1電子資訊化應用於人事檔案管理的優點及必要性
企業人事檔案採用電子資訊化管理，可以實現對各類資源的收集和共享，有利於強化企業各部門之間、企業之間的聯繫與合作，全面提高企業人事檔案的使用效率和使用價值，幫助企業更好地完成工作。企業在增添新人檔案的時候，利用計算機、互聯網和電子資訊系統，可以減少新人資料的搜尋時間，方面快捷，節省時間，同時保證人員檔案的有效性和真實性。企業人事檔案實施電子資訊化管理以後，可有效減少資訊的傳輸環節，減少紙質檔案的使用效率，節約環保的同時還可以保證檔案資料的完整性，在使用過程中僅需要使用U盤等存儲設備進行檢視。此外，人事檔案實施資訊化管理大大增加了企業的資訊存儲量，提高了企業人事檔案管理速度。具體來說，企業實施人事檔案電子資訊化管理主要有以下幾點必要性。
1.1企業人事檔案資訊化管理是現代企業發展的需求
如今，辦公自動化已經逐漸完善，企業在人事檔案管理和應用的過程中大部分數據的使用都是用計算機和網絡完成的。這就要求企業的人事檔案管理必須儘快實現資訊化、無紙化，只有全面實現檔案管理資訊化才能適應企業的現代化發展，提高企業的綜合管理水平。
1.2建立電子檔案可以有效保護原始檔案
傳統企業的人事檔案管理都是紙質檔案，人工管理需要付出很多的人力、物力和財力。但是實施電子資訊化管理，就可以在資訊化條件下由計算機代替人工完成人事檔案管理工作，這在很大程度上節約了管理時間，有效減少了檔案的翻查工作，同時網絡空間是無限制的，可以儲存大量數據資訊，這對保護企業的原始檔案具有很好的作用，非常有利於延長檔案的使用時間。
1.3完善企業內部管理的必然要求
透過計算機和網絡來完善企業的人事檔案管理，可以節省企業的人力、物力、財力，同時可以節省時間，提高工作效率，有效降低企業的運營成本，進而可以促進企業更好地發展，爲客戶提供更加優越的服務。
2企業傳統人事檔案管理存在的弊端
2.1人事檔案管理手段落後
目前，我國雖然很多大型企業已經全面實施人事檔案資訊化管理，但是還有很多小型企業未能全面開展檔案的資訊化管理工作。很多小型企業的設備不足，辦公硬件跟不上，導致企業無法建立專門的人事檔案管理辦公室，將所有檔案全部集中在辦公人員的辦公室內，而且存放設備簡陋，沒有嚴格的保密性，幾乎所有人都可以輕鬆地接觸到人事檔案，嚴重危及一些重要檔案資訊的安全性。同時檔案管理工作人員不具備專業技能，對人事檔案管理沒有給予足夠的重視，缺乏工作積極性。即便人事檔案管理工作人員具備專業技能，但是其綜合素質較低，無法科學管理、規劃人事檔案管理工作。
2.2電子檔案管理意識淡薄
很多人認爲檔案管理對企業的發展沒有作用，其實不然，檔案管理不僅可以優化企業工作人員的資源配置，同時還可以幫助企業儲備人才，瞭解人才資源發展的前沿資訊。但是在現實環境中，企業檔案管理人員非但不能及時整理現有人員的基本資料，還經常發生丟失、遺漏等問題，更沒有人才儲備的工作環節。此外，有些企業的檔案管理部分工作仍然停留在人工手寫的環節，資料填寫隨意性很強，而且手寫資料字跡潦草，容易損毀，造成人事檔案的質量和完整度不高。
2.3思想上不重視檔案管理工作
很多企業領導認爲企業的檔案管理工作並不重要，只要提高生產技術便可以全面提高企業的發展。其實不然，企業人事檔案管理對提高企業發展具有重要意義。企業人事檔案管理可以優化企業的資源配置，提高企業人事管理效率，有效爲企業吸收優秀人才。但是很多企業並未重視檔案管理工作，對此崗位只安排了一些“關係戶”，或者從企業其他崗位轉過來的人員進行檔案管理工作。這些人基本上都不是專業檔案管理人員，根本沒有檔案管理工作經驗和基礎，僅僅對檔案進行簡單的整理，根本沒有充分發揮檔案管理的優勢作用。
2.4資訊化管理技術更新較慢
目前，我國部分企業對人事檔案管理雖然採用了資訊化管理，但是企業並沒有根據發展需求對檔案管理系統進行更新和維護。電子檔案管理系統雖然有很多優勢，但是管理系統仍然需要人爲地進行管理、維護和更新，這樣才能適應企業發展，適應社會發展。然而我國的部分企業雖然引進了電子檔案管理，卻嚴重缺乏對檔案的管理與維護，導致管理系統經常出現問題，影響正常工作。
2.5工作人員綜合素質有限
企業檔案管理曾經是最容易被企業忽略的崗位，所以崗位職能看似並不重要，因此檔案管理職位基本上都是非檔案專業人員進行操作。這些工作人員要麼是企業工作人員的家屬親戚，要麼是從其他崗位轉過來的，根本沒有檔案管理的經驗，也沒有相關的理論基礎。同時，企業未能對檔案管理工作人員給予適當的培訓。然而全新的電子資訊化管理對檔案管理提出了更高的要求，不僅要具備檔案專業知識，還要具備相應的計算機和網絡知識。原有的工作人員工作能力已經遠遠不能勝任現有的崗位，綜合素質亟待提高。
3企業人事檔案如何實施資訊化管理
3.1不斷完善電子資訊化系統
要想在人事檔案管理工作中運用資訊化管理，首先要建立一個完善的資訊化硬件管理系統。該系統要對企業的每一個科室的檔案資訊進行整理分類，透過計算機網絡實現資訊資源共享，有效提高人事檔案電子資訊管理的作用。爲了全面提高工作人員對電子資訊化的管理和操作能力，企業應該不斷加強對檔案工作人員的培訓，保證檔案資訊錄入的真實性、有效性。爲了保證企業檔案資料的`時效性，工作人員應該對檔案進行及時修改。與此同時，企業還要做好對檔案管理資訊系統的升級維護工作，保證資訊系統的正常運轉。
3.2建立企業人事檔案的資訊數據庫
人事檔案電子資訊化的實現，首先需要把館藏多年的紙質檔案的內容輸入到計算機人事檔案管理系統中，但是由於檔案的數量過多，延緩了工作的進展。這就要求企業加大對資訊化改革的投入，增加工作人員，加快對紙質檔案的掃描與輸入，並對資料進行整理和分類，建立起一套由數據輸入、整理、更改、資訊查詢及系統維護爲一體的完整的檔案數據庫，實現資訊資源的網絡與計算機一體化，及進行資訊的遠程運輸和區域化共享。
3.3轉變檔案管理人員的意識
在企業人事檔案傳統的管理模式中，在資訊收集方面比較滯後，難以適應資訊管理的轉換。因此，企業需加強檔案管理人員的安全意識，做好檔案資訊管理的保密工作，並確保檔案資訊不被惡意修改和破壞；爲防止黑*入侵對檔案造成破壞，應確保網絡安全，做好防禦工作；對重要的檔案設定只讀權限或進行加密，以保障檔案資訊的真實性，可以透過制定相關的規範標準，來使檔案得到規範化管理，從而提高檔案的使用效率。
3.4企業需要加強對檔案管理人員的培訓
企業積極引進人事檔案電子資訊化管理，這對該崗位提出了全新的要求，爲了適應企業現代化發展需求，企業應該對現有工作人員進行適當的培訓，讓其能夠熟練掌握計算機和網絡技術，能夠熟練應用人事檔案管理系統，保證人事檔案的有效使用，提高工作效率和質量。
4結語
人類進入21世紀後，科技迅速發展，隨着計算機技術的普及與應用，以及現代企業的發展和高科技設備的應用，使得傳統的人工整理的人事檔案已不能滿足企業工作的需要，企業人事檔案電子資訊化管理的應用變得愈加重要。但是，企業人事檔案電子資訊化管理是一項長期、全面、具體且重要的工作，需要所有企業檔案管理人員的積極參與和配合。首先，是數量龐大的原始資料的掃描，使之成爲數字化資訊輸入計算機中，並根據資料的特點進行分類和整理，成爲系統化的電子資訊。其次，建立完善的企業人事檔案管理的電子資訊化系統，轉變管理工作人員對檔案的管理意識，提高管理的安全性意識，確保重要人事檔案的真實性與完整性。最後，企業要加大投入，建設完善的硬件設備，減少不必要的設備損壞；選擇科學合理的軟件，建設系統完善的電子資訊化數據庫，並採取有效措施防止網絡黑*的入侵和病毒的損害，確保檔案的保密性。同時提高檔案管理人員的計算機與網絡能力，使資訊的整理與分類更具科學性。企業人事檔案採用資訊化管理可以切實提高人事檔案管理工作的質量和效率，推動企業發展目前我國企業人事檔案資訊化管理還存在一些問題，普及程度不足，但是相信經過一段時間的發展，電子資訊化管理可以廣泛普及各個企業，全面實現資源共享。