我院是粵西地區一所集醫療、科研、教學爲一體的綜合性醫院。1996年12月25日獲得國家檔案局頒發的科技事業單位檔案管理國家一級證，這是我們經過3年多的艱苦努力後得到的。透過檔案升級工作的開展，打下了我院開展檔案工作基礎。但是隨着現代計算機的普及和資訊技術的不斷髮展，在工作中深刻認識到進行現代化的檔案管理工作已是迫在眉睫，透過學習《現代檔案管理基礎》後，使我深有體會。
一、領導重視是關鍵
無論開展什麼工作，都離不開領導的支援與鼓勵。檔案工作不同於經濟工作，檔案工作中的每一項工作都需要經濟的支撐，而如果沒有領導的支援，檔案工作如何能搞好呢?
我院是一家集醫療、教學、科研爲一體的綜合性醫院，醫院的綜合檔案室不僅保管着文書檔案，還有醫技檔案、科技檔案、設備檔案、基建檔案、會計檔案、照片檔案和人事檔案中的技術檔案等。我院是1993年開始進行檔案管理升級工作的，在升級工作中，院領導不僅爲我們解決了計算機問題，還在辦公用房緊張的情況下爲我們擠出房間作爲檔案庫房，爲檔案升級工作打下良好的硬件基礎。1996年12月25日經過我們三年多的艱苦努力和院領導的大力支援，使綜合檔案管理工作實現了科技事業單位檔案管理達國家一級的目標。但是隨着計算機的普及和資訊技術的不斷提高，計算機管理檔案工作已是不爭的事實。現代檔案管理與傳統檔案管理之間的本質區別發生了很大的變化。由過去傳統的手工收集檔案變成了透過互聯網絡直接收集檔案或透過光盤發送檔案即電子檔案，實現了現代先進技術與設備對檔案的管理。而這些工作的實施都離不開領導的支援。而作爲檔案工作者也應該經常與領導相互溝通，取得領導的支援與幫助，這是實現現代化檔案管理的關鍵所在。
二、轉變傳統觀念，實現現代檔案管理的全面創新
檔案工作作爲一項基礎性的管理工作，要求檔案工作者準確理解和把握檔案現代管理理論的基本原理，這就是以資訊管理的理念來開展檔案管理和服務工作。
我們首先要轉變“來源原則”。隨着計算機的普及和互聯網絡的實現，產生了電子檔案，電子檔案是一種在單機環境下形成的電子檔案，可以在檔案辦理完結後隨時歸檔，或在某一時間週期定時統一歸檔，由檔案形成部門透過網絡傳送給檔案部門，形成電子檔案即光盤。隨時歸檔，一方面可以避免檔案漏歸，保證歸檔率和完整率，另一方面也符合電子檔案自身的特點，快速便捷，還可以避免檔案的流失和病毒的破壞。而傳統的檔案收集是完成了所有的文書處理程序即“辦理完畢”以後，才能在次年的規定時間內以紙質檔案向檔案部門移交歸檔，所以歸檔時間受到時間的限制，在收集過程中容易出現錯漏收的現象。如果發文單位不能很好地保管好檔案，則會造成檔案的丟失而影響檔案的歸檔工作。其次，轉變檔案鑑定理論與方法。傳統的檔案鑑定是以集中收集檔案後進行逐份鑑定，審閱檔案的內容，甄別其科學的和現實的價值從而確定其保管期限，所以容易出現鑑定錯誤。而電子檔案則能做到隨時收集隨時鑑定其內容真實性、實效性和儲存的價值及其技術性即可讀性鑑定、病毒性鑑定和存儲載體狀況鑑定、軟硬件鑑定，其將以技術鑑定爲主。再其次，轉變檔案管理傳統理論。
傳統的檔案管理是保管以紙質檔案爲實體的保管對象，在管理中注重保證檔案不被蟲蛀、防潮、防火、防有害物質對檔案的侵害。而實現現代化的檔案管理，則可以一是透過計算機直接查找檔案，速度快，準確率高。運用計算機進行檔案庫房的現代化管理，自動調節庫房的溫溼度、自控照明、自動防火、智能報警等系統。因此，要實現檔案管理現代化，作爲檔案工作者不僅要縱觀社會環境的巨大變化，而且還要有更新傳統檔案管理理念的緊迫感，促進我們不斷進行創新性的思考與探索，運用現代資訊技術實踐檔案管理的現代化，樹立新的“來源觀和鑑定理論”。
三、樹立檔案資訊化管理的創新思維
檔案事業作爲社會文化事業的重要組成部分被列入到國民經濟和社會發展的總體規劃，遵循和服從社會資訊化發展的總體要求和戰略佈局，從而使檔案事業自身發展與國家資訊化發展戰略相統一、相協調。但是，由於人們對檔案意識的薄弱，一些人爲圖方便，將檔案留存自己身邊，歸己所有，從而造成檔案無形中的流失。只有建立健全檔案的歸檔制度，做好檔案的收集工作，才能爲檔案資訊化管理提供充足的材料。其次，檔案資訊化的核心是檔案資訊資源的建設。因爲檔案資訊化的對象主要是檔案資源。因此，檔案資訊資源的有效開發直接影響檔案部門的工作質量。過去檔案室的工作主要是做好根據收集來的檔案進行收集、整理、分類和管理，借閱檔案只是少數人，所以檔案工作者只有管理的權力，更不要說開發資訊的收集。隨着計算機的普及，網絡技術和資訊平臺的開通，使收集檔案資訊的渠道有了更多的選擇。2005年在廣東醫學院舉辦了廣東省共建和諧醫患關係的晚會論壇，由於人數限制，不能親自去觀看，我們就利用與醫學院的互聯網，採集到關於我院許多感人至深的素材，爲我院的檔案收集提供了很好的條件。進行資訊管理的方法很多，如利用現有檔案搞檔案編研，但由於過去的照摘式檔案編研隨着現代資訊技術的`發展已不能滿足查檔者的要求，他們需要經過加工後的編研資料，因此，需要我們下大力氣，進行檔案編研的深加工，這也是對檔案工作者的考驗。再其次，作爲本單位的專職檔案員，就要從檔案爲本單位職工服務的角度出發，想方設法實現本科室的檔案資訊化，實現目錄的“雙軌制”，如將文書檔案、醫技檔案、設備檔案、基建檔案等目錄錄入到檔案數據庫並將目錄打印出來，即能實行計算機查找檔案，也能實行人工查找檔案，與資訊技術部聯繫並取得院領導的支援，將能對外查閱的目錄透過本院的互聯網實行網上聯繫，即便於臨牀科室的醫務人員網上查閱目錄，也促進檔案專職人員在工作中學會如何與臨牀一線醫務人員溝通，共同搞好檔案的資訊化建設工作。
四、利用知識經濟促進檔案事業的發展
一是知識經濟是以知識爲基礎的經濟。知識經濟最突出的現象就是資訊技術廣泛應用，知識經濟發展的根本是人才，創新是知識經濟的靈魂。進入資訊時代作爲檔案工作者即要學會使用計算機，又要懂得光盤、多媒體、現代通信技術等的普遍應用。
二是知識經濟不僅是知識的不斷創新和資訊技術廣泛應用，它更代表的是先進的、科學的管理和管理理念。
三是對檔案管理工作者的素質提出了更高的要求，要求具備適應現代檔案管理需要的各種知識複合型人才。對於過去並未從事過檔案工作的專職檔案工作者來說，如何實現這些新的挑戰?首先要接受新的思想變革，表現在思想要跟上社會的進步和變革，不能總是按傳統的思路管理檔案，要讓檔案活起來，那就要學會如何進行檔案編研的深加工，以滿足各種查檔人的需求。其次，是提高自身素質，如積極學習和提高自己對檔案知識的匱乏，透過遠程教育網學習檔案新知識，學會積極主動地參與檔案的收集工作，豐富自己的檔案資訊，爲開展檔案編研工作創造條件。
總之，作爲一名檔案工作者，即要學會用現代技術管理檔案，又要想方設法地學會如何面對新的技術的運用來提高自己對檔案工作知識的學習，使實現現代化檔案管理成爲現實。