電算化會計檔案管理的特點和應注意的問題

一、電算化檔案的特點　　廣義的電算化會計檔案，是指存貯會計數據（各種憑證賬簿、報表）和程序的軟盤及其他存貯介質，系統開發執行中編制的各種文檔以及其他會計資料，同時輔之以打印輸出的各種紙質賬簿、報表、憑證。狹義的電算化會計檔案只包括前者，即儲存在磁盤、可讀寫光盤、磁帶等存貯介質上的會計檔案。如不作特殊說明，下文提到的電算化會計檔案均指其狹義概念。與傳統的會計檔案相比，電算化會汁檔案一般具有如下幾個特點：　　1.電算化會計檔案比傳統會計檔案具有更廣泛的內涵。它除了包括打印輸出的記賬憑證、會計賬簿、會計報表外、主要是指電算化會計系統中的所有系統軟件、會計軟件程序及其全套文檔資料。　　2.電算化會計檔案較傳統會計檔案有更多的存貯形式且對存放條件要求更高。它一方面以打印輸出的紙質賬簿、報表、憑證的形式存在，另一方面主要以磁性介質或光盤的形式存在，包括存貯在機硬盤上系統正在使用的檔案資料和存貯在軟盤、光盤等存貯介質上作爲備份使用的檔案資料。後者受存貯介質質量、存放環境和存貯有效朗等因素的很大，儲存不當容易遭到破壞。　　3.電算化會計檔案較傳統會計檔案易於修改，且不留痕跡。　　4.電算化會計檔案的使用和會計軟件的版本密切相關。　　5.電算化會計檔案必須藉助於一定的環境才能再現在使用者的面前，且使用時具有方便、快捷、直觀，容易產生一些結果，可以對管理和決策提供較好的支援。　　二、電算化會計檔案管理應注意的　　鑑於電算化會計檔案具有上述區別於傳統會計檔案的特點，在電算化會計檔案的管理工作中，除了傳統會計檔案管理應注意的問題外，還應特別注意以下幾個問題：　　1.要特別注意對電算化會計檔案中軟件文檔的管理。這些軟件文檔是進行會計資訊系統維護必不可少的資料，它可以幫助理解別人的設計思路和編制的源程序代碼，同時一個軟件系統由於主客觀的原因不可避免地會產生一些問題，如果沒有儲存完整的軟件文檔，系統的維護將非常困難，甚至不可能。　　2.針對電算化會計檔案受質量、溫度溼度、磁場等因素的影響較大，易受破壞的特點。在管理時應注意如下問題：　　①在選用儲存會計檔案的存貯介質時，應特別注意選用質量較好、可靠性較高的介質，存貯介質的質量關係到會計檔案能否被使用，而紙張的質量只會影響到使用效果；　　②對存放在存貯介質上的檔案應寫好保護字樣，存放在防潮、防熱、防塵、防磁的場所：　　③對存放往年會計檔案的介質應定期複製，如每半年複製一次且最好複製雙份存放在不同的地點；　　④對使用時間較長的存貯介質應定期進行替換；　　⑤對硬盤上的'會計檔案應定期備份到軟盤或光盤上。　　3.針對電算化會計檔案易修改且不留痕跡這一特點，在進行管理時應注意如下：　　（1）對硬盤上的會計檔案，應具有相應的安全保密措施，防止對會計檔案進行修改。常用的安全保密措施有：　　①用戶識別控制，防止非法用戶接觸會計檔案。　　②操作日誌管理，應由系統自動進行操作登記，建立加密的機內操作日誌，監督系統操作，留下審計線索。　　③數據存取權限限制，對安全保密程度不等的數據，應給不同的使用人員賦予不同的操作權限，防止越權使用。　　（2）對存放在軟盤或光盤上的會計檔案應至少一式兩份分別在會計和機操作部門的檔案櫃存放，以防止某一方面存貯介質損壞造成數據丟失或單方面修改會計數據。　　4.針對電算化會計檔案和軟件版本密切相關的特點，在對電算化會計檔案進行管理時應注意儲存各種版本軟件系統的軟件檔案和相應的磁性介質或光盤會計檔案。在具體進行操作時可在存貯介質的標籤上註明軟件的版本號，儲存會計檔案的介質上標明與哪個版本的會計軟件相對應。　　5.針對電算化會計檔案必須藉助於特定的環境才能再現的特點，在進行管理時必須注意組織力量編寫一套電算化會計檔案管理軟件，以便對往年資料進行管理；同時利用電算化會計檔案處理方便、快捷、直觀，對管理和決策支援性好的特點，利用儲存完好的各個時期的數據，進行財務（趨勢分析、對比分析）和預測，爲的經營管理服務。　　爲了更好地管理電算化會計檔案，使其發揮更大的作用，除了注意上面提到的問題外，還必須形成一套電算化會計檔案的管理制度，包括存檔手續、分類管理辦法、使用審批手續、儲存期限及銷燬手續等，以便對電算化會計檔案的管理形成制度化。