【關鍵詞】檔案管理 資訊化 網絡化 資訊服務體系
高校檔案是高等學校在教學、科研、學生管理、後勤管理、資產管理及其他各項工作中直接形成的具有儲存價值的文字、圖表、音像等不同載體的歷史記錄，是學校發展歷史的縮影和真實寫照。學校檔案對於學校推動教育教學改革、深化教育科研、創新人才培養模式、提高教育教學質量、提高管理效能、維護學校權益等起着不可替代的作用。衡量一所學校管理水平高低的因素有多種，而檔案管理工作就是其中不可缺少的因素之一。隨着經濟社會和高等教育的快速發展，高校檔案工作面臨着新的挑戰，同時也迎來了新的發展機遇。爲使高校檔案工作與高等教育同步發展，檔案資訊化建設勢在必行。從而使高校檔案工作更好地爲高校教學、科研及師生和社會服務。
一、高校檔案資訊化建設現狀
1.思想意識方面
隨着高校檔案事業的發展，高校檔案工作已步入規範化軌道，領導和師生員工的檔案意識得到加強，檔案在高校教學、科研中的重要作用逐步顯現，資訊化建設有了一定的基礎。但一些高校領導在新形式下對檔案資訊化建設的重要性缺乏應有的認識和足夠的認識，對檔案管理自動化的必要性、緊迫性感受不深，熱情不高，沒有建立檔案資訊化的領導決策機構，也沒有將檔案資訊化建設列入議事日程。特別在高校經費普遍不足的情況下，沒有給予檔案部門必要的資金、物質和人才的支援，網絡化程度不高；機構設定、人員編制沒有到位，沒有形成相應的資訊化隊伍，檔案資訊化建設成了紙上談兵；其次很多高校尚未形成素質優良、結構合理、科學高效的檔案管理隊伍，再有高校各部門的兼職檔案員接收檔案管理專業的專門培訓較少，缺乏檔案管理及檔案資訊化建設的基本理論、基本知識、基本技能，而對檔案管理人員繼續教育的措施乏力，直接制約着檔案資訊化建設進程，嚴重降低其在社會需求中的作用。
2.技術方面
檔案資訊的多樣化極其巨大的數量，爲新技術的應用提供了廣闊的天地。目前，大多高校檔案部門都建有自己的局域網，有的還上了因特網，資訊化體系初見規模。但我們在瀏覽這些網頁時能看到的資訊卻有限；關於檔案的收集、存儲、傳輸、發佈、檢索和利用的手段等大多數檔案工作還處於原始的手工操作與單機歸檔階段，聯網歸檔檢索查閱等還不太成熟，造成在查閱過程中出現檔案丟失等現象，加之檔案流轉過程不規範、辦公效率低、檔案和文字資訊不能做到交流和共享、檔案與檔案管理相對孤立，沒能形成一個有機的整體，檔案管理不能很好的達到高效、服務的目的，離資訊的計算機管理和遠程聯網查詢、利用相距甚遠。這均說明我們的檔案資訊化建設還處於低水平狀況。另外，由於各種原因，國家至今沒有統一的檔案發展規劃和標準，各個高校根據自己的經濟實力和技術條件選擇硬件設備，檔案管理系統應用軟件水平參差不齊，檔案管理資訊化的發展存在着很大盲目性。
3.檔案資訊資源方面
目前高校檔案館建成的數據庫類型單一，規模小、功能少、標準化程度低，數據不完整，數據無規模化控制，大多數檔案無主題標引，共享性差，提供服務水平差。高校檔案館目錄資訊資源多，所建的數據庫大多爲條目數據庫，全文檔案資訊所佔的比例很低，只能單一檢索查尋，無法滿足用戶的多種需求。即便提供全文檢索的電子檔案，大部分也只是提供的現行檔案查詢，遠遠不能達到所有開放檔案的全文獲取。現有電子檔案資訊資源大多數是目錄級資訊，這些目錄中的數據也還只是停留在案卷級的檢索層次，對於能夠更深刻揭示、評價館藏的編研材料，如檔案彙編、大事記、組織沿革、統計數字彙編等很少見到。想要得到所需檔案的某些相關資訊，如果只是透過計算機和網絡可能無法得到全部滿足。