一、歸檔範圍
1、重要的會議材料，包括會議的通知、報告、決議、總結、領導人講話、典型發言、會議記錄、會議紀要、病例等。
2、上級機關發來的與本醫院有關的決定、決議、指示、命令、條例、規定、計劃等材料。
3.醫院對外的正式發文與有關單位來往的文書。
4、醫院的請示與上級機關的'批覆。
5、醫院反映主要職能活動的報告、總結。
6、醫院的各種工作計劃、總結、報告、請示、批覆、會議記錄、統計報表及簡報等。
7、醫院與有關單位簽訂的合同、協議書等檔案材料。
8、醫院幹部任免的檔案以及關於職工獎勵、處分的檔案。
9、醫院的歷史沿革、大事記及反映本醫院重要活動的剪報、照片、錄音、錄影等檔案歸檔制度
二、檔時間
1、醫院文書檔案是由歸檔單位(部門)將本年度辦結的檔案材料於次年一季度歸檔。
2、科研、建設項目檔案材料在項目鑑定或竣工驗收三個月內歸檔。
3、設備儀器檔案材料在設備儀器開箱驗收登記或安裝調試後一個月內歸檔。
4、醫院檔案在會計年度終了之後，暫由會計機構保管一年後歸檔。
5、聲像、榮譽檔案可結合本醫院實際情況確定歸檔時間
三、歸檔份數
1.本醫院制發的規定、規章、辦法等，可歸檔兩份。其中一份按整理規則要求歸檔儲存;另外一份與其他所有的同類檔案，按檔案字號順序或按類別裝訂成一套檔案彙編。
2.本醫院形成的錄音、錄像、磁盤、光盤等載體形式的檔案材料，應歸檔兩份以上。其中一份作爲母盤儲存，不提供利用;另外一份或兩份作爲考鋇盤用於日常使用。
四、歸檔要求
1、歸檔檔案材料必須爲原件，一般一式一份(套)。
2、歸檔紙質材料的同時，相應的電子檔案一併歸檔。
3、歸檔檔案材料必須齊全、完整、準確。齊全是指按照歸檔範圍應歸檔的檔案材料全部歸檔;完整是指每件檔案材料的正文與附件、正文與定稿、請示件與批覆件、轉發件與被轉發件、榮譽檔案與說明榮譽檔案的通報等文字材料、紙質件與電子件齊全;準確是指歸檔檔案材料內容真實，簽署和用印符合文書工作規範，紙質件與電子件內容相符。
4、歸檔檔案材料的載體和字跡須符合耐久性要求。裝訂應使用不易生鏽材料。
5、醫院檔案在歸檔前要對破損、缺頁、裝訂不牢固的帳冊進行修補和重新裝訂。對未了結的債權債務憑證和原始單據要抽出，由醫院某機構單獨保管，待了結後再歸檔。
6、醫院建設項目檔案材料按照《醫院歸檔檔案要求與整理規範》進行整理後歸檔。
7、個人獲得的獎盃、獎狀、獎章、證書等，根據自願原則，獲獎者可以將原件移交給本單位檔案部門保管，也可由檔案部門採取對原件複印或複製方式進行存檔
五、歸檔責任
1.各部門要對本部門歸檔檔案材料的完整性、準確性、系統性負責，任何部門或個人都不得將應歸檔的檔案材料據爲己有或拒不歸檔。
2.檔案部門或檔案人員負有對本單位文書部門和業務部門檔案材料形成、積累、整理和歸檔工作檢查、指導的責任。
3.應歸檔的檔案，由文書部門或業務部門按其業務範圍收集齊全，並指定人員負責保管和整理，定期或隨時移交檔案部門或檔案人員集中管理。
4.要將檔案材料的形成、積累、整理、歸檔工作納入相關工作計劃，確保檔案材料的形成、積累、整理和歸檔工作與各項業務工作同步進行
六、歸檔手續
各科室整理歸檔後按規定移交綜合檔案室，並履行交接手續、填寫交接清單，交接雙方在清單上簽字，一式二份，雙方各存一份，以備查考。