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淺談會計資訊化下的財務會計流程優化

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淺談會計資訊化下的財務會計流程優化
  摘要:資訊化時代改變了企業的經營環境和會計資訊使用者的需求,對財務會計提出了嚴峻的挑戰。企業應該以企業流程再造(BPR)的理念爲指導,藉助會計資訊化的有利時機,對現有的會計業務流程進行重新設計,使會計業務新流程能更好地提供決策及有用的會計資訊。
  關鍵詞:會計流程 流程再造 會計資訊化
  網絡時代下,資訊技術正廣泛而深入地在企業中得以應用,它徹底顛覆了企業的商業模式和管理思維,使社會經濟發展進入到了資訊化時代。資訊時代的CFO應該在掌握先進的IT理論並深刻理解IT環境的基礎上,掌握流程再造的方法和工具,思考優化或者重組會計流程,制定財務業務一體化策略,制定實時控制策略,最大限度地保證財務資訊真實、正確和有效。
  一、財務會計流程的定位
  根據達文波特關於流程的定義,其有兩個重要特徵:一是面向顧客,包括組織內部和組織外部的顧客;二是跨越職能部門、分支機構或子單位的既有界限。
  企業在經營過程中的實際流程通常可以分爲三大類:業務流程、財務會計流程和管理流程。企業在經營過程中形成一系列業務流程,產生了大量的業務資訊;財務會計流程獲取這些資訊,經過加工後,將資訊提供給管理流程;管理流程利用會計流程提供的資訊進行管理活動,對經營過程進行計劃、控制和評價。財務會計流程的設計思想、數據採集效率、加工的正確性和有效性,直接影響到企業管理活動的質量和效率。
  二、傳統財務會計流程的缺陷分析
  第一,傳統財務會計流程的'理論基礎落後。傳統財務會計流程是建立在勞動分工論下的一種順序化業務流程,必須嚴格按照“填制憑證-登記賬簿-編制報表”的順序、按照從金塔底端-層層向上的順序進行,不可跳躍,使各個覈算子系統之間彼此分割,缺乏會計數據傳輸的實時性、一致性和系統性,各覈算模組成爲彼此獨立的“孤島”。
  第二,傳統財務會計流程無法準確、全面地反映企業的經營狀況。當某項經營業務發生時,傳統財務會計系統只將反映該經營活動的一小部分資訊作爲會計資訊進行反映,不能準確、全面地反映企業的經營狀況,降低了財務會計資訊的一致性、相關性和有用性。
  第三,傳統財務會計流程不支援實時控制。傳統財務會計覈算流程所反映的資金流資訊往往滯後於物流資訊,財務與業務相分離。會計數據通常在業務發生後而不是實時採集,資訊的加工是將滯後採集的數據進行排序、過賬、彙總和對賬,財務報告必須經過若干後臺加工才能提交到使用者手中而非直接可用。
  三、財務會計流程優化的核心理念——企業流程再造(BPR)
  流程再造是企業管理從傳統管理到資訊化管理變革中不可或缺的關鍵環節。其主要包括以下三個環節:
  第一,流程分析與診斷。在進行流程重組之前,需要對原有的工作方式進行分析和診斷,以確定重組的範圍、深度和方式。流程分析與診斷是對企業現有流程進行描述,分析其中存在的問題,並進而做出診斷。
  第二,流程的再設計。在流程分析與診斷的基礎上,需要重新設計或改進現有的流程,使其趨於合理化。流程再設計不是照搬手工流程,而是應該將資訊技術、先進的企業管理思想和管理方式融入流程設計,儘可能體現資訊集成,支援實時控制和快速響應。
  第三,流程重組的實施。這一階段是將重新設計的流程真正落實到企業的經營管理中去。這是一項艱鉅而複雜的過程,涉及組織的調整、人員權力和地位的改變、集成資訊系統的建立等方方面面。流程重組的成功實施會帶來業績的巨大進步,但若實施不當,也會給企業帶來極大危害。
  四、基於會計資訊化的財務會計流程優化
  第一,加強數據標準建設,建立、應用會計數據和資訊的完整統一的標準。新的財務會計流程應能將原始數據加工成標準編碼的源數據,實現數據資源共享。根據會計覈算軟件數據接口標準設定憑證、賬簿和報表的數據結構,按照會計覈算軟件基本功能模組正確地進行數據輸入、處理和資訊的輸出,逐步實現了會計記錄的電子化、無紙化和標準化。
  第二,簡化會計覈算流程,消除不增值環節,構建財務業務一體化流程。應用流程再造,消除編制記賬憑證等非增值環節,藉助網絡資訊技術財務和業務部門的資訊實時傳遞和共享,減少數據的重複處理。在優化了的財務會計流程下,當經濟業務發生時,業務部門將經過確認的單據儲存在業務單據數據庫中,透過財務會計一體化IT模型將業務資訊自動轉化爲記賬憑證,並儲存在記賬憑證數據檔案中;但企業需要生成相應報表時,透過報表生成系統從共享數據庫檔案中實時獲取數據,自動生成報表。
  第三,打破順序化業務流程,實施“事件驅動”。“事件驅動”是一種計算機術語,是指當某一特定事件要求代碼進人工作時程序指令開始執行。在事件驅動的方式下,可以把資訊使用者所需要的資訊按使用動機不同劃分爲若干種事件,爲每一種事件設計相應的“過程程序”模型,當決策者需要某種資訊時,根據不同事件驅動相應“過程”處理程序,從而得到相應的資訊。
  第四,應用動態會計平臺IT模型,實現財務業務一體化策略。構建財務一體化流程,需要藉助動態會計平臺IT模型,自動將業務單據轉化爲記賬憑證,保證財務和業務資訊的一致性和可靠性。動態會計平臺IT模型的基本要素包括事件接受器、憑證模板、生成器和實時憑證。
  第五,將控制機制嵌入到企業經營過程中,實施實時控制策略。一方面,將支援會計控制的各項控制準則和標準嵌入數據庫(系統)。在初始設定時,財會人員將支援會計控制的各項準則和標準嵌入數據庫,當經濟業務發生時,事件接受器接受事件資訊,控制器根據數據庫中的控制標準和控制準則,自動對經營活動的合法性和合格性進行判斷,從而支援實時控制。另一方面,將財會人員嵌入經營活動過程,使其發揮實時控制作用。當經濟業務發生時,財會人員利用管理軟件提供的資訊判斷經濟業務是否合法、合規,並對經濟過程進行實時控制,以抵禦經營風險。