隨着醫療衛生事業改革的不斷深化,提高醫院會計資訊化水平,對減輕醫院財務人員的勞動強度、提高財務工作效率以及實現會計資訊共享、加強醫院內部會計控制等具有積極的意義。本文就當前醫院會計資訊化存在的問題及應對策略進行分析論證。
會計資訊化是採用現代資訊技術,對傳統的會計模型進行重整,並在重整的現代會計基礎上,建立資訊技術與會計學科高度融合的、充分開放的現代會計資訊系統。這種會計資訊系統將全面運用現代資訊技術,透過網絡系統,使業務處理高度自動化,資訊高度共享,能夠主動和實時報告會計資訊。它不僅僅是資訊技術運用於會計上的變革,更代表一種與現代資訊技術環境相適應的新的會計思想。
根據國家財政部的規劃,到2010年我國將力爭80%以上的基層單位實現會計電算化。現階段,我國大中城市的醫院,基本實現了會計電算化,使廣大會計人員從以往繁忙的日常工作中解放出來,大大減輕了會計人員的工作壓力,提高了工作效率,提升了工作質量,爲實現會計資訊化打下紮實的基礎。但由於會計資訊化是一門新興學科,起步晚,應用時間短,加上每所醫院所處的地域不同,會計人員的資訊化業務水平不同,使得各醫院在會計資訊化過程中出現參差不齊的狀況。
一、當前部分醫院會計資訊化存在的問題
(一)部分醫院對會計資訊化工作重視程度不夠
目前在許多醫院的領導層中,普遍存在着對財務工作重視不夠的現狀,他們將主要精力和財力向一線部門臨牀和醫技科室傾斜,認爲財務部門只是醫院的輔助科室,是爲一線科室服務的部門。在領導層中,普遍存在着一種“重硬輕軟”的思想,重視對醫院醫療硬件的投資而忽視對軟件的投入,有些單位爲了節省開支,只爲財務部門購買了簡單的總賬和報表模組,使會計資訊化只起到了簡單的記賬和算賬的作用,而會計資訊化具有的財務管理、財務分析、財務決策等一系列功能則無法發揮出來。事實上,實現會計資訊化不僅僅是記賬技術的革命,而且對於會計學科本身也是一次大的革命,它可以把會計人員從繁瑣的記賬、算賬、報賬的苦海中解放出來,也可以使他們能夠將更多的時間、精力用於資金管理、資金分析、資金測評、內部會計控制中,進一步深化會計職能。
(二)既懂計算機又懂會計的複合型人才數量不足,結構不盡合理
一個單位,要將會計資訊化執行好,使其發揮最大的功效,不僅要有一套較好的、較系統的財務軟件,更重要的是需要有專業化的複合型人才,需要專業化的系統分析人員、系統維護人員、系統操作人員。而現在在大多數醫院的會計人員,均是從原先從事手工操作的會計人員過渡而來的,他們的電腦知識普遍比較貧乏,雖然在會計資訊化過程中,他們已經接受了電算會計的等級培訓,但與實際操作過程中的業務水平要求還有一定的差距,這主要表現爲既懂計算機會計軟件使用,又熟悉財務會計覈算業務的人才缺乏。在使用會計軟件的初期,他們在軟件公司專業人員的指導下,僅僅掌握了簡單的憑證錄入工作,在工作中缺少創新,一旦計算機硬件或軟件出現異常,往往是束手無策,要等到軟件公司的專業人員來進行維護後才能開展工作,大大降低了工作效率,增加了工作成本。在後續教育培訓中,涉及到計算機與會計結合運用、會計軟件操作的課程又很少,使得他們的會計資訊化水平在短時間內很難提高。
(三)會計資訊孤島現象較爲嚴重
由於對會計資訊化工作重視程度不夠,缺乏將會計軟件納入資訊系統的一體化規劃,財務軟件與視窗收費軟件、物資管理軟件、醫療保險軟件的系統平臺各異,數據不能共享,會計資訊系統成了資訊孤島。由於基層的數據不能上傳、不能共享和交換,致使各種基層數據在財務覈算系統中不能得到及時、充分的體現,給財務覈算工作增加了難度。
另外,個別醫院在會計資訊化初始階段,在財務軟件系統進行初始化時,沿用了以前的醫院會計制度,並按老會計制度來設定會計科目,使得部分會計科目有總額而無明細。如固定資產、藥品及耗材等的管理,按以前的《醫院財務制度》規定,固定資產的明細賬由設備科管理,藥品的明細賬由藥房管理,而財務只管總賬。因此,他們在進行會計電算初始化時,就沒有啓用固定資產管理模組和商品購銷存模組,缺少對具體明細實物的管理,許多資產的異動(如報廢、劃撥、捐贈)不能及時上報到財務,財務不能及時對異動資產進行賬務處理,天長日久,就出現了財務總賬和資產明細賬嚴重不符的現象。
如此,使單位浪費了大量的人力、物力,資訊化在會計工作中沒有充分發揮其應有的作用。
(四)個別醫院使用的財務軟件不符合會計軟件功能規範
現行的財務軟件雖然具有操作員權限限制功能,但由於缺乏安全意識,加上財務分工不夠細緻,往往在同一操作限制條件下設定多個操作人員,透過轉換操作員姓名來進行不同的會計業務操作;有的單位甚至沒有進行操作員權限限制設定,操作員可以相互操作對方的科目,從而使得權限管理形同虛設。另外,各模組之間缺乏牽制,即使“總賬”和“明細賬”不符,也依然可以報出財務報表,這樣輕則造成財務資訊錯弊,重則造成違反財經法規現象的發生,給醫院經濟管理帶來了隱患。
(五)會計資訊化管理制度不健全
目前,不少醫院沒有嚴密的'會計資訊化管理制度或有章不循,使得會計資訊系統不能正常執行,在管理上也出現了一些新的問題,而網上泄密和網上駭客的惡意攻擊是面臨的首要問題;同時,由於會計基礎工作薄弱,建立在此基礎上的資訊化管理也出現一些問題,導致手工與計算機並行時間過長,增加了會計人員的工作量。
二、加強醫院會計資訊化發展的對策
(一)提高醫院資訊化的財務業務一體化水平
針對當前部分醫院存在會計資訊系統與其它管理資訊系統不能交換和共享的現狀,可以從三個方面着手解決。第一,在現有的基礎上採用廣義平臺化的開發方式——開發軟件對接平臺,將現有各軟件系統進行數據資訊對接使其各項數據資訊能夠共享、傳遞;第二,引進一套成熟的通用軟件,將財務管理、物資管理、醫療保險等統一納入一個財務軟件;第三,委託實力雄厚的軟件公司結合醫院的資訊化管理實際要求進行個性化設計,進行會計軟件定點開發。這樣逐步建立以會計資訊化爲核心的單位資訊管理系統,做到單位內部資訊資源共享,充分發揮會計資訊化在單位經濟管理中的作用。
(二)加強對財務人員的培訓和人才引進
就目前情況看,完全透過正規化教育來滿足會計資訊化對各類專業人才的需求是不現實的,但對財務人員的培訓和人才引進可以分兩個階段進行。一是對現有會計人員積極開展職業培訓。在條件許可的情況下,對單位主要會計崗位的電算會計人員進行脫產的、較長時間的培訓,使其系統地掌握計算機知識,成爲會計資訊化系統的使用維護人員。對其他崗位的所有會計人員、視窗收費人員以及物資管理人員進行短期培訓,使他們能初步掌握會計資訊化知識,成爲熟練的會計資訊化操作人員。二是加強對會計資訊化專業人才的引進。醫院可以根據需求從高等院校引進一批具有本科學歷及以上學歷的進階會計資訊化複合型人才,充實會計資訊化系統分析、設計的開發人員,同時充分利用各專科院校和成人院校專科學歷教育的力量優勢,大量培養系統使用維護和管理人員,壯大會計資訊化資訊系統的應用人才隊伍。
(三)加強會計資訊化的內部控制
內部控制主要是對會計資訊軟件系統涉及的各個部門和人員而言的,透過內部控制,可以使各個崗位各司其職,協調和理順相互關係,減少、杜絕舞弊或犯罪的發生。加強內部控制,可以從以下幾個方面着手:一是建立科學完善的內部組織機構,形成相互稽覈、相互監督、相互制約的機制;二是完善系統操作控制,建立完善的計算機操作管理制度,明確職責、操作程序和操作事項,保障計算機軟件系統的正常執行;三是加強系統安全控制,做好病毒防治工作;四是實行會計資訊化內部控制關鍵點設計。例如:操作人員上機密碼要嚴格管理、記賬憑證機審和人工審覈結合制度、門診病人退費指定專門人員嚴格控制管理;出院病人召回授權批准控制等。
(四)做好電算化會計檔案保管工作
電算化會計檔案要嚴格按照財政部有關規定進行管理。由專人負責,妥善儲存有會計資訊的磁性介質或其他介質;存放地點應防磁、防火、防潮和防塵;採用磁性介質儲存會計檔案,要定期進行檢查,定期進行復制,防止由於磁性介質損壞而使會計檔案丟失;重要會計檔案應堅持雙重備份制度,存放在兩個不同的地點。
三、結語
隨着計算機技術及網絡技術的迅速發展,醫院會計資訊化建設必將成爲會計系統建設的主流,它是醫院管理現代化和會計自身改革和發展的客觀需要,是時代進步的必然產物。實踐證明,會計資訊化在醫院財務實際工作中所發揮的作用是不容忽視的。合理運用好會計資訊化,建立和完善醫院自身的內部控制制度,消除一切影響會計資訊化發展的不利因素,醫院會計資訊系統必將成爲醫院管理資訊系統的核心,在我國的醫院發展中必將發揮愈來愈大的作用。