摘 要: 教學祕書工作是高校教學管理工作中的一個重要環節,教學祕書在教學管理系統中發揮着不可替代的作用。詳細闡述了高校教學祕書在教學管理工作中的重要作用,分析了教學祕書在教學管理工作中的現狀和存在的問題,進而提出做好教學祕書工作應該提高服務意識、改善隊伍知識結構、加強整體素質教育、多渠道激發教學祕書工作積極性和創造性等思考和建議。
關鍵詞: 高校; 教學祕書; 教學管理
高校教學祕書是指在高等院校中協助院(部) 領導具體處理本院(部) 中各類教學事務的管理服務人員。由於教學科研型院校和教學型院校是我國高校的主體,這類院校的核心工作或者核心工作之一就是教學工作,從而決定了教學管理在這類高校中的重要地位。教學管理有力地支撐和保證着課內外教學的有序進行,成爲高校管理工作的中心內容,在貫徹國家教育方針、穩定教學秩序、提高教學效率、保證教學質量、培養全面發展的合格人才等方面起着重要的作用。教學祕書是教務管理工作中不可缺少的角色,是教學管理的中堅力量 。其素質的高低、能力的大小、作用發揮程度、工作質量的好壞,將直接影響教學管理工作水平和人才培養質量。因此,教學祕書必須從新時期教學工作的特點出發,不斷提高自身綜合素質和業務能力,積極創新,發揮助手參謀、組織協調、服務保障等作用,以適應高等教育事業發展的需要。
一、高校教學祕書在教學管理中的作用
教學祕書工作活動範圍寬廣,涉及事務繁雜瑣碎,在工作過程中必須認真仔細,稍有疏漏就可能釀成教學事故,嚴重影響教學秩序,造成不良後果。因此,教學祕書工作舉足輕重,必須加以重視。
(一) 助手參謀作用
教學祕書是教學院長的得力助手。教學院長的教學工作方案的制定與實施、落實與檢查、評價與改進等很多具體事務,都要由教學祕書來協助完成 。同時,教學祕書還應該是教學院長的重要參謀,在教學管理工作中,不僅要及時收集、整理各類資訊,還應該積極調查並發現新情況、解決新問題,研究新方案、採取新措施,主動爲上級領導提供可靠的第一手資料,在必要的情況下提出合理化建議,爲領導的決策創造條件 。
(二) 組織協調作用
在教務管理工作中,教學祕書負責組織、落實各項教學工作,教學主管領導的工作一般是決策性、全局性、統籌性的,而面向廣大師生的、具體的工作卻由教學祕書直接管理和落實。如排課、調課、徵訂教材、落實教學計劃、安排各類考試、學生成績管理、畢業生畢業資格審查、畢業證書和學位證書管理、覈算教師工作量及教學津貼等等,都要由教學祕書組織完成。同時,教學祕書也是教師、學生和教學職能部門之間的紐帶和橋樑,具有上傳下達、協調左右、溝通資訊、改善關係、互通情況、合理統籌的作用,其協調職能發揮得好壞將對院(部) 的教學活動產生直接影響。
(三) 服務保障作用
管理就是服務。教學祕書從事的工作是教學行政管理即教學管理,是對教學計劃實施過程中的常規管理,其主要目的是維持正常的教學秩序、保證教學任務的順利完成 。教學祕書扮演的是“服務教學、服務教師、服務學生”的角色,應該加強與教師、學生的溝通,主動爲廣大師生着想,及時反饋教學資訊,切實做好本職工作,真正把服務落實於各項教學管理工作中,爲日常教學活動的順利進行保駕護航,成爲教學祕書工作的重要內容。
二、高校教學祕書工作存在的問題
(一) 對教學祕書工作重視不夠,造成教學祕書隊伍的不穩定
長期以來,人們往往對教學祕書工作缺乏正確的認識和評價,輕視教學祕書在教學管理中所發揮的作用,認識不到優質的管理能出質量、出效益。有些人甚至認爲教務管理是一些簡單的事務性工作,教學祕書是從事這些事務性工作的“勤雜工”,他們的勞動只是簡單的、機械的勞動。因此,在教學祕書人員的配備、業務學習、崗位培訓等方面,重視程度遠遠不夠;在幹部聘任、職稱評定、利益分配、評獎評優等方面都受到相對不公正的待遇;加之教學祕書平時工作任務重、責任大、難度高,付出的勞動卻得不到尊重和理解,取得的成績得不到公正的評價和認可,從而造成教學祕書工作積極性不高,思想壓力大,精神負擔重,心裏不平衡,很多人不安心教學祕書工作崗位,離崗、轉崗人員相對較多, 教學祕書隊伍呈現不穩定狀態 。