[摘 要]在企業的經營發展過程中，檔案管理工作發揮了重要的作用，爲企業領導制定經營決策提供了重要的資訊依據，爲企業中人力資源工作的順利開展創造了有利的條件。但是現階段很多的企業沒有意識到檔案管理工作的重要性，導致檔案管理工作效率低下，無法發揮應有的作用，影響到檔案管理工作的進一步開展。文章對於檔案管理工作中存在的問題進行了分析，然後提出瞭解決的對策，對檔案管理工作功能的開發具有重要的意義。
[關鍵詞]企業;檔案管理;對策;問題
檔案管理工作是企業經營發展中的重要組成部分，在資料的收集、技術資訊的整理以及人事檔案管理方面具有重要的作用，是企業規範化執行的基礎。在企業日常發展過程中，檔案管理部門對於各種技術資料、會議資料、工程設備安裝資料以及人事資料等進行收集整理，爲企業進行技術創新以及人才管理方面提供了重要的資訊。
一、檔案管理工作中存在的問題
(1)檔案管理意識淡薄
檔案管理部門是企業中收藏重要資訊的部門，爲企業的經營發展提供了重要的資訊支援。但是很多的企業沒有意識到檔案管理工作的重要性，所以沒有設立獨立的檔案管理部門，只是臨時抽調其他部門人員對檔案資料進行整理，缺乏專業性。對於日常生產中的技術類檔案沒有及時的收集整理，導致檔案工作無法發揮作用。沒有完善的檔案管理體系，缺乏監督力度。
(2)檔案管理手段落後
檔案管理工作是一項比較系統的工作，需要專業的管理人員對其進行細緻的分工以及整理。在現代資訊技術高速發展的時代，很多企業的檔案管理工作中還使用傳統的紙質檔案管理方式，不僅在收集整理方面耗時耗力，並且不利於資訊的提取，無法實現資訊共享，檔案管理工作不透明。在借閱的過程中，容易造成檔案資料的丟失，並且長期的翻閱，不利於儲存。對於檔案的存放沒有實行分級制度，普通檔案和涉密檔案沒有分開存放，並且買有采取密封措施，對於重點檔案的保護力度不夠。
(3)檔案管理設施的缺失
企業雖然按照相關的法規政策制定了檔案管理制度，但是由於企業領導的不重視，所以在硬件設施方面不夠完善。沒有檔案放置的專用庫房、鐵質櫃，存放地點沒有做好防潮、防火、通風措施，檔案資料極易損毀和丟失。因爲檔案資料的收集不完整，導致裝訂不及時，管理不規範，沒有按照標準的工作流程執行，影響到檔案管理工作的正常開展。
(4)企業檔案管理人員能力的不適應
檔案管理工作需要專業人員對其管理，尤其是在現代資訊化社會，更需要高水平的技術型人才。但是在很多的企業中，由於對檔案管理工作的不重視，所以檔案人員的整體水平偏低，學歷水平不高，對於專業知識的掌握以及新技術的學習方面能力較差，無法適應現代化檔案管理工作的.需求。
二、做好企業檔案管理工作的對策
(1)健全管理體制，健全規章制度
規章制度要建立健全管理機構和網絡，層層配備人員以保證檔案管理工作順利開展，充分發揮制度的指導和規範作用。檔案管理人員必須有較強的責任心，每月核對查檔次數，並做好有關的保密制度，檔案工作人員不得向無關人員泄露檔案內容，違反者應視情節輕重予紀律處分。檔案規章要採取徵編結合的方法，提高查找利用檔案的效率，檔案已破損和字跡褪色的檔案及時修復或複製。
(2)採用資訊化管理手段
掌握現代化管理技能，提高綜合素質。檔案管理資訊化是資訊社會對檔案工作的新要求。資訊化管理對檔案工作提出了新的要求，提高檔案工作的效率和水平，以儘快實現檔案資訊化管理。檔案管理工作者要邊學習邊操作，注重計算機知識、資訊技術的學習和掌握，運用當代科技新成果和管理新手段，學會利用計算機等現代化手段整理檔案，則可以收到事半功倍的效果。按檔案形成的先後順序排列打印，減少了手工操作，提高了工作效率，更好地服務於社會。
(3)加強檔案的服務資訊建設
需要把同類檔案材料歸檔在一個卷內，不斷探索檔案數字化管理，建好檔案資訊管理系統，一些有儲存價值的檔案必須透過讓它發揮經濟效益。檔案收集可以進一步瞭解企業對檔案利用的需求，注重使用者對利用效果的反饋，並把相關的資訊進行綜合性的分析。充分利用現代資訊化技術提供遠程服務，實現檔案資訊資源共享，不斷改變以往被動服務的局面，檔案管理工作者嚴格執行國家的保密政策，爲企業提供準確、周到的服務。
(4)確保檔案管理質量的提高
質量是決定檔案規範化、標準化問題的關鍵，檔案擬製格式要規範，行文不要使用不規範日期等。檔案字跡要鮮明、清晰，要求排版形式爲橫寫橫排，公文幅面尺寸規格要統一，檔案製法要左側裝訂，達到標準化和規範化管理。使用文種不要濫用不規範的字，完善檔案材料收集工作的協調機制，檔案要確保內容真實可靠，對檔案管理工作者要強化系統意識。
(5)提升管理人員業務素質
舉辦檔案管理員培訓，利用先進技術設備，培養提高檔案工作者素質。檔案管理者要結合自己的崗位工作，加強檔案管理業務學習，加強計算機知識、資訊技術的學習和掌握，學習資料鑑定和編號和立卷、檢索工具的編制等方面知識，注重資訊技術的學習。抓好每年歸檔工作，各類檔案、材料完整地按期歸檔是能否做好檔案工作的一個基礎。
三、結束語
檔案管理是一項系統的工作，對於企業日常生產過程中的各種技術資料、會議資料以及人事資料等進行收集整理，形成重要的資訊資源，進而爲企業的發展提供重要的資訊資源，有利於企業領導作出正確的決策。爲了提升檔案管理工作的作用，應該加強企業領導的重視，建立完善的檔案管理體系，引進專業的管理人員，使用現代化的資訊管理手段，提高檔案資源的利用率。
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