摘 要：在新時期下，如何提高教學祕書的工作能力，調動教學祕書的工作積極性，規範管理教學祕書隊伍，是高等教育改革工作中的重要問題。
關鍵詞：教學祕書;積極性;規範管理
隨着以“提高教學質量”爲中心的高等教育改革工作的不斷推進，給教學管理工作帶來了新的機遇與挑戰。教學祕書作爲高等教育管理工作環節中的基層崗位，擔負着提高教學質量、保障教學秩序、落實教學管理措施等重任。教學祕書工作質量的好壞，將直接影響到學校的教學工作和教學質量。因此，在新時期下，如何提高教學祕書的工作能力，調動教學祕書的工作積極性，規範管理教學祕書隊伍，是高等教育改革工作中的重要問題。
一、教學祕書能力結構分析
《高等學校教學管理要點》指出：“系(院)可設教學祕書和教務員，在教學系主任(院長)領導下，處理日常教學行政工作並從事教學狀態、質量資訊的經常性調查瞭解工作”。它明確界定了教學祕書的行政關係和崗位職責範圍，高校教學祕書不是決策者，而是決策者的參謀、助手和執行者[1]。教學祕書作爲一個資訊傳達者，需要將學校政策、領導意圖、教學資訊等準確而及時的傳達到各環節。作爲一個管理者，需要將管理政策層層落實到各環節，並督促執行。作爲一個協調者，需要在學校與學院之間、學院與教師之間、教師與學生之間，作好各類具體事務的協調溝通工作。管理角色的多面性，決定了教學祕書需要具備多方面的工作能力。
(一)公文處理能力。教學祕書作爲一個資訊傳達者。在日常教學管理工作中，教學祕書需要傳達和協助執行學校的規章制度;落實教學計劃、教學任務;傳遞教學資訊等。這就要求教學祕書熟悉公文寫作知識、能熟練使用教學軟件、有一定的計算機操作能力。以保證能夠及時、準確地傳遞資訊，層層落實管理政策。
(二)教學管理能力。教學祕書作爲一個管理者，需要協助主管領導制定教學計劃、管理規定;定期安排教學檢查、進行教學總結;落實授課計劃;組織期末考試安排;協助主管領導處理各類突發教學實踐。這就要求教學祕書應當熟知當前時期高校教學工作的指導思想、學校各項規章制度;學習高等教育管理理論知識，彌補專業不足的'劣勢，更好地掌握教育管理的執行規律。
(三)協調溝通能力。教學祕書作爲一個協調者，需要加強和學校多個部門的溝通聯繫，在必要的時候給主管領導提供合適的建議，快速、準確、有效的協調解決教師教學中、學生學習中出現的各類問題，從而起到服務教學、服務教師、服務學生的作用。比如：教學祕書在長期的教學工作中，注意瞭解課程使用多媒體課件教學的情況，教師課程教學的習慣等，在主管領導審覈分配資源的時候，給予適當的建議。在排課時，做到最大化滿足教師需求。在學生每次選課期間，會出現各種特殊的問題，欠費、模組學分修讀不足、教學班人數上限不足、課程性質學分變動等。面對這些情況，就需要教學祕書熟悉每個版本教學指導書的變化，熟悉學校的相關制度，向教務處相關部門反饋問題、協調解決辦法，及時幫助學生解決問題。
二、調動教學祕書工作積極性
教學祕書在基層教學管理中不可或缺的位置，其工作積極性的高低，直接影響着學校教學管理水平和教學秩序執行是否通暢。因此如何調動教學祕書的工作積極性，也是學校教學管理建設的一個重要問題。
(一)充分給予教學祕書支援和信任。教學祕書工作繁雜瑣碎，不易產生明顯的成果，長久從事重複性的事務勞動，容易滋生消極怠工情緒。這就需要各級領導給予教學祕書充分的關心和信任，在必要時候給予支援和鼓勵。
(二)創造良好的外部環境。教學祕書在處理日常事務時候，通常要花費大量精力，無法專心於教學管理理論研究，甚至難於加強自身業務學習。要激發教學祕書工作的積極性，促使教學祕書改變事務型的工作觀念，應當適時開展業務再教育的研討交流活動，啓發思維、取長補短。同時，應當在職稱評定給予教學祕書支援和肯定;在工資待遇上，應當等同於其他同等學歷、資力的教職員工;關心廣大教學祕書的切身利益，消除後顧之憂。
三、規範教學祕書隊伍管理
目前，高等教育已經由精英化教育向大衆化教育發展，招生人數成倍數的擴張，二級院系的規模急劇膨脹，教務工作量成倍增長。因此，建議一支規範的教學祕書隊伍，是保障教學管理正常執行的關鍵因素。
(一)規範教學祕書任用選拔制度。長期以來，教學祕書在任用選拔上存在隨意性。大部分教學祕書，專業不對口，上崗前沒有專門的教育管理培訓;大部分從業人員處於兼職狀態，在主要從事教學工作的同時，兼職教學祕書事務。在教學祕書的選拔任用上，學校和學院領導應充分重視教學祕書的重要性和工作的複雜性，嚴格把好教學祕書“入口”關，選擇專業相關、能力、素質、學歷層次等較高的人員充實到這支隊伍中來[2]。
(二)合理設定教學祕書崗位。針對目前高校招生人數急劇擴張，新專業增加的情況，高校應當就院系規模變化的情況相應地增減教學祕書崗位的人員配備。根據面向學生的學歷層次高低、師生人數多少、專業多寡，配置1-3名教學祕書處理教學事務。其次，應當配置專職教學祕書。許多學校由於行政崗位編制的限制，教學祕書往往採取兼職的方式設定。教學祕書往往還兼職科研祕書、行政祕書等多種職務。諸多繁雜混合的工作，不利於教學祕書專注於教學管理工作，容易起到事半功倍的效果。
綜上所述，在高等教育事業不斷改革發展的今天，教學祕書工作面臨新的機遇和挑戰，在新時期下，不斷提高教學祕書的工作能力，充分調動教學祕書的工作積極性，進一步規範管理教學祕書隊伍，建立快速、高效、專業的管理體系，才能在“提高教學質量”的高等教育改革中起到積極作用。