“智慧型檔案館”是智慧城市背景下檔案館發展的進階形態。“智慧型檔案館”的建設需要借用物聯網的概念，將互聯網、檔案實體、電子檔案、管理人員等各種要素有效連接，形成“自助辦公”、“智能服務”、“科學監控”的智慧型形態。電子商務系統，旨在透過互聯網實現超越時空界限的檔案服務體系，體現“以人爲本”的服務理念，是“智慧型檔案館”建設的必然選擇。本文透過高校檔案電子商務系統建立的必然性、實現方式、注意問題的分析，以期對“智慧型檔案館”建設研究有所裨益。
一、實現高校檔案電子商務的必要性
實現高校檔案電子商務是建立“智慧型檔案館”的必然選擇。一方面，電子商務系統是對傳統檔案查詢方式的超越。高校檔案是再現高校在教學、科研、行政方面真實面貌的原始文獻，具有一定的延時性。以教學檔案爲例，學生在校期間的錄取登記表、成績單、畢業資料等檔案，只有學生畢業離校之後，纔會由教學部門轉存檔案館。另一方面，高校檔案電子商務的實現，進一步促進了檔案管理的規範化和現代化。高校電子商務系統旨在實現“自助式”下單、“自動式”分配，線上線下協調合作，規範了檔案辦理流程，提高了業務辦理的效率。電子商務系統的建立，進一步推進了高校檔案專題數據庫的開發，促進了高校檔案的數字化水平。
二、高校檔案電子商務的實現方式
（一）以網絡爲溝通平臺
高校檔案電子商務系統的建立可以借鑑B2C電子商務模式的.基本原理，以網絡爲溝通平臺實現用戶與服務者之間的在線聯繫。電子商務系統可以透過系統平臺，使教學、科研等日常辦理業務實現線上服務。用戶透過系統平臺可以進行檔案查詢預約、檔案查詢諮詢、檔案在線辦理等業務；管理人員則可透過平臺瞭解用戶需要，進行業務辦理，並藉助平臺實現檔案存儲智能化、檢索智能化、應用的智能化等。
（二）線上下單線下服務
電子商務系統需要線上線下的通力合作。用戶透過系統平臺表達需求，檔案工作人員則需要透過資訊審查、檔案查詢、檔案辦理、檔案審查等方式進行線下的服務。線上線下的有效配合是檔案在線業務順利辦理的保障。一方面，必須依託於安全、便捷的系統平臺實現線下下單的有效完成；另一方面，需要檔案工作人員提高互聯網業務辦理水平，有效完成線下的檔案覈實、查詢、郵寄等後續工作。
（三）以快遞爲物流手段
快遞等物流行業地快速發展爲高校檔案電子商務模式的實現提供了便捷的條件。紙質版的檔案資料可以透過快遞郵寄的方式，在短時間內到達用戶手中，爲用戶節省大量的經濟、時間成本，同時較大程度上提高了高校檔案的利用效率和效益。快遞郵寄方式還可以透過快遞訂單憑證作爲資訊查詢和儲存的有效依據。
三、高校檔案電子商務需注意的問題
（一）安全隱私問題
高校檔案涉及用戶的私人資訊，具有隱私性。高校檔案電子商務系統的建立要充分注意檔案資訊的保密性，防止個人資訊的泄露。一方面，確保辦理人的身份，可透過上傳個人身份證等方式，對申請人的身份進行覈實；另一方面，簽訂隱私申明，對申請人的身份，檔案資料的使用進行約束，申請人只有確認同意隱私聲明，才能進行檔案後續辦理。
（二）系統設計問題
高校檔案電子商務系統的設計要具有便捷性、有效性、個性化的特徵。首先，頁面的設計要充分體現用戶需要，辦理程序要簡單明瞭，減少程序層級，便捷用戶辦理。其次，要及時對用戶申請服務資訊進行審覈回覆，提高用戶申請的有效性，並準確及時進行後續線下服務，減少線上辦理的“失誤率”。
（三）管理升級問題
高校檔案在線系統的建立涉及到檔案辦理流程的創新，需要調整檔案辦理流程，使其與之相配合。一方面，要清晰劃分業務接收、業務審覈、業務查詢、業務郵寄等不同業務之間的職責，進行合理的分工；另一方面，開啓檔案管理現代化、規範化的新篇章，提高高校檔案數字化水平，逐步實現數據庫系統與在線系統的有效整合，提高檔案查詢的現代化水平。高校檔案電子商務是順應電子商務時代的新興產物，一方面，爲用戶節省了大量的成本，提高了高校檔案的效率；另一方面，促進了高校檔案管理的現代化和規範化，推進了“智慧型檔案館”的建設。但是高校檔案電子商務的發展還處於探索階段，辯證唯物主義認爲，任何事物的發展都是前進性與曲折性的統一。因此，高校檔案電子商務系統在建立和發展的過程中，要遵守事物發展的客觀規律，在汲取B2C電子商務模式優點的基礎上，結合高校檔案管理實際情況，不斷優化系統功能，提高執行效率。