加強基礎工作是檔案管理現代化的前提

一、檔案管理基礎工作存在的主要問題分析　　衆所周知計算機作爲一種高效處理龐大複雜資訊與數據的現代先進工具的首要特徵就是要求輸入?計算機?的各項原始數據資訊必須是準確和科學的否則輸入的數據與資訊是“垃圾”輸出的只會是更進階的“垃圾”。所以實行計算機管理的前提條件是要做好輸入資訊與數據的收集、整理、著錄等一系列前處理性質的基礎工作使其充分滿足計算機工作的技術要求。　　那麼我國檔案管理基礎工作究竟在哪些方面不足和較差呢?哪些方面尚不能迅速適應計算機管理的要求呢?總體來講目前我國的綜合性檔案館大多是館藏內容龐雜案卷數量繁多時間跨度長且由於多年來一直處於封閉式管理之中檔案管理僅以保管爲目的以案卷不丟失爲原則再加之每個歷史時期檔案的整理質量要求不同整理的規格不統一等情況形成了檔案基礎普遍較差的局面。主要問題集中反映在以下幾個方面?一是檔號不規範沒有目錄號一卷多冊現象較多?二是案卷標題不規範有標題但不能反映主題內容或標題缺少基本要素甚至沒有案卷標題等現象較爲普遍?三是大部分案卷缺少卷內目錄以至於部分未被案卷標題涵蓋的內容永遠無法檢索而難以利用?四是許多案卷未標頁碼如果使用中掉頁很難發現?五是組卷混亂現象比較嚴重如有按時間組的也有按職能部門管轄權限組的還有按文種組卷的?六是案卷厚薄不一有的一、二頁紙一文一卷有的五六百頁紙一類一卷。總之綜合性檔案館建館時間越長館藏量越大的存在的類似問題就越嚴重。 從以上情況來看我國綜合性檔案館目前還未具備實現計算機管理的充分條件需要儘快地、科學地解決這些問題。　　二、實行標準化、規範化的工作程序和方法，提高檔案管理基礎工作水平　　從科學與經驗中都可以獲知要想提高檔案管理的水平就必須實行標準化、規範化的工作程序與方法即要求檔案管理的收集、整理、鑑定、著錄、保管等各個環節都要按照統一的程序和科學的方法進行工作。　　１?全面普查案卷，去糟取精　　這是實現檔案管理標準化、規範化的第一步工作。因爲一般的綜合性檔案館由於多年來未做全面的清查加之移交單位劃分保管期限不準不可避免地存在許多重份或無查考價值的檔案所以首先要剔除這些無用的檔案才能避免今後實行計算機管理時出現重複與低效率的情況。　　２?重新組合案卷實現案卷規範化　　將那些組捲過厚內容混雜的案卷進行重新組卷。重新組卷的原則是儘可能將那些相互存在某種聯繫的檔案組合在一起。在重組案卷的過程中還應對那些無頁碼、無卷內目錄、無案卷標題或標題不清楚的案卷要重新加工填寫以保證全部案卷更加規範。重新組卷不僅可以優化館藏、科學保管而且亦可以提高實行計算機管理檔案後的利用效率。　　３?結合本館實際規範著錄工作　　著錄是實行計算機管理的一項重要基礎工作也是直接影響輸入計算機數據與資訊的準確性的一項重要的前期工作。１９８６年國家頒佈的《檔案著錄規則》是規範著錄工作的最基本依據。但是由於各個檔案館的條件存在差異再加上計算機管理又提出了新的技術性要求所以各個檔案館應該以《規則》爲依據，並從自己的實際情況出發根據計算機管理的技術要求制定出適合本館著錄工作的著錄細則。我們根據這一原則制定了《北京市檔案館著錄細則》從目前實施的情況來看已經起到了提高基礎工作水平的作用並對我館實行檔案計算機管理工作有很大的促進。　　４?統一分類號保證檢索查全率　　計算機檢索的顯著優勢就是能夠滿足人們族性檢索的需要。爲了確保檢索的完整性我們在分類過程中，首先根據《中國檔案分類法》進行分類再因事制宜制定出一些具體細則。例如“物價”問題涉及的行業較多我們就統一歸入“Ｊ”類然後再根據每一檔案具體特徵輔以關鍵詞標識加以區分。另外在分類的過程中還應加強校審力度以便及時校正分類人員的錯誤。並且還應經常組織大家統一認識統一標準儘量做到前後標引一致同一類檔案標引一致從而達到標準化和規範化管理。 　　５?規範題名保證檢索查準率　　檔案的分類號保證了檢索查全率而題名準確才能保證檢索的查準率。但僅保證查全率是不行的，還須同時保證查準因此在著錄時要統一規範題名。我們認爲規範題名應掌握的原則與要點是?在填寫題名項過程中要規範機構簡稱儘量避免在檢索時出現含混不清、文不對題和計算機識別不清的情況發生。如北京市計劃委員會簡稱爲市計委?北京市計劃生育委員會簡稱爲市計生委而不能都簡稱爲市計委?還要統一題名中應具備的要素。我們結合計算機檢索需要在著錄過程中將題名中責任者、事由、文種?必要時加上人名、地點和時間）等要素都填寫完整。如果題名要素不完整。則要補齊如果題名冗長則刪除多餘的贅詞。還要統一文種題名中經常有“請示報告”等含義不清的'文種出現很影響檢索的準確率。所以我們便規定凡是要求批覆的檔案寫“請示”凡不要求批覆的檔案則寫“報告”等等這樣就可在檢索中區分出每份檔案的實質作用。　　另外我們還利用計算機一次輸入多次輸出的功能將關鍵詞項中的人名、地點、時間與機構分別著錄爲日後製作《人名目錄》等檢索工具打下了基礎。三、加快數據準備推進檔案現代化管理進程　　在檔案管理基礎工作的各個環節中計算機數據的準備工作是一個大工程尤其是對於那些建館時間較長的綜合性檔案館來講由於館藏案卷多著錄工作不僅量大而且複雜如果沒有一整套規範化和科學化的工作程序與方法會使計算機因數據準備不足而無法使用甚至直接影響檔案管理工作現代化的進展速度。在著錄工作中只要掌握了以下重點便基本可以取得著錄工作“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。　　１?分清輕重緩急，循序漸進　　檔案管理的一個重要目的就是要使檔案爲社會所用而實現計算機管理檔案的目的是爲了提高檔案的利用率。綜合性檔案館在推進計算機管理的過程中應先根據各全宗的重要程度、價值大小、利用率高低和是否開放的情況對所有全宗進行排隊將那些可以開放的核心檔案和社會利用率較高的檔案進行優先加工整理。這樣就可以加快檔案管理計算機化的進程和提高社會利用的效率。　　２?分級次著錄，省時省力　　在著錄過程中可以將案卷分爲三個層次進行著錄即將那些反映問題單一或查考價值不高的檔案進行案卷級著錄?對那些一卷內幾個檔案涉及同一個內容且又排在一起的檔案進行檔案組合級著錄?而對那些重要檔案或反映問題龐雜的檔案則進行檔案級著錄。這樣處理不僅能將揭示檔案的主題內容和特徵而且也可以減少著錄條目和錄入條目既節約了時間、人力與財力又提高了效率。　　３?分門別類，充分利用檔案原基礎　　對於那些案卷基礎較好又具備全引目錄的案卷在著錄時可以直接在全引目錄上面分類標引?而對那些特殊形式的檔案如“房檔”、“案件”等則可用計算機程序將人名、地址、時間用案卷目錄直接錄入然後用計算機統一給出分類號。這樣分門別類地充分利用檔案目錄的原有基礎可以減少著錄環節大大地提高著錄速度。　　４?用“關鍵詞”替代“主題詞”，簡化查找時間，提高效率　　“主題詞”雖然有規範統一的功效卻同時存在着查找煩瑣、效率較低的弊端怎樣取其利避其弊?我們認爲可以採取以“關鍵詞”替代“主題詞”的做法。即從題名或檔案主題中靠思維歸納出揭示主題內容的詞彙?關鍵詞?進行標識待錄入計算機後利用計算機批量處理的功能進行處理。例如?擬寫關於廠房基礎建設一事的關鍵詞有人寫“基本建設”有人寫“基建”有人寫“廠房建設”在進行計算機後控時統一規範爲“基建”。還可利用計算機“活動增加”的功能把一些不規範的詞與主題詞中詞義相同的合併。這種做法不僅解決了手工標引速度慢計算機自動標引不準確的缺點而且解決了主題詞的詞義含量問題?分屬關係?。　　近年來我們在推進檔案管理現代化的進程中透過實行標準化、規範化的工作提高了檔案管理基礎工作水平並已初步建成了計算機檢索體系爲實行計算機管理打下了紮實的基礎。