摘要：高校財務檔案管理資訊化是指利用資訊技術對高校財務檔案資料進行蒐集、歸檔、共享、傳遞、儲存等，形成標準統一、分級建設的檔案數據庫，建立起檔案資訊的數字化，檔案資訊接收、傳遞、存儲和提供利用一體化，檔案資訊的網絡化的檔案管理體系。
一、高校財務檔案管理資訊化建設的必要性
(一)高校財務檔案管理資訊化是內外部環境的客觀要求
近年來，我國高校取得了飛速發展，高校規模不斷擴大，辦學質量不斷提升，業務量增加使得財務檔案數量迅速增多，財務檔案的查詢、利用更加頻繁，給高校財務檔案管理工作提出了更高的要求，同時，資訊技術的發展和成熟使得資訊技術在各個領域得以廣泛應用，電子檔案成爲經濟業務往來的重要資訊載體，高校在 E1常T作中經常要接收、儲存、傳遞和使用各種電子檔案資料，如何做好電子檔案的儲存是高校財務檔案管理面臨的新課題。因此，財務檔案資訊化建設成爲一種發展趨勢。正是在這一背景下，《全國檔案事業發展“十一五”規劃》才明確要求高校檔案部門應積極推進檔案工作資訊化建設。
(二)高校財務檔案管理資訊化是提升財務檔案管理效率的必然選擇
主要表現在：(1)財務檔案資訊化有利於高校財務檔案的儲存。在資訊化環境下，高校財務檔案管理部門要做好有形的紙質檔案和無形的電子檔案的儲存工作，相比於紙質檔案，電子檔案佔用空間少，透過備份還可以防止丟失和損毀造成的數據丟失，整理和歸檔需要的人力、物力少，具有明顯的優勢，越來越多的高校開始將紙質文檔轉爲電子檔案，建立起檔案數據庫。當然，紙質文檔具有不可替代的作用，例如可辨認性強，有效防止篡改，因此，在建立起檔案數據庫後，仍然要做好紙質檔案的保管。(2)財務檔案資訊化有利於高校財務檔案的查詢利用。高校財務檔案的查詢利用需要經過申請、批准、領取、歸檔等環節，以往紙質檔案的查詢耗費時間長，經過環節多，查閱效率非常低。同時，由於檢索非常不便，高校職能部門對於財務檔案包含哪些資訊並不非常清晰，這也使得在高校建設、教育、科研等環節對於財務檔案的利用效率非常低，財務檔案資訊化透過分級建檔，對檔案按照保密級別、檔案專題來建檔，建立起便於查詢的檔案編目、檢索方式，透過網絡化爲高校各職能部門獲取財務檔案資料提供了便利。
二、高校財務檔案資訊化建設存在的問題
(一)認識不到位導致基礎投入不足
高校財務檔案管理資訊化建設是一個關乎高校發展全局的工作，要做好這項工作必然也離不開高校各部門的配合和協作。目前，高校對於財務檔案資訊化認識還不全面，財務檔案資訊化建設的速度和廣度都不理想，這與高校在檔案管理工作上的觀念和意識有着很大關係。有些學校將財務檔案資訊化看做財務部門的事情，檔案管理部門仍然按照以往的思路辦事，財務部門提供什麼樣的檔案就儲存什麼樣的檔案，沒有進行必要的歸檔和整理。高校財務檔案資訊化的認識不到位也導致高校在資訊化建設方面投入的人力、物力明顯不足，導致財務檔案資訊化的硬件設施不達標，軟件配套不合適，高校財務檔案資訊化仍處於起步階段。
(二)制度不完善導致工作不規範
有關高校財務檔案資訊化的規章制度零散的見於相關部門發佈的檔案，尚沒有形成一套完整的規章制度體系，這使得高校在進行財務檔案資訊化建設的過程中，缺少了必要的指導，財務檔案管理資訊化得目標不明確，標準不統一，高校財務檔案管理缺乏可以參考的經驗和範例，只能摸着石頭過河，非常容易碰壁，在一定程度上影響了財務檔案資訊化進程。由於沒有統一的'標準，高校在財務檔案資訊化建設過程中指定的制度、措施等多種多樣，財務檔案資訊化建設的各個環節存在不同問題，如何規範高校財務檔案管理資訊化建設成爲當前的首要問題。
(三)檔案管理人員素質有待提高
高校財務檔案管理資訊化對於檔案管理人員提出了更高的要求，它要求檔案管理人員必須熟練掌握財務、檔案管理、資訊網絡等方面的知識，這些知識缺一不可。當然，這些要求是針對檔案管理團隊而言，並不是指某一個人。但是，高校檔案管理團隊的現狀又是如何呢?我國高校檔案管理工作崗位往往配置一些臨近退休、專業能力不強的人員，缺少專業的檔案管理知識和財務知識，要求他們進行檔案的資訊化建設更是天方夜譚，加上高校對於檔案管理人員的培訓和指導不到位，既懂財務又懂檔案，既能進行數字化處理又能進行資訊化處理的複合型檔案管理人才極度匱乏，這種人才的匱乏導致財務檔案資訊化建設只能原地踏步，這也是我國高校財務檔案資訊化提出幾十年，而實際效果並不理想的重要原因。
三、高校財務檔案資訊化構建策略
(一)提高認識完善財務檔案資訊化建設制度
高校財務檔案資訊化建設是一個全局性的工作，需要高校站在全校發展的角度來進行統籌規劃，重視高校財務檔案資訊化工作，建立健全高校財務檔案資訊化工作制度，穩步推進高校財務檔案資訊化建設。針對高校財務檔案管理資訊化建設目標不明確，操作不規範的問題，需要檔案管理部門制定高校檔案管理資訊化管理規範，爲高校財務檔案管理資訊化建設提供指導和幫助。高校應明確財務檔案資訊管理的管理職責，以財務部門和檔案管理部門爲中心，由財務部門負責財務檔案的電子化、數據化，由檔案管理部門負責檔案資料的網絡化應用。相關部門要積極參與，密切配合，配合財務部門做好初始財務資料的收集、整理。高校應在統一檔案管理制度下積極探索，密切聯繫實際，制定本院校的財務檔案資訊化管理制度，包括數據庫系統的監控制度、重要數據備份制度、內網與外網要實現物理隔離制度等。
(二)落實財務檔案資訊化的基礎配套設施
財務檔案資訊化的基礎是各種基礎設施，包括服務器、存儲器、操作系統、路由器、交換機、數據庫管理系統、安全系統等。高校財務檔案管理必須配置一批資訊處理能力強、存儲功能強大的服務器和存儲器，配置安全的操作系統，併購置必要的交換機和路由器，搭建覆蓋全校的資訊網絡體系，這是財務檔案資訊化建設的硬件平臺。數據庫系統和安全管理系統是財務檔案資訊化的軟件平臺，包括計算機監控程序、語言編程系統、數據庫管理程序、數據存儲程序、安全管理系統、電子檔案管理軟件、檔案資訊處理軟件等。財務檔案資訊化建設的硬件設施和配套軟件必須想匹配，硬件配套要符合標準，軟件開發要符合管理實際，只有兩者平衡發展才能保證財務檔案資訊化的穩步發展。