論文關鍵詞:電算化;初始化
論文摘要:帳務處理軟件建帳是指軟件在正式投入使用之前所做的初始設定。在建帳之前,會計科目還沒有設立,前期各科目的餘額和發生額也無法輸入,所以建帳是帳務處理軟件正式使用之前必經的首要步驟。本文從初始數據收集、編碼設定、數據裝入、設定等幾個方面談談系統初始化。
1 數據收集
系統初始化需要收集手工帳中的會計科目和各科目的餘額,如從年度中間開始建帳還需要收集各科目的累計發生額、年初餘額。所以需預先從手工帳中整理出各級科目的名稱、層次、餘額、發生額。在此要注意完整地收集最底層明細科目的餘額、發生額,避免遺漏,以保證初始化時輸入的數據的準確、順利。
2 編碼設定
帳務系統中廣泛應用代碼,在此主要介紹科目代碼的設定。建帳時要將收集到的會計科目加入帳務系統,建立帳務系統的會計科目體系。在電算化帳務系統中除了象手工帳務一樣要使用會計科目外,還要爲每一個會計科目加入一個編碼。會計科目編碼通常用阿拉伯數字編制,採用羣碼的編碼方式即分段組合編碼,從左到右分成數段,每一段設有固定的位數表示不同層次的會計科目。如第一段表示總帳科目,第二段表示二級明細科目,第三段表示三級明細科目。在設定科目編碼時需要重點注意以下問題:
2.1 系統性
部已制定的各行業會計制度中都系統地給出了總帳科目及少量二級科目的名稱和科目編碼。在設定總帳科目編碼時必須符合財政部門制定的會計制度中的有關規定,設立明細科目編碼除會計制度有規定的以外,可按上級主管部門和本單位的要求設定,以保證科目代碼的系統性和統一性。
2.2 一義性
要保證每一個代碼對應於一個會計科目,既不允許出現重複的科目編碼又不允許出現同名的會計科目,但如果同名的明細科目分屬不同的上級科目,則可以被系統接受而不認爲是同名的會計科目。
2.3 簡潔性
在滿足管理要求和適合處理的的前提下,力求代碼簡單明瞭、位數越短越好,既便於記憶又能提高輸入憑證的速度。
2.4 可擴展性
會計科目體系一經設定,其代碼結構就無法改變。修改結構只能透過重新建帳實現,而重新建帳將丟失已輸入的所有初始化數據和已輸入的憑證資料。因此在設計代碼時一定要充分考慮各方面的要求。總帳科目編碼長度由所選會計制度來決定通常爲3～4位,而確定某一級明細科目的代碼長度通常是以上級科目中所含明細科目最大可能達到的個數來確定的,以二級明細科目爲例,總帳科目爲其上級科目,存款、應收帳款、銷售收入、管理費用等總帳科目都有二級明細科目,銀行存款通常以開戶銀行及帳號爲明細科目,少則二三個,多則二三十個,銷售收入、管理費用等科目下設的二級明細科目一般都不會超過九十九個,兩位長的代碼應能滿足以後添加同級科目的需求,而應收帳款等往來科目通常以客戶或單位爲來設定明細科目,明細科目的數量不同單位差異很大,少則幾十個,多則成百上千,兩位碼長難以滿足要求,要增至三位甚至更長,由於同級科目必須使用等長的科目編碼,其他總帳科目下的二級科目也要使用三位或更長的科目編碼。如果設定的分段代碼位數較長而絕大多數上級科目所包含的明細科目個數不多時,其他科目的憑證輸入速度勢必會受到影響,與簡潔性相矛盾。爲了解決這一矛盾,可將明細科目先分類,按分類設定二級科目,然後再設定下級明細科目,如應收帳款總帳科目下先按客戶所屬地區分類,設定二級明細科目,然後再按客戶名設定三級明細科目。更理想的解決方案是應用往來客戶輔助覈算,目前的商品化會計軟件通常都提供了這一功能。因輔助覈算中的項目代碼與會計科目的代碼完全獨立,自成體系,項目代碼只與其關聯會計科目如前述應收帳款等往來科目相關,不影響其他科目的代碼設定,與科目代碼的位數無關,非常便於擴充。如選用了輔助覈算功能,在科目代碼設定之後,還要設定輔助項目代碼及名稱。如果單位的會計業務,特別是貨幣資金涉及外幣,在建立科目體系時還要將外幣考慮進去。會計軟件中提供了復幣覈算的功能,在系統初始化時必須將外幣資料輸入系統,這些資料包括:外幣代碼、外幣名稱、與本位幣的匯率等。