更新），如年度考覈、醫德醫風考覈、學歷變更等以及多卷相關檔案同時查詢的情況時有發生，不可避免地發生歸檔錯誤。一旦出現此類問題，就有可能將上千卷檔案從新整理，牽涉大量的人力、物力。歸檔的頻繁，導致工作人員從事大量的體力工作。第四，管理困難。由於檔案都是整卷歸檔的，有時只能查部分內容，但難免將一些不應查閱的內容被閱，很難控制。大量的紙製文檔，只能手工建立索引數據和登記，無法體現出檔案狀況，缺乏一套對檔案出、入庫記錄和檔案變動的管理系統。
1.2檔案資訊電子化管理存在的問題
檔案資訊電子化雖然能使檔案部門能夠更好地提供優質服務和提高工作效率，檔案資訊資源得到更充分的利用，但是在認識檔案資訊電子化好處的同時，我們也應清醒地認識到，檔案部門面臨着嚴峻的挑戰：
1.2.1原始性及真實性的問題。
電子檔案的原始性及真實性的問題集中在以下幾方面：(1)電子檔案可以被原樣複製，也可以被改動後而不留痕跡。(2)電子檔案的真實性保證是伴隨其生命始終的不間斷過程。(3)電子檔案與載體相分離，使其資訊的原始性和內容的真實性的衡量標準帶有相對性。隨着側重點不同、技術基礎不同，使不同部門對電子檔案的真實性認定標準出現了不同的定位情況，從而使對真實性的確認帶有相對性。
1.2.2通用性問題。人事檔案工作和人事資訊工作相輔相成，密不可分。人事檔案往往是人事資訊的主要來源和主要記錄方式，人事資訊的主要內容與人事檔案的原始記錄也應是一致的。隨着人事檔案管理資訊化程度的不斷提高，這兩項工作雖然不能等同替代，但很多具體項目是重複的。在現代人事管理模式中，無論是各級組織部門還是基層單位，人事檔案工作和人事資訊工作都是相對分離的，分工也很明確，有的還隸屬於不同的職能科室。由各級各部門開發的人事資訊軟件和人事檔案管理軟件很多，兩類軟件一般都包括了人事資訊和檔案管理資訊，但側重點各不相同，資訊轉換或共享又有困難。 會造成人事資訊失實，影響人事工作的正常開展。另一方面，檔案管理系統中的主要數據來源於人事檔案，而且一般採用隨時維護的形式，在材料歸檔的同時就要更新資訊，具有真實性、權威性。但由於多數單位已有了人事資訊系統，檔案管理系統中的人事資訊往往不被重視，利用率低。檔案工作公共服務平臺建設需有一個統一的標準，如果各個檔案部門各自爲政依照自己的標準建設平臺，如財務部門工資軟件與人力資源資訊管理軟件不同，不僅浪費大量的資金重複建設不相容的平臺，也爲醫院將來整合各科室檔案資訊資源帶來的困難，得不償失，所以儘快由上而下制定一個統一的平臺標準顯得至關重要。從長遠角度看，如果標準不統一，以後各部門之間進行資訊共享或聯合開發，就很可能由於數據庫結構的差異帶來不相容的問題。
1.2.3憑證價值問題。電子檔案是機文字處理系統中的最後一個文字，沒有草稿與印稿的區別，也沒有正本與副本的差異，甚至檔案與檔案之間很難劃定一條人爲的界限。電子檔案本身固有的原始資訊的可變性和不穩定性及人們對其可靠程度的不信任和矛盾心理，目前難以成爲合法的證據。
2 開展人事檔案的電子化管理工作的必要性
2.1新時期人事工作的迫切需要
進入新世紀以來，運用現代化、化的手段做好新時期人事工作，更好地爲現代化建設服務，這是新時期人事工作的迫切需要，也是資訊化工作發展的趨勢和必然要求。只有進一步加強計算機應用工作，才能檔案工作更好地爲人事工作服務。
2.2已具備了物質條件設施
現在各大醫院的網絡已基本上實現了寬帶化，絕大部分都實現了電腦化辦公。這爲實現人事檔案資訊電子化管理提供了物質基礎。而電子檔案的軟件技術及相關管理辦法的研究不斷深入，也爲人事檔案資訊電子化管理提供了技術上的保障。在現有的設備基礎上增設相應的檔案存儲、管理軟件、數據庫軟件及相應的設備，即可實現電子化檔案管理。