檔案的安全保管和有效利用，是檔案工作永恆的主題。當前，我國檔案安全保障體系建設正在進入一個嶄新的階段，資訊技術的廣泛應用給新技術環境下數字檔案資訊的安全帶來了新的隱患和挑戰。目前，我國各級各類檔案館所儲存的數字檔案資訊的數量急劇增加，種類日趨繁雜，應用範圍和證據價值不斷擴大，其重要地位和作用日益凸顯。科學管理數字檔案資訊，保證其真實、完整、可用和安全，是檔案工作者面臨的全新課題。針對這一世界性難題，各國專家開展了廣泛、深入的研究，並以研究結果爲基礎，進行了大量實踐。科研實踐證明：在當前的法律、技術環境下，進行數字檔案資訊縮微品輸出是解決這一問題的有效策略。
數字檔案資訊縮微品輸出工作的科學開展，其標準化工作起着至關重要的作用。數字檔案資訊縮微品輸出工作，整合應用了計算機技術、數字檔案資訊縮微品輸出技術等多種技術，這給其標準化工作提出了更高的要求。
數字檔案資訊縮微品輸出標準制定工作持續開展
近年來，筆者所在單位在數字檔案資訊縮微品輸出工作的標準化方面進行了一些研究，承擔完成了部分標準的起草工作。
1.數字檔案資訊輸出到縮微膠片上的技術規範(DA/T44-2009)
該標準列入國家檔案局2006年檔案工作行業標準制定計劃，2010年1月1日正式實施。
數字檔案資訊縮微品輸出是一個較新的技術領域，涉及計算機、圖像處理、縮微等多種技術的整合應用，這對該領域配套的管理、技術研究和標準化工作都提出了較高的要求。但當時國內外檔案界尚缺乏針對數字檔案資訊縮微品輸出的研究成果和實際工作經驗，沒有相關國際標準、國家標準或檔案行業標準的指導，其他國家的標準也極爲鮮見，這些都嚴重阻礙了該技術在檔案界的推廣應用。爲此，國家檔案局檔案科學技術研究所專門組織從事資訊技術應用研究和影像技術應用研究多年，以及在數字檔案資訊縮微品輸出技術應用方面積累了一定經驗的同志組成項目組，開展研究，以解決數字檔案資訊縮微品輸出工作中的一系列管理、技術問題，進而開展本標準的研製工作。
(1)標準適用範圍
該標準規定了數字檔案資訊輸出到16mm和35mm卷式黑白縮微膠片上的一般要求，適用於利用計算機等設備將A0或A0以下幅面紙質檔案數字化後產生的數字圖像製作成縮微品的過程。其適用範圍可從以下幾方面進行理解。
檔案原件。該標準適用的對象是數字檔案資訊，標準在“術語和定義”一章對這一概念進行了闡述，即“紙質檔案經過數字化處理後產生的數字圖像”。對於計算機環境中生成的電子檔案該標準沒有涉及。這是因爲電子檔案與該標準所指的數字圖像產生的環境不同，屬性差異較大，影響輸出效果的因素也各不相同，因此將電子檔案納入該標準的適用範圍不利於標準的利用。
原件尺寸。該標準適用的檔案原件的尺寸爲A0或A0以下。對於特殊和超大尺寸紙質檔案數字圖像的縮微品輸出問題，由於其在掃描和膠片輸出過程中的分幅、合幅等情況較A0或A0以下幅面紙質檔案的情況更爲複雜，較傳統縮微拍攝時超大尺寸紙質檔案的分幅情況涉及到的因素也更多，因此，建議另行制定標準。
縮微膠片。標準適用於16mm和35mm卷式黑白縮微膠片，不包含彩色縮微膠片。這主要源於以下兩方面的原因。首先，彩色縮微膠片與黑白縮微膠片有很大差別，特別是質量控制環節，因此，應單獨制定標準，以利於實際操作。另外，由於當時技術條件、設備、膠片價格等方面的問題，從傳統縮微拍攝到COM技術，基本都是應用黑白縮微膠片作爲檔案資訊的儲存載體。制定標準的時機還不夠成熟。
但是，隨着技術的發展，設備性能、彩色縮微膠片的成本、耐久性等問題都在逐步得以解決。數字檔案資訊輸出到彩色縮微膠片的需求也越來越多，相關標準也應儘快出臺。
(2)標準主要內容
該標準以科學性、先進性、實用性爲準則，以有利於檔案資訊的長期安全儲存和有效利用，推動技術進步爲目標，以大量科學嚴謹的實驗爲基礎，規範了在16mm和35mm卷式黑白縮微膠片上輸出數字檔案資訊的工作，提出了合理的操作程序和各操作環節的技術要求。主要包括輸出前準備、畫幅、影像區、進片距尺寸、影像排列、縮率、分幅和合幅、檢索、輸出、接續、沖洗、質量要求、補充輸出與接片、存儲等方面內容。
該標準屬國內首個數字檔案資訊縮微品輸出過程控制方面的檔案行業標準，它帶動了該領域系列標準的研製，極大地推動了該工作在檔案界的開展，成爲檔案安全保障體系建設中一項有利的理論支撐和技術保障。
(3)標準後續宣貫工作
《數字檔案資訊輸出到縮微膠片上的技術規範》(DA/T44-2009)的出臺，受到各級檔案部門的高度關注，其宣貫工作也受到廣泛期待。爲此，我們開展了多種形式的宣貫工作，其中《數字檔案資訊縮微品輸出》多媒體教材編制是較爲重要的一項。
本教材爲檔案行業崗位培訓教材，詳細介紹了工作的總體規劃和工作流程，逐一描述了每個環節的工作方式、方法和操作規程，介紹了設備的具體操作、常用參數的選擇原則，以及特殊原件的處理等方面的內容。
本教材的出版發行，能夠更好的指導數字檔案資訊縮微品輸出工作科學化規範化開展，是《數字檔案資訊輸出到縮微膠片上的技術規範》(DA/T 44-2009)很好的宣貫教材。
2.特殊和超大尺寸紙質檔案數字圖像輸出到縮微膠片上的技術規範(DA/T 49-2012)
該標準列入國家檔案局2009年檔案工作行業標準制定計劃。2013年1月1日正式實施。
數字檔案資訊縮微品輸出工作的標準化開展，僅僅靠一個標準的出臺是遠遠不夠的，它需要系列標準的共同支撐。近年來，在《數字檔案資訊輸出到縮微膠片上的技術規範》(DA/T 44-2009)研製的基礎上，我們在該領域進行了一系列研究工作，以期不斷完善數字檔案資訊縮微品輸出工作的標準體系。《特殊和超大尺寸紙質檔案數字圖像輸出到縮微膠片上的技術規範》(DA/T 49-2012)的研製就是其中之一。
(1)標準適用範圍
該準規定了特殊和超大尺寸紙質檔案數字圖像輸出到35mm卷式黑白縮微膠片上的一般要求。所謂特殊和超大尺寸，主要指《技術製圖 圖紙幅面和格式》(GB/T 14689-2008)中所規定的圖紙的尺寸，該標準所列圖紙尺寸涵蓋了絕大多數圖紙的尺寸範圍。對於其他尺寸紙質檔案，可按能容納下全部檔案的最小標準尺寸處理。
(2)標準主要內容
該標準主要針對特殊和超大尺寸紙質檔案數字化圖像輸出到縮微膠片上的工作，提出合理的技術要求，以解決此類檔案輸出到縮微膠片上時資訊的規範性、完整性、長期可讀性等方面的問題，主要包括縮率、分幅、數字圖像準備、編排、縮微膠片、輸出、沖洗、質量要求、存儲等方面的內容，對不同尺寸範圍的檔案原件的分幅方法作出了重點、詳細說明。
該標準的出臺，將極大地推動特殊和超大尺寸紙質檔案數字圖像縮微品輸出工作的開展，使數字檔案資訊縮微品輸出標準體系更加完善。
3.計算機輸出縮微品(COM)和計算機輸出光盤(COLD)雙套儲存數字檔案的技術規範
長期安全儲存數字檔案資訊，目前檔案界的普遍做法是利用COM或COLD技術將其存儲在縮微膠片或光盤等介質上。縮微品具有穩定性好、環境依賴性小等特點，可以實現檔案資訊的長期安全儲存。但是，縮微品也有其侷限性，例如：直接利用縮微品的用戶滿意度較低、不利於快速檢索與分析、複製品的質量會降低等。光盤存儲，由於數字資訊讀取技術和設備的高頻率淘汰性，使得許多年代久遠的數字檔案資訊無法被讀取，成爲無價值的檔案。因此，單純應用上述任何一種方式對於檔案資訊的'長期安全儲存都是不夠的。國內外研究實踐表明，COM-COLD雙套儲存模式將是數字檔案資訊安全儲存的更爲有效的方式，它將成爲今後一段時間數字檔案資訊備份策略的發展趨勢。爲此，國際標準ISO 11506特提出了計算機輸出縮微品(COM)和計算機輸出光盤(COLD)雙套儲存電子數據的模式的應用。
目前，COM技術與COLD技術在各個檔案館均有一定數量的應用，並分別出臺了檔案行業標準《數字檔案資訊輸出到縮微膠片上的技術規範》(DA/T 44-2009)和《電子檔案歸檔光盤技術要求和應用規範》(DA/T38-2008)等。但是，很少有單位對這兩種技術從工作規劃，到生產過程，再到產品儲存與應用，進行統籌管理。爲確保COM-COLD產品利用的方便快捷和檔案資訊的長期安全儲存，從檔案工作實際出發，針對數字檔案COM-COLD雙套儲存工作，制定適用於檔案行業的技術規範，以解決當前COM產品與COLD產品形式上是雙套，邏輯上並無關聯的現狀，指導數字檔案COM-COLD雙套儲存工作的開展，是必要和可行的。
爲此，我所承擔了列入2010年檔案工作行業標準制定計劃的《計算機輸出縮微品(COM)和計算機輸出光盤(COLD)雙套儲存數字檔案的技術規範》的起草工作。
(1)標準適用範圍
該標準適用於文字、圖形、圖像等形式的數字檔案輸出到黑白縮微膠片和光盤上，進行COM-COLD雙套儲存，不適用於音頻、視頻、三維圖形、動態圖像等形式的數字檔案。
與前兩個標準適用的檔案原件有所不同，該標準適用於各種以數字形式存在的檔案資訊資源，既包括傳統載體檔案數字化產生的檔案資訊，也包括電子檔案歸檔形成的檔案資訊。
(2)標準主要內容及所處階段
該標準規定了將數字檔案輸出到黑白縮微膠片和光盤上，進行COM-COLD雙套儲存的技術要求和應用規範，以保證數字檔案的長期安全儲存和有效利用。主要包括COM-COLD雙套儲存基本要求、計算機輸出縮微品(COM)相關要求、計算機輸出光盤(COLD)相關要求、COM-COLD雙套儲存的憑證性利用等方面的內容。
該標準的出臺，將引導數字檔案資訊長期安全儲存工作更加科學、有序、快速地開展，進而促進檔案安全保障能力的快速提升。目前，該標準已經過起草、徵求意見階段，進入送審階段。
數字檔案資訊縮微品輸出標準化工作任重道遠
標準化是一項綜合性工作，包括制定、發佈、實施和使用標準的系統過程，而標準則是標準化活動過程的核心要素。經過上述標準的研製及其相關研究工作的開展，我們在數字檔案資訊縮微品輸出標準化工作方面積累了一些經驗，取得了一定成果。同時，隨着研究的深入，也越發感到，我們的研究還僅僅是個開始，如果說具體標準的制定工作是一個個點，那麼，標準化工作就應稱之爲面，數字檔案資訊縮微品輸出標準化工作還有大量工作要做。
1.進一步完善標準體系
隨着科技發展，新技術、新設備、新方法將逐漸被應用於檔案資訊長期安全儲存工作中來。我們應做到標準先行，引導技術朝着更加科學、更加適合檔案管理工作的方向發展。目前，在這個領域的標準體系建設方面已經有了一定的基礎，比如，過程管理方面，質量控制方面，以及其它一些方面，都有部分標準。這些標準有檔案工作行業標準，也有國家標準。這些標準爲我們工作的開展奠定了很好的基礎，在具體工作中應該嚴格遵循。但是，僅有這些又是不夠的，我們應隨着技術的發展，對標準體系不斷完善，例如，計算機輸出彩色縮微膠片技術規範就將是我們下一步重點研究，並爭取在標準化方面有所作爲的領域。
另外，對已有技術標準，應隨着技術的發展，及時進行修訂，使其能夠真正對數字檔案資訊縮微品輸出工作起到科學規範的作用。
2.做好配套科研支撐工作
技術標準的出臺，離不開科研的支撐。紮實、嚴謹的科學研究，能夠爲標準的制定提供大量的實驗數據和分析結論，使之更具科學性、實用性。因此，標準的出臺和實施，均應以嚴謹的科學研究爲基礎。我們應積極做好配套科學研究工作，以支援數字檔案資訊縮微品輸出工作的標準化開展。
3.加強標準的宣貫工作
只有當標準在實踐中得到應用以後，標準化的作用才能體現出來。沒有標準的應用，標準化工作就失去了根本意義。
對已有技術標準，應加強宣貫工作，以使其得到更好的應用。例如，舉辦講座、做好配套實用指南及相關多媒體教材的編制工作等都是很好的宣貫途徑。標準與相關實用指南及多媒體教材配套使用，將對數字檔案資訊縮微品輸出工作的開展起到全方位指導作用。
數字檔案資訊縮微品輸出既能保持縮微影像技術在檔案儲存方面的優點，又能發揮計算機技術在檔案資訊處理與利用中的優勢，是檔案管理工作理想且謹慎的選擇。數字檔案資訊縮微品輸出的標準化工作涉及標準體系的建立與維護、配套系統化指導工作的開展、相關科學研究的支撐等諸多方面的任務，是一項任重而道遠工作。目前，數字檔案資訊縮微品輸出工作在我國檔案界已逐步開展，並受到各級領導的高度重視，正是該方面標準化工作開展的最佳時期。我們應抓住這個時機，不斷深入研究，完善其標準體系，促進標準的科學應用，爲數字檔案資訊長期安全儲存和有效利用保駕護航。