在現代化辦公過程中，常常需要對相應的辦公檔案資訊進行必要的安全保護，如果使用比較專業的安全保護措施，對於大部分的辦公人員難以掌握，本文將從日常的現代化辦公工作入手，探討適用於普通辦公人員對辦公資訊的安全保護策略，使辦公資訊安全保護在現代化辦公工作中成爲一種簡單易行的工作過程。
在日常生活中，經常會使用不同種類的辦公檔案，而根據辦公檔案的性質不同又分爲普通級和保密級。對於普通級的檔案，其安全係數基本上可以忽略不計，但對於保密級的檔案，如何對檔案進行必要的加密便成爲日常辦公過程中需要考慮和實施的問題。
在對辦公檔案的安全保護措施中，不乏有許許多多的方法策略，有專家級別的，有普通級別的，有專屬級別的，也有適合大衆級別的，……。爲了針對大多數普通的用戶，讓安全保護策略更適合普通辦公人員，我們將探討日常辦公檔案的安全保護。對日常辦公檔案的安全保護主要是對辦公檔案的僞裝及其加密。接下來就對具體的實施方案進行一一講解。
一、“障眼法”
所謂的“障眼法”，包含兩方面的含義，一是讓檔案的內容得以隱藏，二是讓整個檔案得以隱藏。
首先探討“檔案內容隱藏”的情況。衆所周知，要看見白紙上的字，那是因爲字的顏色和紙的顏色形成了對比，如果字的顏色和紙的顏色被設定爲一種顏色，就可以暫時隱藏檔案中的內容了。比如，在word軟件中編寫了相關的內容，在編寫完畢後，將所編寫的內容的顏色設定爲紙張的顏色，並將語法錯誤檢測、段落標記顯示等功能去除，並將遊標至於紙張的第一行第一列，然後儲存檔案。再次開啟檔案的時候，如果不太留意，則會誤認爲這是一份空白文檔，以達到隱藏的效果，其實施的.效果如圖1所示。該方法不足之處在與，雖然隱藏了文字資訊，但是對於有經驗的操作人員來說，可以透過檔案的大小來辨別是否包含有文字資訊。
其次探討“整個檔案隱藏”的情況。由於在計算機中的辦公檔案都根據操作系統的不同存放在指定的邏輯磁盤的存儲空間裏。因此可以藉助操作系統的某些功能，將辦公檔案進行相應的隱藏。比如，在windows XP操作系統中，可以將辦公檔案的屬性設定爲“隱藏”，然後透過“我的電腦”中的“工具”選單，將其中的“選項”卡中的“不顯示隱藏檔案”的選項選中，即可將辦公檔案隱藏起來，如果需要檢視該檔案，則可在“選項”卡選中“顯示隱藏檔案”的選項，即可恢復辦公檔案的隱藏，其實施效果如圖2所示。
二、“自加密法”
在計算機領域中，有成千上萬種不同的軟件，而其中的大部分軟件都出於安全形度，提供了或多或少的加密方法，這裏通稱爲“自加密法”。透過“自加密法”，可以使透過某種軟件生成的檔案多了一層保護，多了一道密碼檢測的機制。比如，在使用word軟件編輯完辦公檔案後，可以選定“檔案”選單中的 “另存爲”選項，在彈出的“另存爲”對話框中，選擇“工具”按鈕，在彈出的下拉選單中選擇“安全措施選項”，即可對儲存的word辦公檔案進行相應的加密操作。如圖3所示。又如，在使用WINRAR軟件進行壓縮檔案時，可以在選定需要壓縮的辦公檔案的同時，透過選定軟件的“常規”選項卡中的“設定密碼”按鈕，進行相應的密碼設定，如圖4所示。透過壓縮軟件這樣的設定所導致的結果就是，在進行辦公檔案壓縮包解壓的時候，需要先輸入正確的密碼，否則將無法解壓出所需的辦公檔案。
三、“移花接木法”
所謂的“移花接木法”，是指將對應的辦公檔案的檔案類型改爲其他類型，已到達保護辦公檔案的目的。在計算機系統裏，檔案的區分只要是透過其副檔名來完成的，常用的副檔名有：.jpg爲圖片檔案，.doc爲word檔案，.gif爲動畫檔案，.cpp爲c++程序檔案，……。將辦公檔案的檔案類型由原來的類型改爲其他種類的類型，即可達到保護檔案的效果。比如：用word軟件生成了一個檔案名爲“機密.doc”的辦公檔案，如果將其檔案的副檔名進行更改，則檔案名變化爲“機密.jpg”，其檔案對應的圖標也會隨之由原來的word型的圖標改變爲圖片型的圖標。對於不知情的人員拿到此辦公檔案，將會直接雙擊圖標開啟檔案，將看見一張空白的圖片;對於知情人員在拿到此辦公檔案時，會將檔案的副檔名由原來的“.jpg”改爲“”，然後再開啟檔案，即可見檔案的內容。
四、“外員法”
所謂的“外員法”，是指藉助其他加密軟件的力量對辦公檔案進行相應的加密。目前，在計算機領域中，加密軟件可謂是玲琅滿目，挑選一種得心應手的加密軟件，對需要保護的現代化辦公資訊進行相應的加密，不愧是一種藉助外力，強大自己的好辦法。由於不同的加密軟件，其加密的操作過程各有千秋，在這裏就不再過多闡述。加密軟件的選擇也可以根據現代化辦公的需要進行選擇，比如易捷檔案夾加密軟件，檔案加密器，md5加密工具等工具都是目前使用廣泛的加密工具。
綜上所述，介紹的四種方法是針對現代化辦公的資訊保護提出的實用有效的策略。在對現代化辦公資訊進行安全保護的過程中，辦公人員可以根據工作的性質以及辦公資訊的安全等級進行選擇，同時也可以將四種方法綜合應用，達到最佳的辦公資訊的安全保護。