爲了加強對幹部人事檔案的綜合管理，逐步實現人事檔案管理工作規範化、科學化和制度化，更好地爲幹部工作服務。根據國家《檔案法》和《幹部檔案工作條例》的有關要求，特制定幹部人事檔案管理規程和工作制度。
一、幹部人事檔案管理人員崗位責任制
1、認真貫徹執行《檔案法》、《保密法》，嚴守國家祕密，維護檔案完整，確保檔案的安全;
2、按照幹部管理權限，保管好乾部人事檔案，爲國家積累檔案史料;
3、做好檔案的整理、立卷歸檔、保密和統計工作;
4、做好檔案資訊的開發利用工作，熱情、及時、準確地爲領導和各項工作提供服務;
5、調查研究幹部人事檔案工作情況，制定規章制度，搞好乾部人事檔案的業務建設和宏觀業務指導;
6、定期向檔案館(室)移交進館的檔案，負責檔案資料鑑定、銷燬等有關事宜;
7、定期對檔案庫房進行安全檢查。
二、幹部人事檔案查(借)閱制度
1、查(借)閱人員必須是中共黨員，持有《查閱幹部檔案審批表》。不得憑藉“調查證明材料介紹信”和其它聯繫工作介紹信查閱幹部人事檔案。
2、幹部人事檔案管理部門，應根據規定，確定是否提供和提借什麼材料，並對提供查閱的檔案進行登記。
3、任何人不得查閱或借閱本人及其直系親屬的人事檔案。
4、查閱人員必須嚴格遵守保密制度，不得泄密或擅自向外公佈檔案內容。違反者應視情節輕重，予以批評教育直至紀律處分。
5、查閱人員要愛護幹部人事檔案，嚴禁在檔案材料上圈畫、批註、塗改、摺疊，不得抽換、拆散檔案材料。
6、未經人事檔案管理部門同意不得複製幹部人事檔案材料，不允許把檔案內容抄在筆記本上，摘錄的材料要細緻覈對，經人事檔案管理部門簽署意見蓋公章後，方可使用。
7、幹部人事檔案一般不借出。因特殊需要，須按查(借)閱幹部人事檔案的審批手續辦理，並填寫《幹部檔案借閱審批表》。借出的檔案要妥善保管，不得交無關人員翻閱，不得轉借，不得複製，限期歸還。
三、幹部人事檔案材料收集補充制度
1、按照中組部《幹部人事檔案收集歸檔規定》，經常透過有關部門收集幹部職務任免、調動交流、考察考覈、培訓、獎懲等工作中新形成的反映幹部德、能、勤、績的材料，以及學歷變化、職稱、工資晉升等形成的所有需要入檔的有關材料，及時充實檔案內容。
2、收集的幹部人事檔案材料必須是組織上形成的，或者是組織上審定認可的材料，並加蓋有關部門公章或簽名，未經組織同意，個人提供的材料不得收集。
3、凡新參加工作的國家幹部、地方新安置的部隊轉業幹部，都應填寫“幹部履歷表”，審覈後，補充進幹部人事檔案。
4、幹部人事檔案材料的形成部門，在材料形成後的一個月內，將材料主動送交主管幹部人事檔案的部門歸檔。
5、檔案管理人員要掌握形成幹部人事檔案材料的資訊，並及時、主動地向有關部門索要應歸檔材料。發現送交的歸檔材料不符合歸檔要求時，要及時通知形成檔案材料的部門補送材料或補辦手續，形成材料的部門親按規定認真辦理。
6、認真辦理幹部人事檔案材料收集登記和交接手續。
四、幹部人事檔案材料鑑別歸檔制度
1、對收集的幹部人事檔案材料必須根據中組部的有關規定進行認真鑑別，不屬歸檔的材料不得擅自歸檔。
2、歸檔的'材料必須真實、完整、文字清楚，對象明確，手續完備。
3、不屬歸檔範圍的材料，可區分情況，予以處理。凡銷燬材料，必須詳細登記，並報主管負責人審查批准後方可銷燬。
4、幹部人事檔案材料必須是鉛印、膠印、油印或用藍黑墨水、碳素墨水、墨汁書寫。凡圓珠筆、鉛筆、紅墨水書寫的材料，責其按要求書寫改正後方可歸檔。
5、歸入的幹部人事檔案材料均應按照《幹部檔案整理工作細則》進行整理立卷。
五、幹部人事檔案轉遞制度
1、轉遞幹部人事檔案或材料必須做到及時、準確、安全。
2、轉出的檔案必須完整齊全，並按規定經過認真的整理裝訂，不得扣留材料或分批轉出。
3、幹部人事檔案應透過機要交通轉遞或派專人送取，不準郵寄或交幹部本人自帶。
4、轉遞檔案必須填寫“幹部人事檔案轉遞通知單”一式三聯，並辦理有關登記手續。
5、接受單位收到檔案後，應認真核對，並在“幹部人事檔案轉遞通知單”的回執聯上簽名蓋章，立即退回。逾期一個月未退回，轉出單位要查詢，以防丟失。
6、幹部人事檔案應隨着幹部的工作調動或職務的變動及時轉遞，避免人檔分離。
7、凡是轉出的幹部人事檔案或材料均應嚴密包封，並加蓋機密章。
六、幹部人事檔案檢查覈對制度
1、幹部人事檔案管理部門對所管理的檔案要定期地進行檢查覈對，一般每半年覈對一次，發現問題，及時解決。
2、凡提供利用的幹部人事檔案，在收回時，要嚴格檢查，經覈對無誤後，方可入庫。
3、整理好的幹部人事檔案入庫前，要逐人、逐卷、逐份、逐頁進行檢查覈對，發現差錯，及時糾正。
4、轉出和接受幹部人事檔案時，應將材料與目錄檢查覈對一遍，防止張冠李戴或缺少材料。
5、凡收集的幹部人事檔案材料，應檢查是否屬於歸檔材料，是否完整齊全，是否符合歸檔要求，是否手續完備。
6、輸入計算機的幹部人事資訊須與幹部人事檔案覈對無誤後方可使用。
七、幹部人事檔案保管保密制度
1、嚴格按照《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國保守祕密法》的要求，做好乾部人事檔案的保管保密工作。
2、幹部人事檔案管理部門，應設立專用檔案庫房(室)，配置鐵質檔案櫃，妥善保管幹部人事檔案。
3、幹部人事檔案庫房(室)必須備有防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫等設施。安全措施應經常檢查，保持庫房的清潔和適宜的溫、溼度。
4、幹部人事檔案庫房(室)和檔案櫃，應明確專人管理。管理人員工作變動時，必須嚴格辦理好交接手續。
5、非管理及無關人員一律不得進入檔案庫房(室)。
6、嚴禁用電話、電報索取或提供有關幹部的全面材料和涉及幹部政治問題或其它重要問題的材料。
7、檔案工作人員不得向無關人員談論泄露有關幹部人事檔案的內容。離職後要嚴守有關保密規定。
8、嚴禁任何人攜帶幹部人事檔案材料進入公共場所和娛樂場所。
9、在工作中形成的各種草稿、廢紙等，不得亂扔、亂拋，一律按保密紙處理或銷燬。
八、送交幹部人事檔案材料制度
1、幹部人事檔案材料的形成部門，應在材料形成的一個月內，主動送交幹部人事檔案管理部門歸檔。
2、任何組織與個人，不得以任何理由積壓、滯留應歸檔的材料。
3、幹部人事檔案管理部門，應與各有關部門建立聯繫制度，保持收集材料的渠道暢通。
4、幹部人事檔案管理部門，對未能按時遞交檔案材料的部門，應主動與有關部門聯繫，進行督促。
5、發現遞交歸檔的材料，不符合歸檔要求的，及時通知有關部門補送或補辦手續。
九、幾類特殊人員檔案管理要求
1、對辭職、辭退人員檔案管理部門要及時通知本人，經個人同意，其人事檔案轉入當地人力資源市場代理，費用自理。
2、因各種原因產生的無頭檔案，應認真查轉，對確屬查不到下落的檔案，單獨登記、造冊管理，以備來人查對。
3、原爲“無頭檔案”，後又查到下落並確實無誤的要及時按正常程序歸檔，以備提供利用。
4、對退休人員檔案單獨造冊登記管理，及時將《退休人員審批登記表裝》檔並裝訂完整。
5、對死亡人員檔案內容材料建立目錄，整理裝訂，每兩年向檔案館移交一次。