隨着社會一步步向前發展，制度的使用頻率逐漸增多，制度就是在人類社會當中人們行爲的準則。相信很多朋友都對擬定製度感到非常苦惱吧，下面是小編爲大家收集的物業檔案制度，歡迎大家借鑑與參考，希望對大家有所幫助。
物業檔案制度1
1、公司各物業項目的檔案資料規定由物業管理公司主管(包括代理主管)負責監督保管，由文員專職檔案存檔、註記工作。
2、有關物業管理公司驗收檔案、圖則、業主及住戶資料、管理制度、合約及附件設備設施及保養制度、財務報告、員工人事資料等檔案要求集中存檔，檔案櫃要求上鎖，未經主管許可，他人不得動用。
3、物業管理公司檔案資料必須按公司規定要求存檔，做到圖有袋、文有夾，報告類檔案編目錄索引，檔案類檔案有存檔檔案清單及編號目錄。
4、物業管理公司檔案目錄及存檔檔案清單每季度上報公司備案。
5、物業管理公司檔案在歷任主管調職、任職時應向公司或接任者辦理移交手續、經確認後方可離任。
6、物業管理公司檔案日常需經常使用部分應複印備份，原件存放在檔案中不得隨意使用。
7、因工作需要借閱、複印專管部分檔案資料的，需經主管書面確認，如有違反的作泄密處理。
8、公司將定期巡查上述規定所提及之要求落實情況，對不符要求的保管責任人將作適當處分。
9、物業管理公司檔案資料因保管不當而導致遺失、泄密的，對物業管理公司有重大影響及損害物業管理公司公司利益的，公司將視情節輕重追究當事人責任，並保留追究其法律責任的權利。
物業檔案制度2
1、辦公室負責指定接待員、檔案員負責業主檔案的資訊收集、管理及整理工作;
2、專管人員須將業主的檔案資料分戶建立、逐一儲存，建立統一目錄，同時建立電子檔備份。各類資訊詳細排列，以便查閱;
3、客戶資訊檔案的內容包括：業主收樓及驗收檔案、裝修檔案、日常維修檔案、繳費檔案、回訪處理檔案及投訴建議等其他檔案;
4、專管人員須認真填寫各項記錄表，紙文檔與電子文檔同時進行。及時跟進業主檔案的變更，保證資訊的準確性;
5、業主檔案資訊應嚴格管理，注意保密。嚴禁非相關人員查閱，以保護業主的隱私，維護公司良好形象;
6、爲確保文檔安全，檔案櫃要做好防火、防盜、防潮、防蟲工作;
7、業主檔案永久儲存，及時與業主溝通，及時變更業主資訊，保證其準確性。
物業檔案制度3
加強檔案資料管理，有助於儲存住宅小區(大廈)的歷史資料，維護管理的連續性和規範化，便於房屋及設施設備的檢查、維護、更新和與業主的'溝通、聯繫。
(一)管理內容：
1、工程檔案：從接管開始的所有工程技術、維修、改造資料、各種竣工圖及各類設施設備資料等;
2、業主檔案：所有業主購、租房合同(複印件)，業主基本情況登記表、裝修申請表等;
3、財務檔案：逐年形成的財務收支報表、物業維修基金使用報表等;
4、檔案檔案：有關物業管理法規政策、公司檔案等;
5、管理資料：綠化資料、日常巡查(清潔、維修、保安)記錄、值班記錄，車輛管理記錄、監控記錄、榮譽資料等。
(二)管理措施：
1、制定檔案制度，並嚴格執行;
2、專人管理(由負責內勤的管理員擔任)，專室專櫃，編目造冊，存放有序並且尊重業主隱私，保守祕密;
3、科學管理，確保檔案資料完整、齊全，確保檔案完好率達100%;
4、逐步實現智能化管理，計時可靠的掌握相關資訊，提高管理水平。
物業檔案制度4
1.客戶檔案的管理工作由客務部負責。
2.客戶資料按單元號一戶一檔建立，按樓層統一存放在客戶檔案檔案櫃內。
3.每個客戶檔案內由入住資料、二裝資料、往來函和房門鎖、電話、車位、水牌、客戶加班等申請單等組成，退租客戶的資料須及時裝訂另存。
4.每個客戶檔案均按日期順序排列，將最新的檔案擺在最前面。
5.客戶檔案的標牌須與檔案內現客戶的公司名稱吻合。
6.客務部每年整理一次退租客戶檔案，對已裝訂好的退租客戶資料打印目錄後按樓層裝入檔案盒內存放。
7.客戶檔案查閱可向客務主管借出，經客務部經理批准後在客務部辦公室閱覽。
8.原始客戶檔案一般不可修改，客務部工作檔案需經客務部經理同意方可修改。
9.客務部檔案應積極推行計算機管理，由客務主管設定客戶檔案管理系統，將客戶各類資料、各單元房屋使用情況等輸入計算機中，進行資料分析、整理和資訊傳遞。