一、單位在選擇會計覈算程序、方法、規則時,應充分考慮電腦處理會計資訊快速、準確的特點
《企業會計準則》和各行業會計制度確定了很多核算程序、方法,單位應結合自身特點進行選擇應用。它們各自具有鮮明的特點,且能相互補充。在手工覈算方式下,我們往往選用那些計算過程不能很複雜、會計處理不能太冗長、結果要求準確或較準確的方法、程序。而會計電算化由電腦執行程序自動處理會計數據,就可以不考慮計算的複雜性,只要求結果準確就行了。如覈算中的代數法分配輔助生產費用,它的突出特點是計算複雜(尤其是三個或三個以上輔助車間),其結果很準確;再如存貨收發計價中的個別確認法,它也是結果準確而對會計覈算、庫管要求甚高。所以如代數法、個別確認法應在會計電算化中廣泛採用。然而,在會計實務中,初始化的方法選用問題,往往由軟件公司輔助完成,將本單位的現行會計覈算模式照搬到電算化中去,這樣就無法充分發揮電腦處理資訊,快、準的優點。因此,我們應當從會計上去檢索、選用適應電腦高速處理、結果準確的方式、方法和規則。
二、科目編碼問題一一應充分滿足電腦處理數據的特點,且具有可擴展性
科目編碼就是將納入會計覈算、會計管理範圍內的人、財、物進行科學合理的編號,以便識別、分類、彙總、查詢,這是初始化中最複雜、最費時的一項工作,它直接影響到初始化成敗問題。
1.科目編碼應遵循以下基本原則。惟一性,一個代碼只表示一個實體,而一個實體也只能有一個代碼:擴展性,編碼要爲今後系統發展保留一定的空間,以便增加新的內容;穩定性,編好後要儘量少改動,以便有關人員熟悉、使用;簡練性,便於存儲處理；規範性,代碼必須具有一定的結構、格式,以便、交流；可靠性,會計軟件要具有自動校驗功能。
2.編碼的.方法。由於會計資訊處理採用了總賬、明細賬覈算形式,總賬由部統一規定了編號,這裏我們就不再討論,只研究明細科目的編號。①一個科目是否設定明細賬,應根據管理需求,確定其層次和內涵。一個單位的現金總賬,在無外幣的前提下,可以不設明細賬;應收賬款是以每一人的名稱設定一個明細賬,企業可能有幾十、幾百、幾千個明細賬,若該科目明細太多,科目數據庫就龐大,將會影響運算速度,因此,我們將這些債務人按省市區設二級賬,二級賬下再設明細賬,或單列一個模組一一將應收賬款列入輔助覈算範圍,這樣更能體現管理的需求。②分析企業歷史覈算情況,充分考慮未來的發展需求,確定各級科目的位數。兩位數,表示該級科目可以設定01一99個科目,三位數表示該科目可以設001一999個科目。一旦確定,要想更改,就受到嚴格限制。③科目編碼的描述。會計軟件要求客戶自行定義科目結構(又叫科目級長),科目編碼結構是指科目的代碼有幾段(幾級),每段有幾位,每一段代表一個科目的級別,科目代碼與會計科目必須嚴格對應。各科目編碼往往採用全碼原則,即:本級科目全碼=上一級科目全碼+本級科目編碼。
我們常見的3一2一2一2一2科目結構,一級科目三位數,如102存款,二級科目兩位數,如10201人民幣存款,三級科目兩位數,如1020101工行存款等。輸入原始數據時,只錄入末級科目的全碼和金額,其餘的內容,由會計軟件按平行登記原則自動計算生成上一級科目的金額等。
3.科目編碼的可擴展性是初始化設計的重要內容之一。會計軟件設計者充分考慮到的安全性,對歷史資料的補充、修改作了嚴格的限制。一旦初始化完成,新增加科目就侷限在一定的範圍內進行,只有新年再建新賬時,才能得到修補。所以,在科目編碼時,至少要考慮到本會計年度內的擴展性。
三、輔助覈算的處理應充分滿足現代管理對會計資訊的要求
輔助覈算是指存貨、客戶、供應商、結算方式、成本對象、工資、固定資產等的分類、管理與覈算,是會計電算化系統的重要組成部分。他們各自具有其特殊性、複雜性,因而從總賬系統中分離出來,形成一個個相互獨立、相互依存的子系統,完成特定的管理、服務職能。我們就以存貨的管理爲例進行分析,存貨包括採購計劃、審批程序、收發的核算、庫管、銷售等內容,它佔據企業的絕大部分流動資金,所以,必須納入嚴格的控制範圍內。以銷售確定生產、以生產確定採購覈定存貨的批量,若超過該標準,電腦會自動報警,提醒我們的管理者去約束、修改存貨的數據,達到有效管理的目的。
四、對會計電算化初始化的校驗問題,手工與電腦相結合,相互補充、完善
當我們完成初始化的相關工作之後,就必須對上述工作的正確性、合理性進行驗證、驗收。在確保初始化合格後,才能進行日常處理。
1.由會計軟件進行技術性驗證,即錄人的會計科目餘額是否平衡,總賬與明細賬、輔助賬是否一致,是否有尚未設定、定義的項目等。我們啓動試算平衡功能鍵,電腦會自動進行檢查並提示給用戶。
2.由主管對初始化工作進行綜合評定,分析會計軟件初始化是否具有高效性、前瞻性、擴展性、適用性,是否滿足本單位對會計資訊管理的需求,以便進行補充、完善初始化功能,使手工覈算順利地過渡到電算化處理。
總之,會計電算化的初始化是一項技術性極強、內容極複雜的工作,要求我們在各方面都要做好、做細。透過上述問題的分析,希望對廣大財務工作者有所幫助。