一、 “摘要”的作用
在高校財務管理中,絕大多數高校都已經完全採用機代替手工進行管理和核算,會計憑證和賬簿也由手工製作和記錄轉向計算機操作。無論高校使用的是哪種財務覈算系統,開發商提供的電算化功能都相差無幾。爲了減少重複勞動,在財務覈算系統中一般都是隻要一次輸入會計資訊,記賬、查詢、報表均由系統提供的各種功能按鈕來完成。在高校使用的所有的財務覈算系統功能中,有一個功能是相同的,那就是,會計賬簿是由會計憑證經過財務覈算系統中的“記賬”功能按鈕自動完成的,會計賬簿的摘要直接取之於記賬憑證的摘要。在會計電算化以後,財務管理的賬務查詢和主要使用的是電腦的記錄。《會計法》也將摘要的填製作爲會計基礎工作的一項進行法定。摘要填製得完整、準確,可以爲我們的財務分析、查詢起到事半功倍的作用;摘要填寫得如何,直接到財務管理部門提供的會計賬簿的質量;摘要填寫的質量,可以反映一個單位財務管理的水平、會計基礎工作的質量、會計人員的業務素質。會計憑證和賬簿是透過摘要欄來記錄和反映經濟業務內容的,對財務管理部門自身來說,審覈人員是透過摘要來記錄所審覈的經濟業務的來龍去脈,向需要會計資訊的人員述說經濟業務的真實面貌;對財務管理部門外如上級主管部門、銀行、投資機構、註冊會計師審計、學校內部各職能部門和相關院系等來說,透過憑證和賬簿所記載的摘要來獲取經濟資訊,瞭解經濟內容並判斷經濟性質。特別是在全面實行財務覈算與管理化以後,財務管理部門與各個院系職能部門的經費及賬簿覈對是透過對賬單來進行的,對賬單是透過摘要的述說向經費使用者提供經濟資訊,反映經濟業務的來龍去脈的。拿出財務管理部門的對賬單需要讓經費使用部門人員看得明白,尤其是在高校提供了進階財務管理平臺以後,各個部門與項目經費的負責人,將會透過進階財務管理平臺直接在校園網絡上實時查詢自己部門經費與項目經費的使用情況,他們只能透過財務審覈製作的憑證摘要來獲取和了解財務管理部門提供的會計資訊。因此,爲了提供準確、完整、簡潔、明瞭的會計資訊,提高財務管理部門賬簿的質量,摘要的填制有待規範。
二、“摘要”欄填制存在的
摘要的填制需要簡明扼要地反映經濟業務的來龍去脈,使得查詢人員一目瞭然,這是會計的基礎工作。模糊不清或過於簡單的摘要會讓經費使用部門、賬務查詢人員難以理解和明白,往往會在實際工作中浪費時間和精力,還會造成查詢人員對會計覈算和財務管理質量的質疑,對財務管理部門工作質量的懷疑,對會計人員和財務管理部門來說,誰也不想遇到和看到這種現象發生。可現實工作中,我們看到的憑證摘要就是這樣,過於簡單讓人難以判斷。例如:張三老師爲教學實習基地的事情出差到山東濟南,回來之後來報銷山東旅費2356元,審覈人員製作的憑證摘要是“張三差旅”、“張三旅費”,別人看了以後只知道是張三老師出差了,到哪裏去幹什麼無從知曉。再如,鄭二老師借論文版面費1000元,審覈製作憑證的摘要是“鄭二借款”,雖然,我們知道鄭二借了1000元錢,幹什麼用不知道,在暫付款催賬時也會莫名其妙,而且,在暫付款分析時,這樣的借款不知道該歸爲哪一類;還有,馬六老師購置了一些實驗易耗品和辦公用品總計983元,審覈製作的憑證摘要是“馬六購物”……有時候,在查詢賬目時爲了一筆摘要不清的憑證,不得不花費時間和精力去翻閱原始憑證,重新審覈一遍原始單據,造成了相應的人力資源的浪費。高校規模不同,從事審覈崗位的人員數量也不同,但據統計,一般高校都有兩人及以上的審覈,規模較大的高校甚至有8到10人的審覈,而且高校經過多年的合併,會計人員來自於各個不同管理模式的高校,工作習慣、知識面、對業務的理解各不相同,高校合併後由於沒有對經濟業務的摘要進行適當的規範,同樣的經濟業務由不同的審覈填制憑證的話,摘要會填製得五花八門。例如:趙四老師購置了一批實驗用碳酸鉀等藥品3687元,對這樣的業務,有的審覈會填制摘要“趙四購物”,有的審覈會填制摘要“趙四購藥品”,有的審覈會填制摘要“趙四購實驗藥品”……不同的審覈完全憑自己的意識來填制憑證的摘要,如此種種,不勝枚舉,給財務監督、分析、管理、查詢帶來了諸多不便,財務管理部門提供的賬簿質量也大打折扣。