【摘要】進行辦公室的檔案歸檔管理是一項非常重要的工作，它可以使相關的部門更好的使用檔案以及檔案，從而能夠使得各項工作的進行更加的順利方便。文章對如何進行辦公室檔案進行歸檔以及檔案歸檔的一些流程進行分析研究，從而提出一些建議，希望能夠對檔案歸檔工作做出一些貢獻，使得這個體制更爲完善。
【關鍵司】辦公室;檔案;管理;歸檔;研究
Abstract carry out the office of filing management is a very important work, it can make better use of relevant sectoral documents and archives, which can be made of the work carried out more smoothly convenient. Article on how to carry out the office files for archiving and filing of a number of process analysis and research, in order to make some suggestions, hoping to make some contribution to the work of filing, making this system more complete.
Key words: office; documents; management; archiving; research
一、檔案管理工作的內容
通常來說，對於辦公室檔案的歸檔是指各個部門的辦公室的工作人員對於本機關的有儲存價值的檔案，進行整理以及歸檔處理。所以說，能夠正確的理解並且把握新時代的檔案歸檔工作，對於建立比較完善的檔案歸檔管理工作的管理機制具有非常重要的作用。
(一)制定檔案管理制度
進行檔案管理工作，通常會有這兩點，即檔案管理人員以及辦公室的領導。檔案管理人員主要負責進行檔案材料的分類整理，使得檔案井井有條。而辦公室的領導是能夠從大局上對部門的檔案進行處理，比如說對於管理的制度等方而。
(二)執行檔案的管理
檔案執行是使得檔案材料能夠發揮其作用的重要的途徑。進行檔案執行有很多種形式方法，並且這些形式還是具有一定的階段性的。所以說，對於不同階段的檔案材料使用不同的管理，這樣可以使得檔案歸檔工作更加的完美，並且對於檔案的價值的實現有極其重要的作用。
(三)暫存檔案的管理
檔案執行不是一直進行下去的，而是有一定的時限性的，當檔案實現了自身的作用後，就基本上進入了一種暫存的狀態。暫存階段的檔案是已經實現自身的作用或者執行告一段落的檔案，但這並不是說不會再使用它了，有的正好是相反的，有的檔案反而有更高的使用頻率。爲了使得暫存的檔案能夠非常方便的被查找使用，所以一定要對檔案進行科學放置。
(四)銷燬檔案的管理
當檔案材料進行辦結之後，要對其進行分類。根據檔案以後的價值，分爲有儲存價值的和沒有儲存價值的這兩種。對於這兩種類型的檔案，有儲存價值的繼續儲存，但是沒有價值的就不用繼續儲存了，而是應該被銷燬。
二、檔案的日常管理辦法
想要使得檔案平時的查找還有使用非常方便，就一定要做科學、規範的對檔案進行管理。
(一)跟蹤管理法
爲了在工作的時候，能夠方便快捷的找到檔案，要做到能夠熟練清楚的知道所有檔案的動向。所以說一定要對檔案進行登記。在進行登記的時候，可以使得專門的賬簿，也可以採用實記實銷的辦法。這種方法是對檔案在使用的過程所有的落腳點的及時記錄。這樣可以爲工作人員帶來很大的便利，能夠更加準確的找到需要的檔案。
檔案跟蹤單是使用的卡片的形式，並且把同一類型的檔案還有跟蹤單放在一起，當檔案被銷燬的時候，跟蹤單也同時被銷燬。
(二)定位管理法
把已經被查閱的檔案在被送回之後要根據以前已經定好的位置放置起來，這就是定位管理。通常採用的辦法有：根據檔案的大小制定合適厚度的盛放檔案的盒子，並且在盒子上而進行分類標記上名稱，對於櫃子中檔案的使用期進行分類，比如說上半年和下半年等，然後再把櫃子進行分層，之後按照檔案盒子上的名稱排次序，把相應的檔案盒放置在適當的位置。
(三)卡片管理法
爲了能夠更加方便的進行查找，對於檔案的管理可以使用編制卡片的方法。即檔案卡片，透過卡片的方式把檔案的內容與成分進行展示。這也是目前的一種非常常見的檔案查找的方法。
(四)制度管理法
建立健全文件的管理制度，比如說進行借閱，傳遞還有歸檔等方而的制度要不斷的完善，這樣能夠使得檔案丟失等問題避免出現。通常對於檔案的管理制度有這些內容：
1.建立檔案借閱簿。透過對於已經借出的檔案檔案進行分類，然後準確的在借閱簿上進行登記，這樣能夠準確的及時的知曉檔案的去向。
2.借閱檔案要注意以下幾點：
(1)仔細。所有人在借閱檔案或者是資料的時候，統一在借閱簿上進行記錄，辦理簽字手續。
(2)嚴謹。對於借閱的期限要進行控制，還有就是“密級”檔案不是任何人都能夠借閱的，可以向領導進行請示，領導同意才能夠借出，並且在進行手續辦理的時候，一些必要的注意事項一定要注意說清楚。
(3)清查。對於儲存的檔案一定要及時的進行整理，可以每週或者每月進行清查覈對，如果出現問題就要要立刻上報，使得問題被及時的解決。
三、檔案的存放
進行檔案存放，就是對不同的檔案的儲存還有放置。進行檔案的存放時，放置的房間應該選擇一些合適的設備，這些設備要堅固，適合檔案的存放。地點的挑選上，通常是單獨選擇一室，門窗都要安全，所以說最好要安裝上防護欄杆，房門最好有鐵皮。放置檔案的工具有檔案夾還有檔案盒。現在很多的辦公室都不約而同的安置了鐵皮櫃等進行檔案的安放，千萬不能夠散放，一定要用合適的裝具，並且還有最重要的.一點就是，在檔案都存放好了之後，一定要做好標記，不然非常不易查找。
四、檔案管理工作流程
(1)將欲立卷檔案材料全部擺開
進行檔案材料立卷是檔案歸檔處理的第一步，簡單說就是把部門去年的檔案材料等需要儲存立卷的部分，擺放在在一個大的工作案上。有一點要十分的注意，那就是一定要全而，不能夠出現遺漏檔案的情況，不然整理出來的檔案是不齊全的，在事後還需要再次的補充，會非常的麻煩。當擺放好了之後，需要對這些檔案材料進行覈對，即與去年的立卷哦類目等相互比較，看是否一致，有沒有缺少的部分，如果有就要及時的找出來，補充完整。
(2)調整檔案材料類別
在對檔案進行了立卷分類之後，還要進一步的處理，畢竟一年的檔案內容不可能在進行了一年的運轉之後還是與年初進行預測的完全相同，所以說，在對檔案進行一次調整是非常有用的。