辦公室檔案管理制度（一）
（一）總則
一、本管理制度旨在確保學校檔案收發的完整、及時、準確，促進學院內部及學院和上級部門的資訊溝通，提高各部門組織管理工作的效率。
二、本制度涉及的檔案是指以學院名義發佈的各類公文包括請示、報告、決定、通知、意見及規定等等，上級主管部門下達的各類公文，以及各部門上報的各類檔案資料。
三、檔案收發要做到仔細、認真、及時、完整。
（二）收文制度：
1、接收檔案應在檔案登記表上的作好登記，填寫應仔細、如實、及時，並由辦公室人員簽字確認。登記表須保持清潔、儲存完整以備歸檔之用。
2、聯絡員在校團委領取的檔案應根據校團委的指示及檔案內容的緩急，及時將檔案送達學院領導或有關部門輪閱，並做好檔案傳閱記錄以備查。
3、傳閱檔案應保持檔案完整無缺，並在相應的時間內歸還辦公室。
4、分團委各部門每月月初和月末應按時上交當月的工作計劃及總結。如要舉辦活動，應上交相應的計劃和總結，未在規定時間內上交將按考覈制度上的有關規定扣分。
5、各部門上交的計劃和總結包含打印稿和電子稿，打印稿應存放在各部門檔案夾中，電子稿應存放在辦公室電腦各部門的檔案夾下。
6、上交上來的打印搞應及時、認真、如實的做好各項登記，檢視是否有圖片並做好備註，上交電子稿時辦公室接收人應確保其能開啟並含有相關內容，做好相應的登記。
7、分團委所屬各部門可根據需要在辦公室查閱檔案，但不得善自改動檔案內容，查閱時應經過辦公室有關人員的批准。
（三）、發文制度：
1、學院各類檔案指在學校內部統一意見、發佈通知、決定和溝通資訊；向上級部門請示、報告重要事項等。
2、欲發放檔案應先起草檔案草稿，起草完畢後交有關人員審定，審定合格後方可發放。
3、根據檔案內容填制統一格式的檔案簽發單，並將檔案按學院統一規定編號在發文登記表上分門別類地做好檔案的具體資訊的登記，學院任何發送檔案都得做好登記，該登記表作爲歸檔資料應妥善儲存，不得遺失。
4、檔案發送之前應加蓋學院相應的公章。
5、對每一號檔案辦公室都須將檔案原稿及檔案發放記錄按照檔案編號順序完整儲存並存放在辦公室檔案夾下。
注：本管理制度由土建學院分團委辦公室制定，並經過相關領導審閱透過。如有改動，以分團委辦公室最新制度爲準。
土木工程與建築學院分團委辦公室
辦公室檔案管理制度（二）
一、目的
爲規範檔案資料的'管理，防止檔案治療的丟失，提高日常辦公效率，特制定本規定。
二、適用範圍
本企業個部門檔案櫃、資料櫃、牆櫃等。
三、細則
1、各部門辦公室必須按規定的流程申請、購買檔案櫃。
2、各部門辦公室必須充分利用檔案櫃的空間，現場不的擺放多餘的和利用率低的檔案櫃，否則將強制收回。
3、檔案櫃必須定置擺放，檔案櫃內的物品也必須分類並定置擺放。
4、做好檔案櫃的標識，具體做到以下兩點。
（1）檔案櫃表面貼上標籤，且一律貼在門的右上角。
（2）檔案櫃內貼有“物品清單”，()且一律貼在右門的左上角。
5、檔案櫃物品必須按“物品清單”擺放整齊。
6、檔案櫃內資料必須編號，分類擺放。
7、檔案必須裝在檔案夾內，檔案夾必須有檔案目錄及編號。
8、檔案櫃表面及櫃內保持乾淨，無油污、無贓物、無垃圾等。
9、檔案櫃損壞或鑰匙丟失，按規定的程序申報維修，不得擅自撬檔案櫃。故意損壞者，照價賠償。
10、各部門辦公室必須建立檔案櫃管理臺賬。
11、各部門辦公室必須於每月月底自查檔案櫃，將自查結果報有關部門。
12、本規定由7S活動推行委員會辦公室起草。
13、本規定接受權屬於“7S檢查小組”