論文摘要：檔案管理現代化是新時期檔案事業發展的必然趨勢，是21世紀檔案事業持續發展、不斷創新的必然趨勢和歷史性任務。
隨着資訊化浪潮涌現，資訊化從理論方式技術手段，都深刻地影響着檔案管理現代化的發展進程，不斷賦予檔案管理現代化以全新的內涵。我們要正視這種發展與變化，準確地反握新時期檔案管理現代化的新趨勢、新要求，以檔案資源資訊化推動檔案管理現代化。
近年來，雖然檔案工作得到較快的發展，檔案管理現代化水平有一定的提高，但在檔案管理方法和手段方面與世界先進水平相比，還有一定的差距，不能更好地滿足新形勢對檔案工作提出的要求。因此，就採取各種措施，加快檔案工作現代化的步伐。
1 檔案工作現代化的必要性
實現檔案工作現代化是社會主義市場經濟對檔案工作的要求。在建設社會主義市場經濟的過程中，要從總體上提高現代化水平，必須摸清國際國內的動態，瞭解過去和現狀，以及今後的發展趨勢，才能確定今後努力的目標和方向。而要做到這一點，就要求檔案部門能迅速、準確地提供現代化所需的檔案材料。面傳統的管理方法則無法滿足這種需要，春有采用現代化手段，才能在較短時間內，迅速查閱到利用者所需要的檔案材料，及時提供利用。所以，實現檔案工作現代化，是適應我國實現現代化，趕超世界先進水平的必然要求。
實現檔案管理工作現代化是檔案事業發展的需要。隨着檔案事業的不斷髮展，檔案的種類和數量急劇增長，給保管和利用帶來一系列問題。同時，利用者也對檔案工作提出了更高的要求，他們希望檔案部門能及時地無遺漏地向其提供所需要的檔案材料，並迅速傳遞到每一個需要利用的地方。手工管理的落後狀態，無法解決檔案工作面臨的`種種難題，不可避免地會影響檔案事業的發展。因此改革落後的檔案管理手段已成爲十分緊迫的任務。面科學技術的發展，特別是電子計算機及通訊技術的廣泛應用，能爲實現檔案工作現代化提供可靠的物質基礎。
2 檔案管理工作現代化的主要內容
新時期檔案管理現代化是一個相對的、運態的、發展的概念範疇，在不同時期都被賦予不同的核心內容。新時期檔案管理現代化是在資訊時代背景下產生的檔案理論與實踐，以檔案資源資訊化爲核心內容的新時期檔案管理現代化理論和工作體系正逐漸形成和發展。
2.1檔案工作技術現代化它是指檔案的記錄、存貯、整理、加工、查找、交流、傳遞等用先進的科學技術裝備起來，實現工作手段的現代化。它涉及廣泛運用電訊設備、電子計算機技術、印刷技術、複製技術、縮微技術、聲像技術。比如：廣泛使用計算機進行檔案的檢索、編目、庫房管理、閱覽管理、各種統計工作，並把電子計算機與現代化的縮微技術、通訊技術有機結合起來，將會有效地實現檔案管理自動化。
2.2檔案工作組織與管理現代化檔案事業的建設和檔案工作的組織與管理，經系統論、資訊論、控制論等現代化的科學理論爲指導，運用管理科學的原理，遵循檔案工作的客觀規律，研究和處理工作的各種問題，可以做到管理方法科學化、管理機構高效化，管理工作現代化，檔案工作標準化，使檔案管理與組織工作更趨於完善。檔案管理手段包括理論手段和技術手段，即檔案管理的各種管理方法、管理理論以及先進的技術手段、技術成果，管理手段現代化是檔案管理現代化水平的具體體現，是檔案管理現代化理論的基礎之一。首先是檔案現代管理方法和理論的應用。透過借鑑和利用當代管理學中的科學理論和方法，形成行之有效的檔案科學管理理論，這些理論與檔案工作實際相結合，不斷地指導檔案管理實踐，在實踐中加以總結和發展，最終形成檔案管理現代化的理論體系。其次是先進的技術手段應用。要不斷地將當代先進的技術設備、技術手段和技術成果引入檔案管理中，實現檔案管理的專業化、自動化。
2.3檔案幹部知識化由於設備的現代化和管理的科學化，需要建設一支具有現代化科技知識和業務知識的檔案專業幹部隊伍。他們不僅要具有較高的政治素養和積極進取的精神，還應懂得電子計算機的基本理論和基本技能，能夠進行技術操作和管理，在檔案專業有較深的造詣和較高的文化和歷史知識，這樣才能適應檔案工作現代化的需要。
2.4檔案資源資訊化在資訊時代，資訊化已成爲各行各業現代化的與主導，以資訊化推動現代化是今後國民經濟與社會發展的方向。檔案資源資訊化作爲資訊技術在檔案管理領域的創新實踐，是將檔案資源和檔案各項管理過程，透過資訊和系統加工和計算機網絡和傳輸，實現檔案資源的合理配置與有序、有效開開利用，實現檔案資訊資源的社會共享。資訊化將成爲各項檔案工作的重要管理平臺和技術支撐，是新時期檔案管理現代化的核心內容，其主要包括：一是檔案資訊資源建設，即透過數字化、網絡化技術手段，建立起各類規範化、標準化、可共享的目錄數據庫和內容數據庫;二是檔案基礎平臺建設，包括檔案網絡建設和管理系統開發應用，建立檔案作息資源共享的技術支撐平臺，實現檔案資訊傳輸的網絡化和檔案資訊資源的共享化。檔案管理現代化的出路在於資訊化，可以預見，在未來20年，檔案資源資訊建設作爲檔案管理現代化的核心內容，將不斷推動檔案管理現代化的發展。
2.5檔案保護現代化傳統意義上檔案保護現代化主要是指檔案庫房、檔案設施設備等現代化以及檔案載體保管保護水平的現代化。隨着新型存儲介質的不斷出現和現代資訊處理技術的廣泛應用，出現許多新型載體的檔案，如機讀檔案、聲像檔案、電子檔案等，這此檔案資訊的記錄和存儲載體有磁性的、光學性的和磁光性的，有磁帶、磁盤、光盤等不同形式。新型載體檔案與傳統載體檔案在形成介質、利用方式、存儲方式等各個方面都有不同的特點和要求，因此，以新型檔案載體爲對象的檔案分配制度現代化將成爲今後研究的重點內容，而且，它不僅研究有效保護和保管檔案載體的方式、方法，還要深入研究如何保護檔案資訊內容的安全性、真實性與完整性。
2.6檔案管理標準化檔案管理標準化也是檔案管理現代化的一項重要基礎，檔案管理現代化是建立在先進的技術、嚴密的分工和廣泛協作的基礎上的，檔案標準化透過制定和貫徹各種標準、規範，使技術應用和分工協作有了統一的科學準則和依據，保證了檔案各項工作能夠有機地聯繫起來，並且在檔案的管理中得最佳的效益。在資訊時代，資訊的共享與網絡和溝通更依賴於統一的標準與規範，如各種檔案數據的交換、檔案資訊的傳遞、檔案資源的共享、網絡平臺的連結等等，都需要透過建立一系列的標準、規範來實現，必須透過制定和建立各類檔案管理標準，形成檔案管理標準體系，來確保檔案管理現代化各項工作的有效實現。
3 檔案工作現代化的作用
利用計算機檢索檔案，將極大地提高檔案的查找速度，有效提高查全率，節約利用者查閱檔案的時間，提高服務質量。
利用計算機和現代通訊設備，將使檔案資訊的處理傳遞的時間大大縮短，檔案館將從保管史料的基地，發展爲名副其實的科學研究和各方面利用檔案資訊的中心。
縮微技術與計算機的廣泛運用，將給檔案的保管帶來極大的方便，檔案的體積大爲縮小，以計算機輸出縮微膠捲(片)的形式提供檔案材料，能確保檔案原件不受損壞，使之“延年益壽”，留傳給子孫後代。
建立計算機檢索終端，提供快速複印和複製服務。利用者從顯示屏幕上可速查閱到所需的檔案材料，獲得所需的複製本，給利用檔案創造極爲方便的條件。
科技在迅猛發展，社會在不斷進步，國家在日益強大，檔案部門要充分認識檔案現代化、資訊化建設的重大意義，站在新的起跑點，用新思路、新方法，與時俱進、進取，全面推進檔案現代化、資訊化建設，促進檔案事業持續健康快速發展，爲國家改革開放和現代化建設服務。