崗位說明書是對企業崗位的崗位目的、崗位職責、工作權限、工作關係和任職條件等相關內容的一個定義性說明。編制崗位說明書是對企業崗位進行的整體全面的描述，它是人力資源諮詢項目中一個重要的工作模組，有利於之後開展的崗位評價、績效考覈等人力資源規劃各項工作，其重要程度可以喻之爲人力資源諮詢項目的基石。
爲使大家對崗位說明書的編寫有一個整體性的認識，本文將主要從下述兩個維度闡述其編寫方法：一是崗位說明書的編寫流程，二是崗位說明書的編寫內容。同時也總結了編寫過程中的一些細節注意點和相關技巧。
一、崗位說明書的編寫流程
崗位說明書的編寫實際上是一個從資訊對稱到知識形成的過程。資訊對稱是完成資訊的收集過程，目的在於瞭解崗位職責，其內在邏輯可以表示成：瞭解公司瞭解部門瞭解崗位。
因此，在操作層，我們對資訊的收集工作首先是要在宏觀角度瞭解公司部門的職能情況，這是工作的第一步，即組織梳理，這裏所採用的方法主要是訪談和資料收集。
第二步，從微觀層面，我們要了解崗位的具體職責，這裏所採用的則是訪談和問卷調查。
開展崗位說明書編寫工作的主要思路是，在公司內部資源的基礎上，有效地整合外部資源，編制出兼顧公司實際和科學性的崗位說明書。這一編制流程主要包括下述幾個部分：
1.公司已有資料收集。首先要對公司已有的相關資料進行整理收集。這主要包括已有的部門崗位職責說明，如《xx公司中高層目標責任說明書》等，還包括了相應的年/季度工作報告、工作總結等。這些資料有利於瞭解公司各崗位工作大致的職責方向及內容。
2.公司員工訪談。員工訪談是編寫崗位說明書的重要依據。訪談中需要了解的內容有：現有崗位職責、崗位權限、崗位之間的相互關係等。
3.公司員工問卷調查。員工問卷調查和訪談都是編寫崗位職責說明書的.重要內部依據，針對不同特點的公司設計不同類型的問卷，其調查內容一般包括：個人基本情況、崗位目的、工作職責、主要工作關係、工作彙報關係、對其他崗位的指導監督、工作時間與環境、對任職者的基本要求等。
4.科學資料查閱。科學資料指的是資料庫中相應崗位說明書模板或其他項目中的崗位說明書。在收集和分析公司內部相應資料後，我們還需要了解相同或相似崗位說明書的一般性內容，以作參考。
5.初步說明書編寫。前四個步驟主要是從不同方面進行了一個資料收集、整合和分析的過程，在此基礎上，我們將編寫初步的崗位說明書。崗位說明書的編寫內容將在下節作詳細闡述說明。
6.驗證覈實。崗位說明書的初稿完成之後，是一個複查驗證的過程。爲了保證崗位說明書的內容契合公司崗位實際，需要將初稿和相應崗位人員進行覈實，確保其真實可靠。
7.終稿輸出。透過驗證覈實後得到最終的崗位說明書。
二、崗位說明書的編寫內容
根據不同公司和不同崗位的特點，崗位說明書的內容也不盡相同，這裏將說明通常崗位說明書的編制內容。一般來說，說明書的內容包括說明書屬性、崗位基本情況、崗位目的、崗位職責、崗位主要權限、工作溝通關係和任職條件等。
1.說明書屬性。描述了崗位說明書相應的屬性資訊，包括編制日期、頁號、檔案編號、修訂日期、版本號、制定人、審覈人和批准人等。
2.崗位基本情況。
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描述了這個崗位的一些基本屬性，包含：崗位名稱、所屬部門、直接上級、直接下屬和崗位編制等項。描述原則：直接上級和直接下屬描述的內容是崗位名稱而非具體人名，例如，人力資源部部長的直接上級是人力資源總監，而不是人力資源總監XXX。另外，崗位名稱要注意準確、合理。
3.崗位目的。描述了企業爲什麼要設定這個崗位，這個崗位設定以後將發揮什麼樣的作用。
崗位目的通常的填寫模式爲：爲了……，在……的指導下(影響下)，(做)……(工作)。例如，營銷總監崗位的目的是：爲了完成銷售額、實現利潤及獲得市場佔有率，在公司的營業發展方向和產品影響下，制定營銷策略和優化營銷部門的組織結構，提高部門績效，完善服務質量。
4.崗位職責。描述了該崗位的主要職責、具體工作等。
描述原則：首先將工作進行分類，確定一級職責，然後填寫每一類職責的具體工作內容。另外，需要對該崗位在每一項主要職責中所承擔的具體工作責任進行界定和區分，即明確承擔的是領導(工作)、組織開展(工作)、具體執行實施(工作)、協調(工作)還是監督(工作)。
5.崗位主要權限。描述了該崗位有權自主處理的事情或做出的決定，一般包括建議權、提案權、審覈權、審批權、執行權、考覈權、審計權、監控權、獎罰權、申訴權和知情權等。實際上，從我們可以用簡潔的方法去描述崗位權限：
其一，中高層的崗位權限主要包括部門相關業務的審批權、管轄部門的人事任免權、權限內的財務審批權、管轄部門的績效考覈權、對上級領導的建議權
其二，基層員工的崗位權限最簡單的包括兩類，一是建議權，可以描述爲部門相關業務的建議權;二是申訴權，即對績效考覈結果的申訴權。
描述原則：需要明確擁有權限的依據(法律、公司政策、指令等等)。
6.工作溝通關係。溝通關係主要劃分爲兩部分：在企業內部，需要和企業內的哪些部門，或者上級崗位打交道;在企業外部，要和哪些政府部門，相關企業、客戶、或者社會中介機構打交道。
7.任職條件。描述了什麼樣的人才能擔任這個崗位的職責，主要包括下述內容：學歷要求、外語要求、專業要求、專業知識、所需能力、工作經驗和其他要求。
描述原則：這裏需要明確專業知識和所需能力的區別。專業知識是指勝任該崗位需要了解的政策法規、行業知識、技術知識或該崗位涉及的專業知識;而所需能力一方面是指員工勝任該崗位工作需具備的一般性技能，另一方面是指員工行爲對外部環境及各種資訊所表現出來的一貫反應，該類能力可以預測個人長期在無人監管下的工作狀態。
三、編寫細節注意點
在遵循流程編制說明書內容的同時，對細節的關注也顯得十分重要，項目組從格式上總結了一些細節注意點：
1.文字格式。文字的對齊方式是左對齊還是居中;標題、頁眉、頁腳和正文中字型的統一;標題字型和正文字型的區別。
2.數字格式。阿拉伯數字格式的統一(在科技論文中一般會使用New Roman或Arial格式)
3.符號格式。文檔結構圖各層次的標題符號是否一致;標點符號是英文格式還是中文格式的，是半角還是全形;段落或句末是否加上標點;表示並列關係的兩個詞語之間用什麼符號隔開(這個問題很重要，例如在崗位說明書中，“溝通部門/崗位”可能會帶來疑問，這是表示需要描述“溝通部門”和“崗位”，還是僅需描述兩者中的一個內容即可?)數量表示符號的統一，例如是用“一年工作經驗”還是“1年工作經驗”
4.其他。邊框和底紋顏色的統一;表格框的粗細是多少;段落的行間距是單倍行距還是1.25等;段落文字編號是自動縮進還是手動調整;段首調整是Tab鍵縮進還是空格鍵調整;標點符號和文字之間有否空格
同時，除了格式上的細節注意點，在文章內容等各方面都需要加以注意。例如在遣詞造句上，要使用淺顯易懂的文字，用語要明確，不要模棱兩可(可參考《崗位說明書撰寫動詞表》)。總的來說，在編寫說明書的過程中要做到脈絡清晰、兼顧細節，爲後續工作的開展打下良好基礎。