檔案收集制度

檔案收集制度

一、檔案收集包括檔案的接收、徵集以及網絡數據採集等方式。

二、檔案材料收集範圍： 凡是對我單位有參考利用價值的各類原始材料都屬於檔案收集範圍。

三、檔案材料收集堅持定期送交制度和聯繫催要制度。

(一)定期送交制度。形成檔案材料的各職能部門，應在檔案材料辦理完畢的第二年，按照檔案室的歸檔時間、歸檔質量的要求，歸檔到檔案室。

(二)聯繫催要制度。檔案工作人員應經常瞭解和掌握形成檔案材料的資訊，及時向形成材料的部門催收應歸檔的材料。

四、收集材料的要求。

(一)收集入檔案的'材料必須是辦理完畢的原始材料(原件)，要完整齊全、真實、文字清楚。 (二)不符合歸檔要求的檔案材料，檔案室將責成檔案材料形成的相關職能部門按要求完成。

1.載體紙張要求。歸檔材料統一使用A4(80G)規格的辦公用紙(專業特殊要求的除外)。

2.載體字跡要求。只能用炭素墨水、藍黑、黑色墨水書寫。禁止使用純藍、紅色墨水、圓珠筆、鉛筆書寫。

3.現代化設備形成的材料要求。禁止色帶打印、墨水打印材料歸檔;禁止傳真形成材料歸檔。

(三)材料必須齊全、完整。

1.各部門完成的當年工作職責應該有相應材料佐證。包括錄音、錄像、照片、幻燈片、圖片、表格及文字材料。

2.整件事情形成的成套材料必須配齊，保持檔案材料之間的邏輯聯繫。