在對電子檔案管理不斷探索的道路上，結合目前管理所面臨的問題，充分利用自身資源，來制定出未來的管理建設目標，從而爲公司打造一個標準化、制度化的電子文檔管理體系。
2工程電子檔案管理體系
2.1電子檔案的特點
電子檔案在其形式上來講主要是在計算機中進行檢索，並透過系統內部的計算和加工，從而形成人們所需要的電子文檔形式。目前在我國，很多公司都利用電子文檔來對公司內部的一些檔案進行儲存和保管，從而利用這些資訊來爲公司未來的發展提供資源上的幫助。電子檔案的特點主要表現在虛擬性上，所謂虛擬，即是指公司計算機中的數字資訊，衆所周知，數字資訊具有本身流動性的特點，因此，在儲存方面無法進行更好的存儲。電子檔案就是要對這些數字資訊進行整理、儲存，並透過一系列的方法將之自動生成體系的一種管理辦法。
2.2工程圖紙的數字化管理體系
工程圖紙的數字化管理體系主要表現在三方面：雙機與多機系統、光盤鏡像服務系統、電子檔案網絡移交管理系統。第一，雙機與多機系統：所謂雙機系統即是指檔案管理和設計相結合的一種小型實用系統，這種系統根據其功能和軟件設計的不同將工作站中的管理過程自動生成爲檔案。除此之外，在配置上還帶有最新的繪圖軟件和基礎辦公應用軟件，並透過這些自帶應用軟件進行無圖紙設計，甚至可以在線提取其他圖紙並做深層次的加工，並完成存儲的過程。服務器中不同的系統伴有不同的作用，例如：在控制圖紙的錄入方面，則將要求其具有較高水平的應用程序和配置較高的計算機系統，這樣可以更好的保證整體電子檔案生成的準確性。在某種程度上，這種計算機多機系統也是一種局域網系統，在系統應用方面，主要適用於較大的設計單位。透過對客戶機和服務器進行綜合管理，使圖庫全部集中在服務器上，以達到全網協同工作的效果，不僅如此，還可以對電子檔案進行有效的控制，從而實現資源上的共享。第二，光盤鏡像服務系統：即主要是透過利用光盤的鏡像服務和企業間的局域網來實現對客戶的數據庫訪問。其體現在以交換機爲主題，連接WWW服務器，再透過與多個客戶機相連接，再透過WWW服務器與光盤鏡像服務器相連接的方式，從而實現訪問數據的整個過程。第三，電子檔案網絡移交管理系統：利用該管理系統普遍應用於以設計爲主題的相關工程類公司，其系統主要應用爲局域網。工程項目所形成的檔案一定要透過計算機網絡的方式來向各個部門進行傳達，且各個部門所需要的電子文檔和相關資訊都要集中在計算機網絡上。建立相關的計算機網絡系統，其主要包括：
（1）歸檔子系統：這種系統主要用於圖書的標準管理和期刊管理，在工程方面，還進行相應的入庫管理，訂購管理、電子文檔的借閱管理、統計管理等等。除此之外，想要更好的應用該系統，並使系統呈現完美狀態，則一定要對系統進行及時的維護，從而確保工作的正常執行。
（2）查詢檢索子系統：用戶想要讀取電子文檔，則一定要對該系統進行檢索，這種查詢檢索子系統，可以有效保證人們可以在第一時間內查找出自己想要的檔案。該系統主要查詢內容包括：圖書、標準、圖紙及相關的管理資訊等等。
（3）圖紙下載審批子系統：這種系統具有高度的保密性，可以對項目中的工程圖紙進行嚴格的保密，而在借閱圖紙方面必須要經過相關人員的審批纔可以得到閱讀權限。
（4）工作周卡填寫和統計子系統：在看工程項目管理中，從工作程序的數據顯示可以看出，電子的檔案將管理主要可以分爲：項目啓動階段、電子檔案形成階段和成品歸檔方面。利用這三個階段的管理，可以有效保證整體系統的完整性和流暢性，從而確保工作的順利完成。
3工程電子檔案的`保管方式
從項目工程的管理方面來看，對工程中所形成的電子文檔一定要做相應的儲存和保管。對於檔案的保管方式又分爲以下幾種，各公司一定要選擇與自己公司相符合的保管方式，才能使公司在管理上更加方便。同時，有效利用相應的保管方法還可以爲未來的工程項目提供借鑑的作用。
3.1輸出紙拷貝
對於紙質檔案的系統管理而言，其優點主要體現在價格上，紙質檔案價格低廉，且所需的專業性技術不多。缺點則表現在有些電子檔案無法利用普通的打印方法將其打印出來，從而造成檔案的關鍵性缺失，相應的也在一定程度上破壞了檔案原有的完整性。對整個工程而言，在需要時無法提供檔案支援，則會對整個工程造成不可預計的風險。
3.2脫機儲存電子檔案的拷貝
對電子檔案進行保管時，可以透過脫機儲存的方式有效將電子文檔進行拷貝，從而減少系統檔案的流失。例如：磁盤備份、軟盤儲存等方法。這種儲存備份方法，與傳統的紙質打印方式相比，其具有完整性和便利性等優點。透過完整儲存的方式，來確保電子檔案的有效存儲。
3.3利用雙重備份方式管理電子文檔
在對工程檔案進行儲存時，可以透過電子文檔與紙質儲存雙重方法進行備份，並進行歸類整理，利用兩種不同的介質，儲存兩套內容完全相同的檔案。利用這種雙重保險的方式，可以保證電子文檔的有效性，透過紙質文檔對電子文檔的監護作用，從而達到文檔有效儲存的目的。這種管理儲存方式與輸出紙儲存方式相比，其更具準確性，與此同時，在儲存後還可以對其進行快速提檔，在計算機網絡的幫助下，透過檢索、傳輸等方式，來有效保證工程的順利進行。
3.4利用電子方式對電子文檔進行儲存
利用這種儲存方式可以有效將電子文檔儲存在電子系統當中，以方便檢索及再利用。除此之外，爲避免檔案丟失，還可以將電子文檔拷貝到磁盤上，在二次利用時可以及時將其在計算機中讀取，還可以節省檢索資訊的時間，並儲存了檔案的完整性。目前，我國對這種儲存檔案的方式應用程度還很低，其主要原因在於，利用這種方式對文檔進行管理，需要大量的人力物力，需要及時的對磁盤進行維護修理，以保證資料的完整，但在技術程度上，我國還處於發展中階段。因此，在儲存文檔方面，依然無法逃離傳統的紙質儲存法。
4工程電子檔案的鑑定及歸檔
4.1電子檔案的鑑定
在工程中，公司確定了保管文檔的管理方式之後，需對所形成的電子文檔進行分類儲存，而在整理歸檔之前，工作人員一定要對檔案進行嚴格審查，以保證在存儲前，檔案的準確性。關於參與鑑定的管理人員，一定要選擇具有資深資格的工程技術人員，該類人員對工程項目具有一定的工作經驗，可以有效對檔案進行審查。計算機技術人員應對檔案的相關數據進行識別，並在資訊採集過程中提出審查修改意見。對於審查本身而言，利用這種方法可以保證檔案的可存取性、可處理性和可操作性。
4.2工程電子檔案的歸檔
電子檔案經過審覈處理後，要對其進行歸檔整理，其主要歸檔要求主要表現在以下幾方面：
（1）網絡系統的移交：公司內部需要建立局域網，透過局域網，公司可以將電子檔案透過集合的方式同時轉發送給公司的各個部門，從而實現檔案的移交過程。各部門在接收電子檔案之後，要對檔案資訊進行審查，並對處理後的資訊進行歸檔、儲存。
（2）網絡系統移交的具體要求第一，對網絡資訊進行管理時，要學會藉助相關的計算機網絡管理系統，從而完成電子檔案的網絡傳遞。第二，各部門就要透過計算機系統對檔案進行分類歸檔，其主要方法則表現在選擇電子資訊解集點上，透過這種方法，可以有效保證電子資訊在歸檔後的準確性。同時，也爲二次提檔打好基礎。第三，各部門在整理、處理好公司所發來的數據檔案之後，需要對其進行集中處理，再透過彙總的方法，與其他部門進行共享。
（3）各部門要對所形成的電子檔案進行制定管理，其主要表現在：對電子檔案的標準進行管理；嚴格遵守電子檔案的歸檔過程；在對某一項目進行歸檔整理時，一定要將項目管理理念融入其中，使之與檔案的自動檢索功能相結合，從而實現其方便、準確、高效的作用。
5工程電子檔案的管理
5.1檔案管理
第一，在各部門將電子檔案進行整理歸檔之後，其檔案要統一由檔案編輯室負責人做備份管理，並將其放入專用檔案袋中，還要安排特定人員對其進行定期檢查、維護。隨着我國科學技術的不斷進步，計算機網絡系統也逐漸走向興盛。因此，在電子檔案管理方面，公司在條件允許的前提下，可以將其進行電子錄入，並分爲兩份（電子、紙質文檔）進行管理，從而保證資料的準確性和及時性。第二，對於歸檔後的電子版文檔，爲了保護其系統的安全，必須將電子檔歸檔系統與實用系統相區別。實用系統，即指在實際工作中所使用的計算機網絡應用系統。電子檔歸檔系統，即指利用再生系統與並行系統相結合的方法對電子檔案進行歸類整理。對於公司而言，任何一個敏感檔案都是機密的，都應對其進行保密處理，從而使之得到應有的保護，防止不良人員非法竊取，對公司造成損害。第三，歸檔後爲了方便檢查，要對電子檔案進行時間標記整理，以保證在審查時更加方便快捷。時間標記方法有很多，而對工程公司而言，主要採用生成、修改日期及圖章的方式對其進行時間標記整理。除此之外，有些公司還會對早期所形成的檔案數據進行整合，其主要包括人工系統檔案，這種檔案必須要保證其擁有最原始的採集數據資訊日期，從而對日後的工作整理提供方便。
5.2模數轉換
所謂模數轉換，即指模擬、數字的轉換。是將連續的模擬量透過某種方法轉換成數字量的過程。對工程電子檔案而言，檔案的模數轉換主要表現在：掃描質量，檔案處置狀況和光盤的備份製作。其中重點要說明的是光盤製作方面，在完成一項工程之後，要對工程的相關數據進行整理，還要對其進行備份處理。作爲一項刻錄管理，首先要創建一個子目錄，再透過目錄中的相關檔案設計方案，最後建立一個二級子目錄。在二級子目錄中，其主要作用是將在工程中所用的經費、報告、合同等內容詳細記錄其中，從而進行統一儲存處理，再將電子檔案刻錄到光盤的過程。
6結論
在資訊飛速發展的今天，計算機網絡技術已逐漸深入到人們的生活當中。電子時代已經來臨，全新的電子檔案形式也應運而生。對工程電子檔案進行科學、合理的管理，是現如今考察和審評工程項目業績的重要支撐。因此，在追求高品質的電子檔案管理過程中，要不斷提高人們的自身業務修養，從而更好的適應資訊時代的要求。