衆所周知，編制崗位說明書是HR非常重要的基礎性工作。許多企業都有做，但做的效果和深入度就因人而異了。崗位說明書是工作分析的結果之一，也是績效考覈指標設定的來源，所以編寫崗位說明書首先要進行工作分析，然後收集、分析資訊，最後形成崗位說明書。我們今天就一起來探討學習一下這方面的知識。以下是本站小編蒐羅的HR該如何快速有效編寫崗位說明書，希望對你有幫助。
1. 崗位說明書是什麼
崗位說明書是企業對某一崗位上需要什麼樣的員工，期望員工做什麼，指導員工應該做什麼、應該怎麼做，以及用什麼指標來考查員工工作業績的總彙。
崗位說明書包括四個大模組：崗位基本資訊、工作權限和職責、任職資格、工作環境與工作時間、關鍵績效考覈指標。
崗位說明書在整個人力資源管理中是最基本的分析工具，崗位說明書可以按照公司的需求分別用於招聘、考覈、晉升等各方面。
2.編制崗位說明書最重要的原則
第一，必須符合本公司本崗位的實際情況，不能隨便到網上去摘抄或照搬別的公司的相同崗位說明書，而是需要去實際行動，多方面瞭解崗位的基本特徵和實際情況，寫的越貼近實際，越能爲公司各層級所接受，在推廣執行中才能得到大部分人的支援。
第二，必須明確公司部門的組織架構，明確崗位在組織架構中所處的環節，纔能有的放矢更好的去編輯崗位說明書。
第三，必須明確崗位說明書的作用，崗位說明書是最基本的分析單位，在編制完之後還需要進一步的進行後續工作，例如完善工作流程、相關配套制度和工作表單。
3.編寫崗位說明書的步驟
崗位說明書是工作分析的結果之一，所以編寫崗位說明書首先要進行工作分析，然後收集、分析資訊，最後形成崗位說明書。
崗位分析是前提
進行科學有效的崗位分析是設計崗位說明書的前提。崗位分析是對企業各類崗位的性質、任務、職責、勞動條件和環境，以及員工承擔本崗位任務應具備的資格條件所進行的系統分析與研究，並由此制訂崗位規範、崗位說明書等人力資源管理檔案的過程。
1.崗位分析的程序
(一)準備工作階段
1、根據工作崗位分析的總目標、總任務，對企業各類崗位的現狀進行盤點，掌握各種基本數據、資訊和資料。
2、設計崗位調查方案。
(1)明確崗位調查的目的;
(2)確定調查的對象和單位;
(3)確定調查項目;
(4)確定調查表和填寫說明;
(5)確定調查時間、地點和方法。
3、進行崗位分析項目的培訓宣貫，做好員工的思想工作，使員工對崗位分析有良好的心理準備。
4、根據工作崗位分析的任務、程序，分解成若干工作單元和實施環節。
5、組織崗位分析參與人員培訓，學習並掌握調查的內容、熟悉具體的實施步驟和調查方法。
(二)調查分析階段
根據調查方案，對各崗位進行認真細緻的調查研究。調查通常是面對面的訪談和問卷調查，還可以結合資料分析、現場觀察、關鍵事件、工作日記、小組討論等方法，廣泛、深入地蒐集有關崗位工作的各種數據和資料。
(三)總結分析階段
對崗位調查的結果進行深入的分析，並採用文字圖表等形式，作出全面的歸納和總結，最終形成工作說明書。
(四)反饋優化階段
崗位說明書不是一層不變的，應根據公司戰略、組織結構、績效管理等實際情況，定期進行反饋和優化;同時在進行崗位說明書定稿前，可組織企業內外部有關專家召開有關工作說明書的研討會，對工作說明書的訂立、修改、優化等提出意見或建議。
工作崗位分析並不是簡單、機械地收集和積累某些資訊，而是要以正確、開放和創新的思路與觀念，對各個崗位的特徵和要求作出全面考察，創造性地提出各崗位的主要成份和關鍵因素，並在深入分析和認真總結的基礎上，制定出工作說明書、崗位規範等人力資源的管理制度。
2.崗位分析的方法
通常崗位分析的方法有簡單崗位分析方法(包括工作日誌法、觀察法)、常用崗位分析方法(訪談分析法、問卷調查法、關鍵事件法)、現代崗位分析方法(工作要素法、功能性職務分析法、職位分析問卷法、管理職位描述問卷法、臨界特質分析系統、任務清單法)等方法，在此僅就崗位分析調查問卷進行舉例(例表1：電機崗位分析問卷(樣表))，其他方法不做系統介紹。
3.崗位資訊的來源
(1)書面資料。在企業中，一般都儲存着各類崗位現職人員的資料記錄以及崗位責任的說明，這些資料對工作崗位分析非常有用。例如招聘廣告等。
(2)任職者的報告。可以透過訪談、工作日誌、工作計劃、工作總結、工作彙報、工作述職等方式得到任職者的報告。
(3)同事的報告。主要透過360º法，收集擬分析崗位及任職者的數據資訊資料，來彌補其他資料的不足。
(4)觀察。人力資源管理者和崗位分析工作者透過到任職者的現場進行直接觀察或藉助於其他媒介進行間接的觀察來獲取崗位及任職者有關工作的資訊。
(5) 外部客戶。只要基於客戶滿意度。
4.崗位說明書模板設計
之前已經講過崗位說明書的模組，崗位說明書的模板設計就在這五大模組的基礎上填寫更細的內容，然後形成表格(因爲表格更直觀)。
① 崗位基本資訊：部門名稱、崗位名稱、崗位編號、崗位類別、崗位編制人數、崗位管理寬度、崗位的.直接上下級、崗位對內對外協作單位。
② 工作權限和職責：工作概要、工作權限、工作職責。
③ 任職資格：最低學歷、適合專業、所需知識、工作經驗、個人素質、其他條件。
④ 工作環境與工作時間：工作場所、工作所需設備與工具、有無污染、工作班制與時間。
⑤ 關鍵績效考覈指標：這裏需要羅列出考覈期內能夠量化的、對工作有實質性影響的考覈指標。
只要按照以上的五個模組進行模板編輯，就能基本寫好一份崗位說明書。
5.填寫崗位說明書的注意事項：
① 崗位的直接上下級，一定要寫清楚直接上下級，否則會造成權責劃分不清，相互推諉責任、多頭領導的現象。很多崗位上面有幾個領導同時指揮安排工作，在填寫直接上級的時候，相關崗位的人員往往會把指派自己工作的領導統統認爲是自己的直接上級。其實每個崗位的直接上級只能也只有一個，否則兩個領導同時安排工作究竟是先做哪位領導的工作呢?直接上級是需要在明確組織架構圖基礎上，根據公司具體安排來確定的。直接下級亦是如此。
② 工作概述就是用一句話來描述工作的基本情況的，一般要按照以下格式來寫：根據……的要求，負責什麼工作，完成什麼目的。
③ 工作權限如何填寫：首先要劃分清楚部門職責，然後把每個人的工作領域界定清楚。工作權限關係到每個人所能行使的各項權利，也限定了每個人的工作必須承擔的義務這不僅僅能夠體現該崗位工作重點，而且能夠爲這項工作的開展起到約束和推動作用。
④ 工作職責在填寫的時候，可以先將目前的工作分解爲幾個大項，再在這幾個項目的基礎上去分解。一般的編寫原則是“動詞+內容+目的”的方式，做到不重複、無交叉，讓每個員工在看到工作職責時能很明確的指導自己該做什麼。
⑤ 任職資格可以很明確的表達該崗位所需要的人最基本的條件，爲公司招人、用人提供基本資訊。
⑥ 崗位說明書編寫完成以後並不代表這項工作已經完結，因爲工作可能因爲公司需要會做出調整，所以需要不停的跟進崗位動態，使崗位說明書符合公司的實際情況。