項目管理作爲一門新興學科從誕生到現在已經半個多世紀了,目前已被廣泛應用於各行各業。企業的競爭力很大程度上決定於項目管理。項目經理作爲項目領導者起着關鍵的作用。
簡而言之,項目經理的職責是組織和領導項目團隊在限定的時間內利用有限的資源完成符合質量規範的一項任務,具體包括了計劃、組織、指揮、協調、控制和評價,以實現項目的目標。
對於一些複雜的項目,項目經理不僅需要具備非常豐富的專業知識、財務知識,更需具備全面的人力資源管理的素養。目前國內外對項目管理中如範圍管理、進度管理、成本管理和質量管理等方面已有相當系統的研究,
而對項目人力資源管理方面,尤其是項目經理的領導力方面的論著不多。本文着重討論項目經理所需具備的領導力素質,及其領導風格如何影響項目團隊及項目的執行。企業可以透過評估項目經理的領導力素質,
選拔合格的項目經理,同時透過培訓的手段培養潛在的項目經理人選,是有積極意義的。
1 項目經理的領導力素養
項目經理作爲項目團隊的關鍵人物,其作用和地位的重要性是肯定的,對項目成員和整個項目成敗的影響力也是勿容置疑的。項目經理是一個非常難當的角色。
首先,一些相對複雜的項目往往是跨專業、跨部門,有時也是跨地區的,需要項目經理具備非常豐富的專業知識,來計劃、組織、控制、協調項目組的工作。但往往項目經理不是也不可能是每個領域的專家。
其次,項目成員多是從職能部門臨時抽調來完成一個特定的項目的,人員背景、資歷各不相同,這大大增加了項目經理管理的難度。
由此可見,項目經理作爲項目的領導人決定其成功管理的關鍵不僅僅在於他掌握了多少的專業知識或是多少的資源,而更在於其領導力水平的高低,在於他如何組織一個高效的、穩定和諧的項目團隊,爲項目的成功提供保障。
項目經理的領導力素養概括來說可以分爲四類,即:認識自我的能力、認識環境的能力、自我管理的能力及影響他人的能力。我們可以把它們集合成一個簡單的模型。
認識自我的能力是基礎,有了較高的認識自我的能力才能培養自我管理的能力和認識環境的能力,才能最終達到影響他人,即項目團隊成員的目的。
下面詳細描述四類領導力的特點和表現方式。
1.1認識自我的能力
(1)認識自我的情緒。項目經理在整個項目執行過程中在進度、成本、質量等方面不斷受到來自內部員工、主管和外部客戶的挑戰,可以說一直處於壓力之下。這時,項目經理需要非常清醒地認識到自己的情緒狀態,從而更好地管理好他們情緒。
認識自我情緒的能力大致可分爲以下幾個級別:
①忘了自己的感覺,有時爲自己對他人的行爲感到驚訝;
②能注意到自己情緒的發生、情緒的狀態,尤其在強烈的情感,如憤怒、恐懼、失望等;
③知道爲什麼會產生情緒,理解產生情緒的原因,尤其是瞭解產生強烈情緒的導火線;④理解這些情緒對本人及他人產生的影響和結果,並能夠預料到。
級別1至4表現了對自我情緒認識由淺而深的過程。
(2)自信心。是指充分相信個人完成一項任務的能力。它也可以分爲幾個級別:
①經常猶豫不定,表現出焦慮情緒,無條件服從權威人物;項目經理博客
②在一般環境下可以自信地表達自己,能夠獨立地工作;
③相信個人的能力,勇於打破規則去爭取積極的成果,在必要的時候清楚地闡明自己的觀點;
④能夠表達對他人的不同意見,在合適的場合下勇於挑戰權威;
⑤能夠自信地邀請他人挑戰和批評自己的工作方法,歡迎他人建設性的批評。級別1至5表現了自信心由低而高的程度。項目管理培訓
(3)分析性思考。是指透過分解問題至可操作的具體步驟來理解一種狀態或一個問題能力。項目經理經常會遇到複雜的情況或問題,這時便需要採用邏輯的、系統的方法去獲取資訊,
分析表面問題下隱藏的一些暗示等。其能力的高低也可以分爲幾個級別:項目經理圈子
①能感知問題,卻不能把問題分解成幾個部分從而找到最好的辦法;
②能把問題分解成幾部分,但不能感知問題的重要性和優先程度;
③能分解問題,感知簡單的因果關係,或識別各方案的優缺點,能從問題的重要性程度決定他們的優先順序;
④可以把複雜問題分解成小的子任務,能夠識別複雜的因果關係,分析不同子任務的內在聯繫,預計可能的困難並提前想到下一步計劃;
⑤採用不同的方法把複雜問題細化成子任務,用多種分析方法得出多個方案,權衡每個方案的價值,選出最優方案。
(4)概念性思維。是指運用創新的、歸納性或概念性推理的方法識別多個事件或任務的模式或內在聯繫的能力。
其能力的高低可以分爲幾個級別:
①不能用以往的經驗來聯繫當前情況並識別兩者的明顯關聯或相似性;
②可以採用簡單的原則、直覺和過去的經驗來識別問題;
③能注意到當前情況相似於過去的一種情況,識別其相似性;
④透過編輯關鍵數據資訊把複雜情況表述成清楚的、簡單易解的情況;⑤在不相關聯領域的複雜的資訊中發明創造一種新的方法或概念來識別有價值的內在聯繫。
透過以上四個方面對自我認識能力的闡述之後,可以看到,自我認識不是件簡單的工作,它體現了自我認識的能力,每個人的能力高低不同。其中級別高低的設定也爲項目經理們提供了自我評估的工具及個人努力的方向,是非常有用的工具。
1.2自我管理的能力
項目經理在具備了一定程度的認識自我的能力之後,接下來是要提高自我管理的能力,相較認識自我只是一種理解認知而言,自我管理則是一種行爲、一種行動,它所產生的後果會直接作用在團隊成員身上,會對項目的執行效率和質量產生直接的影響。自我管理大致包括:
(1)自我控制。是指保持對破壞性的情緒和刺激的控制。它可以避免因一時衝動導致不合適的行爲,進而破壞團隊成員的關係,阻礙項目的順利開展。學會自我控制是成爲一名優秀的項目經理的必備素質。
從程度來分也可分爲如下幾個級別:
①失去控制,當受到外部刺激時,不計後果衝動的情感爆發只會使事情變得更糟;
②表現出剋制,能控制自己的情緒與感情,抵制不合宜的衝動;
③冷靜地反應,儘管受到刺激,感情激動,仍可以冷靜地做出考慮周到的反應;
④讓他人冷靜,儘管自己也激動,當他人情緒高漲時仍可以勸導他人冷靜。
(2)主動性。是指一種行爲偏好,具備主動性的經理人往往提前考慮到所需採取的措施:
①等待被告知,在行動前會等待不必要的指令,不能發現和掌握機遇;
②馬上行動,認識到眼前的形勢,立即採取措施克服困難;
③在危急中迅速決斷地採取行動;
④提前一段時間,預料一些不太明顯的情況,來創造機會或避免問題;
⑤提前很長時間,採取長期性的措施來創造機會或避免問題。
(3)資訊的獲取。它是指在周圍環境中發現或搜尋一些相關人或事方面的資訊。資訊的獲取是項目經理收集反饋、調整計劃、協調項目成員間關係的先決條件,
作爲項目經理不應該坐等資訊,而應該主動去獲取,如透過定期不定期的與團隊成員之間的交流,建立一個穩定的獲取可靠、充分的資訊的系統,並且過濾出對項目有影響的資訊,採取針對性的措施。
項目經理獲取資訊的能力也有高低不同,如下列出不同層次的能力:
①只能被動地收到有限的資訊;項目管理培訓
②向直接或間接參與項目的人員詢問遇到的困難;
③在詢問時總是挖掘並試圖找到問題發生的原因,與有經驗的非直接參與人員商討;
④在有限時間內,透過各種可利用的資源,如項目成員的經驗、報紙、雜誌、網絡或競爭對手等途徑獲取最有價值的資訊;
⑤建立個人獲取資訊的系統和方法去獲取穩定的、持續性的資訊,如安排定期正式的與關鍵團隊成員的會議,不定期地走近團隊成員,參與他們的技術討論等。項目管理論壇
(4)創新。是指透過嘗試一些新事物來改進個人和團隊的表現。由於每個項目通常都不一樣,我們在參考以往經驗的同時必須嘗試一些新的方法、措施,一成不變的照搬是不可行的。
項目經理可以利用自己的團隊成員的經驗,用創新性的思路去嘗試新的方法和措施。
1.3認識環境的能力
認識環境的能力就其本質而言是對其所處的工作、生活環境的一種認識、理解能力。與自我認識類似,較自我認識更進一層,提高解讀周圍環境的能力對於項目經理而言是必不可少的一門技能。可以從幾方面來注意:
(1)以客戶爲導向。它是指理解客戶的需求,始終把尋求達到或超越客戶期望作爲工作的目標。項目經理在理解客戶需求時應從大處着眼,要看得遠,要符合公司發展的遠景,這樣才能預期客戶將來的需求,
達到或超越客戶期望的目標,並建立與客戶間的長遠的合作伙伴關係,贏得客戶的信任和尊重。可分爲如下幾個層次:
①不承擔責任滿足客戶需求,不願向客戶做出承諾,有時把事情推給他人,經常說的一句話“我會盡力的,但不保證……”。作爲項目經理一定要避免類似的情況發生;
②能夠向客戶提供迅捷的服務,承擔責任,解決客戶的問題;項目經理博客
③能夠主動尋求客戶的反饋來改進服務的質量;
④採用不同的方法透過不同的途徑來了解和理解客戶潛在的需求,提供客戶超出期望值的服務;
⑤提前預期客戶將來的需求,建立基於相互尊重的合作關係,向客戶提供建設性地建議並贏得客戶的信任,有時爲了長遠的合作關係犧牲自己短期的利益。
(2)感情移入。是指願意並且能夠理解他人感受的能力。具備這種能力,會大大加強項目經理影響和領導團隊成員,同時更多地瞭解客戶的需求和關注。可以把它分成7個層次來理解:
①不能感知到或理解他人的感受;
②給予時間傾聽他人說話;
③用肢體語言表明自己在認真傾聽,並讓對方感覺到;項目管理論壇
④在傾聽時能夠發現對方的肢體語言,理解對方的情緒以及關心的問題;
⑤交談時欣賞對方不同的觀點,並且提出問題找出引起不同觀點的原因;
⑥仔細傾聽他人的觀點,並且能夠理解其背後的暗示;項目經理圈子
⑦理解他人潛在的情緒、動機和關心的問題。
(3)認識組織。是指了解並利用組織內部的權利關係來更好地工作。項目經理對組織理解的程度與其工作年限、經驗有關,也與項目經理本人平時的觀察、瞭解有關,更與其學習分析有關。
如下由淺而深地分析了不同的層次:
①只利用官方的組織結構渠道來工作;
②在需要時可以用非官方的渠道做事情,知道如何在組織內找到可以提供幫助的人;項目經理博客
③理解企業文化,瞭解組織內有代表性的做事方法;
④理解組織內不同的利益團體及其做事方法,用最適當的辦法做好事情;
⑤瞭解潛規則,掌握影響組織的多方面的影響力,如當前的、歷史的、社會的、經濟的和政治的影響力。
1.4影響他人的能力
前三個章節討論了認識自我、自我管理和認識環境,其中自我認識和認識環境屬於理解力的範疇,自我管理是基於認識自我與環境後而付諸的行動。本章節討論的影響他人也是一種行動,與前三者密切相關。
影響他人的能力是項目經理作爲項目領導人必須具備的一種素質,它是調動團隊成員積極性、培養有潛質的接班人,創造高效、和諧團隊的保障。從具體表現方面來看,有以下幾類:
(1)以員工發展爲導向。主要指關心團隊成員個人的發展、個人工作積極性和學習情況。項目經理若堅持以員工爲導向的模式工作,將極大地激發成員的積極性,提高員工技能,團隊工作效率提高,保證項目的順利完成。轉自
長遠來說,可爲企業培養更多潛在的接班人,項目經理本人也有機會獲得更好的提升機會。 可分爲如下幾個層次:
①忽略他人,對他人做錯事時一味進行批評,更願意自己把事情做了,而不是給與他人機會去嘗試;
②鼓勵員工參與制訂個人發展計劃,解釋個人發展對公司的價值並公開強調其重要性,對取得進步的員工進行表揚,積極參與和支援發展計劃;文章
③給予反饋,用成功的案例指導他人如何更好地工作,提供學習實踐的機會,然後給出建設性的反饋;
④提供發展機會,製造並使用個人發展機會來培養人才,幫助發展他們的潛力;
⑤相信他們會取得成功,授權給員工並信任他們承擔責任,包括從失敗中學習,願意承擔一定的可控的風險來鼓勵他們的創造性。
(2)影響力。是指正面說服、激勵他人,使之信服並向組織目標努力工作的能力。項目經理在運作項目過程中會遇到許多不能預見的挑戰,在一定程度上會動搖項目成員取得最後成功的信心。
這種信心的動搖會導致成員情緒的波動,工作效率的降低,有時主動退出項目團隊。項目經理須具備非常強的說服力和引導力,激勵員工面對困難,樹立迎接挑戰的決心,同時樹立公司美好的前景。項目經理圈子
項目經理的個人魅力可以加強其影響力。可以分爲如下幾個層次來理解:
①只依賴於職位的權利,如懲罰、獎金、崗位提升機會來說服成員繼續努力工作;
②採用積極的思考方法來分析各類資訊,如具體案例的數據、圖表和邏輯性的辯論來說服他人;
③用他人聽得明白的符合其利益的方法來交談並取得他們的支援;
④能預計積極影響他人和團隊的結果,有時用生動活潑的語言或行爲來加深對他人印象;
⑤多層次地說服他人取得支援,如藉助第三方或專家來說服他人做事。
(3)求變能力。是指項目經理激勵和警示團隊適應變化需求,更好地完成工作的能力。項目經理在碰到一些無法預計的難題時,原先的法規、流程無法解決時,需要果斷地打破現狀來滿足需求。它可以分爲五個層次來理解:
①項目經理不能感知組織中變化的需求;
②能夠公開描述變化的需求,但不能給出特定的細節;
③儘管不能描述變化應該是怎樣的,但能夠公開闡述某一方面變化的需求;
④可透過簡化、修改或重新定義原先的規則,來清晰地定義變化後的景象,並傳遞資訊給受變化影響的人員,確保實施行動的發生;
⑤透過比較變化後的理想狀態來公開挑戰現狀,增加危機感來促進和加強變化的發生,如向組織中落伍的人員施壓來保證變化的實施。
2 結語
領導力的四個方面:認識自我的能力、自我管理的能力、認識環境的能力和影響環境的能力,每一方面展開成多種具體的表現形式。
項目經理的專業技能是和學歷背景、工作經驗直接相關的,毫無疑問是項目管理的要素,但是更多的柔性的管理技能是幫助項目經理取得成功的關鍵。
本文所介紹的四大類領導力是項目經理在日常工作中透過觀察、學習、思考和實踐得以培養的,這就爲企業和個人帶來了積極的意義:
①建立一個科學的項目經理領導力評估系統。每一類型的能力基本上分爲四至五個級別,透過三重評估,
即項目經理個人評估、項目成員對項目經理的評估和主管對項目經理的評估,進行綜合評估,如結果有大的分歧,以項目成員的評估爲主要依據;
②項目經理透過評估,瞭解本人的技能水平和差距,爲將來的發展提供了明確的方向;
③企業透過對項目經理或有潛力的員工的評估,挑選最勝任的項目經理或培養出更優秀的項目經理和其他管理者;
④此外,企業由此可以創造良好的人才培養的環境,建立一個高效的、和諧和穩定的團隊,符合企業的長遠利益。
