學校檔案是廣大教職工在長期教育教學工作、學校管理和學生學習等活動中形成的具有儲存價值的文字、圖表、音像等不同形式的材料。檔案不僅記載着學校的辦學歷史，而且記載着全校師生員工的德、能、勤、績。這對於我們全面貫徹黨的教育方針，深化學校內部體制改革，優化教師隊伍，提高辦學水平都具有重要的參考價值。學校檔案還是學校教育教學活動的真實記錄，它全面反映了學校最基本的職能活動，是評價學校綜合辦學水平的“視窗”，是從事教育教學活動、學校管理、教科研工作和教育督導評估必不可少的資料。因此，檔案管理是學校管理工作的一個重要組成部分。一個學校的管理水平、發展軌跡、文化積澱、辦學特色,常常可以從檔案中反映出來。下面就如何加強學校檔案的管理工作作粗淺的認識：
一、加強意識，建立機構
檔案工作首先要得到學校領導的高度重視，把檔案工作列入學校工作的議事日程，深入持久地組織好《檔案法》學習與宣傳活動。結合實際，領導帶頭學，做貫徹落實《檔案法》的帶頭人，透過學習與廣泛宣傳，使教職工能增強檔案意識，形成人人重視檔案，支援檔案並自覺地維護學校檔案工作。建立健全的管理機構和管理網絡，成立以校長爲組長、各科室負責同志參與的檔案工作領導小組，配備一名專職檔案員，學校各科（處）室都設有兼職檔案員，建立綜合檔案室，從組織上保證檔案工作的順利開展。
二、健全制度、規範管理
建立完善的檔案管理工作制度，是檔案工作逐步實現規範化管理的有力措施和可靠保證。各科（處）室做到職責明確，使歸檔有範圍，立卷有標準，借閱有規定，保密有條例，庫房管理有措施，開發利用有目標，這就在細節上保證了檔案管理的順利開展。《綜合檔案室工作職責》、《檔案人員工作職責》、《檔案庫房管理制度》、《檔案保密制度》、《檔案利用制度》、《檔案鑑定、銷燬制度》、《檔案室管理制度》等制度的制定，促使各科室人員都重視檔案工作，認真研究落實本部門的檔案工作任務，使學校檔案工作保質保量限期完成。
三、強化業務，提高能力
檔案管理工作水平的高低、質量的優劣，取決於檔案工作人員的素質。在加強政治思想教育和職業道德教育的同時，還必須要求檔案員，真正做到“業務精通，愛檔如珍，維護歷史，兢兢業業，服務現實”理念。加強檔案人員自身業務建設，一方面積極參加檔案業務培訓，學習檔案專業知識理論，另一方面建立檔案工作網絡，選拔年紀輕、懂電腦且熱愛檔案事業、默默奉獻的人擔任學校專職檔案管理員，運用現代化管理知識和先進技術設備，提高管理水平，使學校的檔案工作跟上辦公自動化步伐，爲學校教學、科研和其他工作服務。因此，加強檔案人員的業務能力培養，提高檔案工作者素質，是加速檔案科技進步，推動檔案事業發展的關鍵。
四、穩定幹部隊伍，改善工作條件
要採取切實措施，建立一支有較好的政治、業務素質的檔案幹部隊伍，並保持相對穩定。專職檔案幹部屬專業人員，與教學、科研、圖書管理人員同等對待，按有關規定，認真做好專業技術職務聘任(或任命)工作。檔案幹部中的骨幹，一般不要輕易調動。檔案部門的經費，應列入學校預算，統籌解決。學校各職能部門要對與本部門關係密切的歸檔材料、設備，從學校經費中給予支援。要爲檔案部門添置必要的設備，以便於開展工作。檔案館(室)的庫房建設，應列入學校基本建設規劃，逐步改善工作條件，維護檔案的完整與安全。
五、注重收集，加強管理
學校檔案材料是領導正確決策、研究工作、處理重大問題的依據，搞好檔案材料收集是確保檔案材料齊全完整的前提和基礎，也是直接反映本單位工作實績的有力證明。學校檔案材料收集能否齊全完整，一方面，要根據事業單位檔案管理的'要求，抓好上級單位發給本校的檔案材料的傳閱和歸檔，定期對檔案材料進行清理檢查，確保材料齊全；另一方面，強化文書管理，抓好學校活動所形成的檔案材料的收集，使“帳外”材料的作用得到充分發揮。對有請示沒有批覆或有批覆沒有請示等有聯繫的檔案材料，檔案人員應及時查詢，保證這類檔案材料的按時歸檔。利用複印的機會收集。檔案人員在複印檔案材料時，對有價值，需要歸檔的檔案材料當即留下原件，以備日後歸檔。
六、提供服務，開發利用
學校檔案資訊資源開發與利用，我們堅持按規章制度辦事，注重改善服務態度，提高服務質量，做到熱情、主動、準確、迅速。做好後勤服務工作。強化學校檔案室的服務功能，努力開發其教育功能，使檔案由過去的以藏爲主轉化爲以開發利用爲主。健全檔案的檢索工具，彙編各種能反映學校特色的有較高利用價值的編研材料，利用多媒體輔助檔案管理，使管理方法科學化、管理機構高效化、檔案工作標準化，不斷增強檔案室的綜合服務功能，讓檔案資訊資源更好地爲教育教學服務。
總之，學校檔案管理工作是學校基礎工作的重要組成部分，我們在做好檔案的收集、整理、歸檔工作的同時，又做到主動提供服務。使檔案的價值得以充分體現。檔案人員既要熟悉室藏檔案資料，注重檔案的收集質量，提高檔案的利用率，還要及時對利用的反饋資訊進行綜合性的分析、研究，找出工作中的不足，以科學的態度，把學校檔案工作做得更好，使之發揮出更大的作用。