隨着計算機技術在各個領域的廣泛應用，傳統的工作方式發生了根本性的改變，辦公現代化已經進入了各個行業。會計工作也從繁瑣的手工記賬和珠算時代進入了電算化時代，這是一次革命性的變化。會計電算化的實現，使得會計工作變得省時省力，數據處理實現了自動化，提高了數據處理的及時性和準確性。會計電算化在給我們帶來方便的同時，也對會計從業人員提出了一些更高的要求，從業人員不僅要熟練財務工作，還要掌握計算機硬件和軟件知識，並做到熟練操作，這樣會計電算化的優勢才能得以充分發揮。
一、會計電算化的優越性
會計電算化是以計算機爲主的電子技術和資訊技術應用到會計實務中的簡稱。會計電算化的顯著特點是能夠自動、高效、精確地進行數據處理，與傳統的手工記賬方式相比，其準確性、高效性和便利性方面都有質的飛躍。隨着電子資訊技術的飛速發展，依靠計算機強大的資訊記錄功能和數據處理功能，會計電算化已成爲整個資訊管理系統的一個重要組成部分。
會計覈算工作數據量大，門類繁雜，時間性較強，對準確性要求很高。傳統的手工記賬和珠算時代，手工記賬速度緩慢，效率低下，易出差錯，數據彙總和報表形成都要經過大量而細緻的工作才能完成，一個地方出錯，就要查找修改好多地方，會計人員常常爲此焦頭爛額。會計電算化的實現，情況則大不相同，其高速度、高效率和高容量的特點，在數據的記錄、彙總、查詢和報表形成與分析等方面，表現出了與手工記賬方式無法比擬的高效率和精確性；並且可以及時獲取有關數據，大大提高會計數據處理的時效性，既提高了覈算質量、又減輕了會計人員的勞動強度。
在手工會計時代，會計檔案有原始憑證、記賬憑證、日記賬、明細賬、總賬以及報表等。記賬、查賬、製作報表、裝訂賬冊等等，均耗費了大量的時間和精力，速度又慢效率又低。尤其到了年底，既要完成年終結賬工作，又要配合上級部門的各項檢查，忙亂程度衆所皆知。會計電算化的應用，將會計工作從繁雜的勞動中解放了出來，查詢速度快、數據關係計算自動化、處理賬目快速可靠的特點是手工記賬無法比擬的。
會計電算化的應用，對於促進會計覈算手段的變革，提高會計覈算工作效率，實現會計覈算工作的標準統一，提高經營管理水平，推動會計工作方法和觀念的更新，促進會計職能的進一步發揮，提高對經濟活動的監管水平都具有十分重要的作用。
會計電算化不能只侷限於單純財務軟件的應用，還要及時應用行業其他專用軟件，如人事管理軟件和部門統計軟件等，從各個環節共同提升工作效率，最大限度地發揮現代化辦公設備的優越性。如在縣種子經營管理站，每年春季要開展種子銷售工作，以往的手工開票，填寫品種名稱、查閱價格、計算金額等工作均需要付出大量繁重的勞動，加之高峯期顧客較多，出錯現象時有發生，造成了一些不必要的麻煩。由於數據量較大，不能及時彙總銷售情況，影響了種子的及時調運。銷售結束後要把大量的票據進行人工分類彙總，其工作量是可想而知。後來應用了一款種子銷售專用軟件，工作效率顯著提高，並且避免了手工開票時常發生的失誤。各類品種的銷售情況和庫存情況一目瞭然，能及時提供詳細資訊，便於種子的及時調用。分類彙總也只是輕點鼠標而已，極大地減輕了銷售人員和會計人員的工作量，起到了事半功倍的`效果。
在會計工作中，職工資訊出現錯誤的現象時有發生，如姓名和出生資訊等，由於相關工作人員的疏忽常發生一些錯誤，給會計人員和職工本人都帶來了一些麻煩。以姓名爲例，像“李生宏”這個名字，寫成“李生紅”、“李生洪”的現象較爲常見，致使在職工人事資訊登記和財務資訊登記時常發生混亂，會計人員和職工奔波於公安部門和人事部門進行修改。出生日期的錯誤在職工退休時也是如此，無疑會加大會計人員的工作量，影響到其他工作的進行。如果應用人事管理軟件，並採用身份證讀卡器來輸入職工身份資訊，建立健全人事管理檔案，就會避免此類問題的發生，不僅有利於財務工作，同樣有利於人事管理工作。
二、會計電算化的應用現狀
由於青海是中國西部欠發達地區，經濟勢力和科技水平相對落後，所以會計電算化的應用也比較滯後。就湟中縣農業系統而言，局屬財務科在近幾年才實現了會計人員一人一機，配備了專業的財務軟件，配備了專職計算機維護人員，會計電算化在逐步推進。下屬各事業單位的情況就不一樣了，大多是所有會計人員共用一臺計算機，也未配備專業的財務軟件，侷限於常規Office軟件的應用，使用專業財務軟件和其他行業專用軟件的也只有個別單位而已。隨着中國社會的快速發展和國家對農業的大力扶持，農業系統實施的項目逐年增加，無論是專業方面，還是財務方面，工作量加大很多，但是工作人員數量卻在逐年下降，並且大多都是中年人，工作難度和工作量都較大，所以儘快提高工作效率是擺在我們面前的重要課題。應用會計電算化，實現辦公自動化，改善辦公環境和工作條件是大家共同關心的問題。
三、會計電算化應用中常見的問題
會計電算化工作中的關鍵因素是軟硬件設施和會計人員，良好的硬件環境和軟件環境是會計電算化的基礎。硬件環境已是十分成熟的產品，其可靠性和安全性都勿庸質疑。軟件環境是會計電算化的關鍵環節，財務軟件是核心。哪個環節出現問題，都會影響我們的工作，在實際工作中以下是一些比較常見的問題。
在一般情況下，相當一部分會計人員雖然接受過計算機基本知識的培訓學習，但對計算機的應用和維護知識還是知之甚少，所以在平時的工作中疏忽了對數據資料的及時備份，一旦計算機出現故障，所記賬目便難以恢復，給工作造成極大的損失。有時雖然用U盤做了備份，但U盤的性能不是那麼可靠，依然存在着隱患。採用優質的移動硬盤則會可靠得多。財務軟件的安裝方面，重要的財務軟件和其他應用軟件必須要安裝在除C盤以外的其他分區才爲可靠，以免所有資料丟失。計算機聯網後病毒就會不斷侵入，輕則使計算機速度變慢，重則使其系統癱瘓，要引起足夠的重視才行。其他移動存儲設備也是傳播病毒的途徑，同樣要引起我們的重視。對於財務軟件的深入學習同樣重要，由於種種原因，會計人員只是簡單地學習了財務軟件的基本知識，操作時不夠熟練，時不時還要請軟件售後服務人員幫助，邊摸索邊應用，發揮不出電算化的高效率。
四、提高會計人員綜合素質是會計電算化的根本保障
會計電算化是一項綜合性的工作，會計人員不僅要熟悉財務工作，還要熟練掌握計算機的基本操作和維護工作，這樣才能保證電算化工作在安全可靠的環境中執行。會計人員一方面要認真學習掌握財務軟件的應用技能，做到熟練操作；另一方面還要學習計算機的相關知識，熟練掌握系統維護、軟件安裝、病毒防治和資料備份等技能，保證設備持續正常執行，使工作能夠順利開展。由於會計電算化工作起步較晚，對於已經步入中年的會計人員來說，現在學習計算機知識的確有些困難，計算機行業是一個新生的行業，專業性較強，並不是一朝一夕就能夠學習掌握的。因此，在有條件的部門，應該配備軟硬件技術都過硬的專職或兼職的計算機維護人員，一方面可以及時維護設備，使其時時處於正常執行狀態。另一方面可以指導其他人員學習計算機知識，不斷提高他們的應用水平，從而提高職工的綜合業務能力，順利完成各項工作任務。爲了搞好財務工作，建議各級領導加強對現有會計人員的學習培訓，定期或不定期安排會計人員進修專業財務軟件和計算機綜合技能知識，不斷提高他們的綜合業務素質，以適應當今資訊時代工作的需要。