摘 要:醫院檔案管理規範化是醫院檔案事業發展的必然要求,也是衛生事業發展的要求。要實現醫院檔案規範化,必須有醫院領導的重視、各方面的大力支援和配合;必須增強醫院羣體的檔案法制觀念和檔案意識,提高檔案管理人員的自身素質,嚴格按照檔案管理工作的有關條例、辦法和程序管理檔案。
關鍵詞:醫院 檔案管理 規範化
醫院檔案管理的規範化是醫院檔案事業發展乃至衛生事業發展的迫切需要。醫院檔案作爲重要的資訊資源,真實、準確地反映着醫院的發展軌跡[1]。醫院檔案內容廣,種類多,集黨羣、行政、教學、科研、基建、財會、出版、外事、設備等衆多門類爲一體,在醫院的醫療保健和醫學研究等諸方面發揮着相當重要的作用。因此醫院檔案管理規範化是檔案事業發展的基礎。醫院檔案管理工作從內容上大致包括六個環節,即檔案的收集、整理、鑑定、保管、統計、利用。這些環節的規範與否,直接影響着檔案質量的高低,而做好檔案的規範收集和規範整理是檔案工作的關鍵環節。
1.檔案的規範收集是檔案管理工作賴以存在的基礎
檔案收集是檔案工作的主要手段和起點,收集工作質量的高低,即是否完整、齊全、豐富,直接影響其他各項工作的開展,成爲衡量檔案館(室)成就的重要標尺。因此,要做到檔案管理工作規範化,必須做好檔案的規範收集工作。
1.1 明確收集與歸檔的關係
檔案收集是檔案室按照有關規定,透過例行的接收制度和專門的徵集辦法,將分散在各機關、部門、個人手中和散失在其他地方的檔案,有組織、有計劃地集中儲存的工作。歸檔是各單位文書和業務部門將工作生產活動中形成並辦理完畢的檔案材料,按照有關規定收集齊全,整理立卷,向本單位檔案機構或者檔案管理人員移交、集中管理的過程。目前,歸檔已成爲黨和國家明文規定的一項制度,在正常情況下,各單位檔案館(室)檔案的主要來源是歸檔檔案材料。歸檔與收集是緊密聯繫,同時進行同時完成的,一方面是文書處理部門和業務部門的歸檔,另一方面是檔案機構的收集。只有歸檔移交,沒有檔案室的收集,歸檔便無法進行;只有收集移交,沒有歸檔,收集便沒有了對象。歸檔是文書處理部門和業務部門人員的工作,收集則是檔案人員的工作,二者缺一不可,只有緊密配合,規範收集才能順利進行。
1.2 建立檔案監督機制,制定嚴密的管理制度,爲檔案材料的規範收集提供保證
長期以來,一些醫院沒有一套嚴密的檔案管理制度,或者制度的執行力度不夠。部分有儲存價值的、應該歸檔的檔案材料散落在外,得不到及時歸檔或者歸不了檔;由於保管不善而損壞甚至丟失,造成了檔案的不完整、不齊全。這些都大大地制約了醫院檔案事業的發展。爲確保檔案的齊全、完整,醫院必須建立健全檔案管理監督機制,對各部門的檔案制度執行情況進行監督,並依據國家的法律和檔案管理的有關規定和條例,制定出本院檔案管理的規章制度,例如《醫院檔案管理實施辦法》、《檔案材料的收集與歸檔辦法》、《檔案保管制度》、《檔案的開發利用制度》、《檔案管理和監督檢查制度》、《違反檔案管理法規、條例、制度的處罰、處理辦法》等規定和制度,以便各有關部門和個人,在收集檔案或處理檔案材料時有章可循,有法可依,最大程度地避免或減少檔案材料的損壞和丟失,保證檔案的完整、齊全,確保醫院檔案管理的規範化。
1.3 大力宣傳檔案常識,積極開展業務指導,做好檔案收集工作
檔案管理部門要加強宣傳工作,提高人們的檔案歸檔意識。一是要向各部門工作人員大力宣傳《檔案法》,增強他們的檔案法制意識,使人們瞭解檔案的重要性;二是要積極宣傳檔案的基本知識,使廣大人員瞭解檔案材料的'歸檔時間和範圍,懂得如何收集檔案材料,如何歸檔;三是要檔案材料的形成者或持有者正確處理國家、集體、個人三者的關係及當前利益與長遠利益的關係;四是利用各種方法和手段,對兼職檔案員(檔案材料管理人員)進行現場業務指導,使他們在掌握檔案理論知識的同時進一步掌握檔案業務技能,做到檔案的規範收集;五是檔案館(室)要搞好檔案的科學管理和開發利用,使有關部門和人員願意歸檔。