摘要：物資管理系統是企業物資管理資訊化的重要支撐系統，建設統一的物資管理資訊化平臺，統一數據編碼、規範流程，實現企業內外部資訊的實時共享和有效利用，實現工作的標準化、規範化、流程化，建立精益的物資管理業務體系，需要公司系統規劃、統籌考慮、全盤佈局，關注重點問題，優化解決方案，以達到物資管理提質增效的目的。本文從物資管理系統需求框架、存在問題及分析應對等方面，全面對公司物資管理資訊化系統進行了分析研究。
關鍵詞：建設原則；關鍵點分析；重點問題解析；優化方案
爲提升企業運營管理基礎能力，以“提質增效”爲管理核心，公司全面梳理採購管理、庫存管理、供應商管理、財務管理等公司管理的基礎、薄弱環節，建設統一的物資管理資訊化平臺，解決不同部門之間業務協同問題，實現物流、資金流和資訊流統一，消除各類“資訊孤島”，實現公司範圍內資訊的良好互通與共享，及時掌握物資保障及經費執行情況，爲領導科學決策提供支援。
1、物資管理資訊化系統建設階段與要求。
項目管理是資訊化系統策劃與實施的保障，良好的項目管理是貫穿系統建設始終的，能夠協調內部資源和外部資源，保障系統整個開發和建設過程進度可控、預算可控、需求滿足可控；項目小組爲保證項目成功，需要從5個方面開展有策略的項目管理工作：
a、有一個正式的實施計劃；
b、一個實際的時間跨度；
c、舉行定期項目狀況會議；
d、有一位支援項目的高效的項目領導；
e、由相關人員組成的團隊成員。
充分地內部調研和外部調研，最終目的是爲系統《需求方案》的合理性、充分性和完整性負責，這個過程是允許循環迭代的，充分地前期調研論證是爲保證後期項目有序推進的重要基礎；立項、招標過程是將《需求方案》轉化爲《需求實現方案》的重要手段，務必要謹慎、字斟句酌，確保最終的服務提供者和服務方案能夠將需求轉化爲現實；以此來保證系統最終的成功執行和順利驗收。
2、物資管理資訊化系統框架與功能要求。
在公司整個ERP系統、MES系統未完整搭建的現狀下，實現物資管理的資訊化，基本滿足公司目前物資管理需求。每個模組基本的功能業務框架及需求分析如下：
（1）採購管理。
採購管理模組爲產品製造提供配套物資保證，採購管理主要功能需求包括：採購需求、採購計劃、價格審批管理、採購訂單、採購到貨檢驗、採購發票管理等。根據採購申請、需求合併、採購計劃、確定貨源、詢價報價等多個環節的處理後產生採購訂單，向《合格供應目錄》內的供應商購買物料；供應商生產備貨，發到工廠倉庫後進行採購收貨質檢，並接收供應商開具的採購發票進行合同覈銷；最後轉到存貨系統進行存貨覈算以及轉到應付系統進行付款結算。各個功能可相互參照，也可手工錄入，減少人工操作的工作量。
（2）供應商管理。
該模組可實現供應商分類管理，實現合格供方的審覈與積極評價功能、自訂審覈流程；支援管理供應商資質檔案管理（文檔或圖片形式），支援提取合格供方目錄；實現供應商有效管控，物資採購採用合格供方提供供貨範圍內的物料。提供對供應商監督評價資訊的錄入、查詢功能；實現供應商評價功能，可對供應商從技術指標或參數、供貨質量、完成進度（按期到貨率）、供應商性質等方面進行綜合評價，系統可提供量化的統計數據以供參考；實現供應商貨源清單、供應商按期到貨率、供應商供貨質量分析、供應商供貨進度跟蹤。
（3）庫存管理。
庫存管理子系統可以多維度管理庫存物料，主要有貨位管理、批次管理、序列號管理和出入庫管理、預警管理、盤點管理。可以從類別、庫別、貨位、批次、項目等不同的角度來管理庫存物品的數量、庫存成本和資金佔用情況。可以按不同的需要反映庫存的分佈情況，同時，庫存管理還能滿足傳統的收發存彙總表，能夠定義分部門統計等功能。支援工程項目或訂單爲主線的庫存管理模式，系統支援項目庫存、通用庫存、訂單庫存的管理；支援多種計量單位之間的自動轉換，並自動識別標準轉換和特殊轉換，可實現採購、生產、財務等子系統與庫存管理的`集成應用，使物流、資訊流、資金流高度一致。
（4）條碼管理。
利用條碼標識技術在採購到貨、庫房盤點、出入庫等環節進行數據採集、分析和處理，並提供高效的追溯功能，快速地追溯產品具體資訊數據。支援不同包裝、定義不同的編碼規則；支援脫機、聯機兩種工作模式；支援脫機掃描設備、支援多單據掃描結果和貨物移動單據的自動匹配；支援根據條碼查詢對應的貨物當前所在的位置；支援基於條碼的庫房盤點管理等。
3、物資管理資訊化系統實施階段重點問題解析。
（1）數據規範性與標準化問題在實際標準執行應用過程中，很多數據偏離編碼標準的要求和規定，存在很多數據不符合標準要求或者數據重複。主要體現在數據輸入不規範、數據編碼資訊不完整、數據屬性不準確等問題。
（2）計量單位靈活轉換問題。
基本計量單位（定額計量單位）、採購計量單位、庫房計量單位（發放計量單位）進行靈活有效的轉換，是影響系統高效執行的一個問題。車間在需求申請賦碼階段計量單位基於車間的實際定額需求確定，比如油漆m，計量單位可以是升，也可以是kg；比如綁紮帶，計量單位可以是個，也可以是m；而後期採購環節對於計量單位的要求，往往不完全與定額管理計量單位一致。
（3）單據資訊實時追溯問題。
目前，在物資管理系統中，數據追溯和資訊共享層面存在較大問題。系統能夠實現各單據之間的參照引用，但是彼此參照完之後的單據資訊卻無法進行追溯，參照的單據上沒有被參照單據的可追溯資訊（如單據編號等），無法實現資訊追溯。導致系統在實際應用過程中，因數據追溯的問題，造成很多資訊傳遞和查詢障礙。
（4）業務流程簡化與優化問題。
在公司物資管理系統實際開發部署過程中，審批流程和資訊流轉過程過於僵化，呆板地將傳統線下的審批流程引入資訊化系統，很多審批環節冗餘，導致資訊重複的、多次的在不必要的環節進行重複的流轉或審覈確認。導致審批效率很慢，數據資訊無法基於系統快速流轉，很大精力耗費在不增值的流程等待上。
（5）供應商支援與配合問題。
供應商的支援程度對系統實施的影響至關重要。供應商的配合力度，顯然，對於物資管理系統供應商來說，在這幾個方面做得還是不足的，人員配備少、經驗缺乏、響應速度滯後。
4、物資管理資訊化系統問題優化方案與實施。
（1）優化數據編碼標準化管理模式。
基於公司實際情況，優化數據編碼管理權限的設定，實現基礎數據過程管理規範化流程，規範基礎數據（標準編碼）的申請、審覈、確認的流程管理。在系統應用初期應進行數據編碼的集中、統一、歸口管理，確保數據源的準確、唯一，隨着後期系統應用成熟和編碼標準的不斷完善和細化，再逐步放權，以此來保證物資管理系統的應用能夠不因爲數據的問題導致流程效率低下、單據質量不高、頻繁駁回的情況。
（2）制定計量單位優化管理策略。
在目前物資管理系統應用的限制條件下，改變系統使用策略，按如下兩步驟開展工作：
①目前，車間在提請採購申請前，將定額需求的物料及用量彙總完成後，按照採購環節要求在物資管理提出採購申請，同時，在賦碼申請階段加入採購計劃員的審覈，以確保所需物料的屬性資訊，包括計量單位資訊、包裝規格等資訊，是符合採購環節及庫房管理環節的計量單位需求的。
②後期，進入產品定型後，車間需求單位按照原來的《標準件彙總表管理規定》、《材料定額管理規定》的要求，提請《定額表》並經制造工程部審批完成後，由車間需求人員將定額表複印一份提交計劃管理室，計劃員將各類需求資訊按要求進行分類彙總後，結合採購管理室反饋的供應商的最小包裝規格、最小起訂量、銷售計量單位資訊以及庫房反饋的庫存資訊，在物資管理系統進行採購計劃的制定；採購計劃流轉到採購員賬號下，執行後續採購工作。
（3）打破壁壘，實現不同單據／模組間資訊追溯與共享。
透過系統設定，實現每一步驟的參照或者引用能夠在參照的表單中實現被參照對象資訊的記錄（如表單號等），確保透過檢視某單據時能夠一目瞭然知悉單據資訊的來源，以達到資訊追溯反查的目的。同理，在某個模組中生成的表單或者數據資訊，在另外的相關聯的模組或者系統中，能夠實現快速的調用，確保模組間、系統間數據的共享、共建、共用，最大化地確保數據源的唯一性。
（4）根據各部門崗位職責，不斷放權、簡化審批流程。
資訊化管理系統實施過程中往往需要改變現有業務流程。傳統模式下，流程的冗餘，很多情況是考慮透過設定層層的審批環節，將責任無限度地分攤給每個審批環節，減少自己審批的責任和壓力。物資管理系統執行後，應根據不同崗位設定相應的職責、權利和義務，確保責權利統一一致，能不增加審批環節就省掉，能承擔的責任絕不推脫。
（5）強化系統實施用戶教育和培訓工作。
要採取以下措施增強用戶對資訊化系統的認同和接受，第一是頂層灌輸資訊化系統推行勢在必行，讓用戶在企業文化層面接受資訊化系統；第二是增加培訓數量，透過不定期組織培訓，針對問題答疑解惑的方式不斷提高系統用戶對系統的熟悉程度；第三是多樣化的系統學習方式，可以透過錄製操作視頻、編制操作手冊、針對性地使用案例詳解、或不定期組織系統使用溝通會的方式開展系統使用學習，使得用戶透過多渠道瞭解系統、習慣使用系統、接納系統。尤其重要的是，項目完成後要對系統進行更深層次的管理員培訓，確保系統開發人員撤離後，我們的系統管理員能夠快速地接收系統問題並進行系統的維護。
5、結語。
資訊化平臺的優劣影響後期各類功能和需求實現，全員參與、供應商配合是保障項目成功的重要因素。系統建設過程中出現問題是正常的，針對重點問題，制定切實可行的解決方案，並且循環迭代該過程是資訊化系統建設與推進的良方。結合公司物資管理系統建設過程解析，希望能夠爲後續資訊化系統建設提供參考。