摘要:職業院校文化建設是一個長期的歷史過程，而檔案則是校園文化演變的載體和具體體現。以醫學院校爲例，對於其檔案管理來說，應當尋找突破，擺脫計劃經濟時代的落後的管理手段和方式，努力尋求新的方式，如採用計算機技術、實現第三方專業管理、提高檔案管理在職業院校文化建設上的內涵等等。
關鍵詞:職業院校校園文化檔案管理
我國職業院校蓬勃發展。在發展歷程中，各個職業院校都形成了自己的具有鮮明特色的校園文化。這種文化的積澱呈現出非常複雜的主、客觀意識。爲了提高檔案管理在校園文化建設上的作用，職業院校一直以來對檔案管理非常重視。但是以醫學院校爲例，檔案管理長期受傳統管理的影響，存在較多的行政管理色彩。在醫學院校檔案管理方面無論是管理體制上還是管理方法上都顯得機械繁雜滯後，已經遠遠不能適應目前醫學院校文化建設需求。爲了適應新形式的要求，需要對醫學院校檔案管理工作進行完善。
1職業院校檔案在校園文化建設中的作用
1.1檔案管理體現出校園文化
職業院校是學術思想集中的地方，同樣也是人文思想較爲集中的地方。這些思想的變化在不同的歷史時期都會表現出鮮明的特點。可以說，一個良好的具有鮮明特色的校園文化是高校教學質量的體現。這種特色和特點都會在檔案中有詳細的記載和陳述，無論是圖片、文字，還是影響，所要表達出來的宗旨寓意無不體現了積極向上、愛國愛校的錚錚情懷。因此，一個優秀的檔案展現給現代人的不僅僅是故事，而是一個永遠的豐碑。它能夠世世代代傳播着正能量，充分體現出一個學校的精神風貌。
1.2高校檔案的研究成果是校園學術文化的指南
檔案的管理內容包含學校的方方面面，其中教育成果是重要內容。透過檔案的管理，爲後人提供充分的查詢來源，滿足研究的需要。在這裏，不僅可以找到成功的經驗，也可以找到失敗的教訓，無論怎樣，都是今人寶貴的財富。透過豐富的檔案管理，還可以提供充足的教育、培訓素材，爲提高學生的科學素養、品德思想樹立標杆。任何一個高校都有優秀人才的出現，都會有優秀的成果出現。這些優秀的東西透過載體傳播極大吸引和激勵着一代又一代人向前進。
1.3檔案是校園制度文化的財富
高校檔案作爲教育文化的有效性支點，是校園文化建設的基礎。同時，校園文化的建設需要嚴格的規章制度加以約束。利用高校檔案資源對學生進行有意識的教育，記載教師嚴謹的治學態度，建立監督機制評判高校嚴明的工作作風，全面提高學生的綜合素質，更好地滿足教育育人的'發展要求。同時，良好的校園文化透過一定的物質文化和精神文化進行制度性的約束和規範，可以形成科學合理的教育教學的管理體系，進一步規範全校師生的道德觀念和價值標準，從而更好地培養大學生的情感、意志、性格和精神，規範校園的各種秩序，營造和諧統一的校園文化生活。
2醫學職業院校檔案管理現狀
2.1不適合醫學院校文化變革要求
以醫學院校爲例，檔案管理工作來源於計劃經濟時代，在工作指導思想上、方式方法、手段上都明顯還存在着計劃經濟時代的烙印。如對於人事檔案，則過份強調個人家庭背景、政治表現；有的記錄還採用手工輸入，效率慢、誤差多頻頻出現，如儲存不善發黴、丟失現象也屢屢發生。這說明傳統的檔案管理模式已經遠遠不能適應今天校園文化發展的客觀要求，無法滿足職業院校對人員的思想品質的管理以及人才自由流動、健康發展的要求。
2.2醫學院校檔案管理手段落後
醫學院校的檔案管理還沒有從傳統的紙質階段解放出來，一直採用的紙質記錄還在許多地方延續。一些地方雖然使用電腦，但也只是使用簡單的Execl進行輸入輸出而已，也沒有實現真正意義上的資訊化。因此，職業院校檔案從資訊採集到錄入存在着很長的時間差。這種時間差可能是一年，也可能是幾年。也就是說，當一個教職員工從辭職、應聘、獎懲等手續、環節變動都是被動的滯後的，而不是超前的。這顯然無法提供充分思想品質的變化及時爲使用人才單位服務，已經失去了檔案管理的初衷。而且，現代的醫學院校人才流動非常頻繁，原始的檔案由於資訊不對稱，手段落後，造成原始資訊始終滯後。在資訊手段缺失的情況下，無法及時反映資訊存在的問題進行及時彌補或給予預警。
2.3醫學院校檔案實用價值不高
醫學院校檔案管理工作存在許多漏洞，失去了應有的嚴肅性。最明顯的表現就是大多基本資料都是採集渠道單一，記錄人員單一，許多珍貴人文資料不能及時、全面、真實記錄下來。有的檔案記錄僅僅依靠回憶、參考資料整合。因此在檔案管理的原始性上欠缺。檔案管理人員由於醫學專業不強，不能深入到醫學院校各個部門各個流程進行現場採集，一般只是膚淺的認知，無法進行一對一的深入調查取證，結果往往草草塞入檔案袋，從而導致醫學院校檔案失真現象嚴重。久而久之，檔案管理也就失去了嚴肅性，最終影響檔案管理的事業發展。這主要是新形勢下院校檔案管理標準與管理制度不夠一致而導致的工作安全性缺失。
3職業院校檔案參與文化建設的對策措施
3.1提高職業院校檔案資訊化管理
醫學院校檔案是文化建設的載體，也是醫學院校發展的具體體現，兩者是相輔相成的。所以醫學院校檔案管理要秉承服務的內涵。首先要改革醫學院校檔案的管理手段，積極採用新技術。隨着計算機新技術的大規模應用，包括輸入、記錄採用了計算機，但還遠不能適應先打的管理要求。最根本的是開發職業院校檔案管理程序，基本功能要包括分析、預測、統計及搜尋等功能，並滿足遠程調入和調出要求；其次是完善檔案的載體形式，利用新媒體技術進行自動影響錄入，從而保證檔案的完整性和真實性；最後就是實現逐級審覈制度，確保檔案資訊的及時性和準確性。計算機技術提供了客戶的級別權限，從醫學院院系特點、專業特點實現聯動機制，方便了審閱、校對、復讀，解放了手工工作的勞煩，減少了人爲失誤。利用互聯網技術還可以有針對性地檢索查閱，真正讓檔案管理活了起來，切實做到服務於醫學院客觀發展需要。
3.2提高職業院校檔案質量
醫學院校是一個思想較爲豐富的地方，思想品質的變動也是不確定的，客觀需要職業院校檔案管理工作要緊跟這一新變化。目前，職業院校大量採取人才聘用制。這一做法確實解決了人才的需求。但在招聘用人過程中，亟待透過審覈檔案來了解招聘的人員思想品質來爲自己用人留人提供依據。爲此，檔案提供的資訊的真實性就成爲職業院校人才發展的重要工作。爲此，檔案的管理迫切需要走市場化的道路。簡單地說，可以採取第三方諮詢的方式。這樣做的好處是讓職業院校檔案管理更加專業化，讓專業的服務機構提供專一的服務。國家可以制訂職業院校檔案管理的標準、準則加以宏觀管理。這樣解決了職業院校檔案管理工作目前屬於配角的尷尬，還可以解決職業院校檔案管理缺少人才、缺少資金的局面，從源頭提高檔案管理的質量。
3.3職業院校檔案管理適應校園文化變革的需要
完善醫學院校檔案管理的組織機構，完善隨之而來的職能的轉變，在社會化的職業院校檔案管理拓展中，職能必須隨着工作內容的改變而進行調適，以此才能保證檔案管理的正常進行，在保證文化建設正常發揮的同時也可突出管理職能的作用，監督與管理流動的良性循環。新出現的職能有：根據硬件與軟件的設定需求，保證職業院校檔案的質量，保護多種資訊與資源的安全；針對流動性的增加進行跟蹤與監控，利用網絡資源提高工作的效率；對多種資料進行完整性和對，制訂相應的登記表格保證人員資料等靜態材料的完整並保證增減的準確性。
4結論
總之，醫學院校檔案管理應當隨着醫學院校的文化的變革而變革，也要隨着社會計算機技術、互聯網技術的變革而變革。目前，職業院校檔案管理工作並不會消亡，只要加強檔案管理的內涵，特別是隨着各部、系都積極採取檔案基礎管理的情況下，職業院校檔案管理必將會獲得新生。
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