關鍵詞:檔案;資訊;自動化;數據庫
一、推進自動化，必須提高檔案標準化、規範化水平
目前，檔案資訊自動化系統的現狀是檔案標準化、規範化滯後和應用軟件多而亂，這些都嚴重影響了系統整體水平的提高。目前系統的主要矛盾不是硬件設備的缺乏，而是硬件的功能並沒有充分發揮。筆者認爲對這一問題取得共識是系統建設思想上的一次飛躍，它使我們的觀察事業從計算機系統擴大到整個檔案資訊管理。這一認識上的轉變給我們的啓示是檔案資訊自動化的內涵包括檔案工作的各個方面和各個環節，其中，首要的是檔案業務要規範，檔案標準要建立健全和真正實施。檔案標準和規範本身也是一個系統工程，要推進檔案自動化建設，必須抓好檔案標準化、規範化，掌握好兩者相輔相成、互相促進的辯證關係。
二、有重點地抓好數據庫建設
目前，檔案資訊自動化系統從總體上看仍處於與由檔案處理向資訊管理系統的過渡階段，完成這一部的關鍵在於數據庫建設。開發和建設數據庫系統是國家檔案資訊工程的核心和基礎，是工程的主體。數據庫的含義是依託先進的資訊技術對資料進行科學的管理和方便的使用。建立數據庫系統是一項長期的任務，要經過由低到高、由單個到羣體的循序漸進過程。經過試點，數據庫經驗中最主要的有領導重視，統一認識，堅持計算機技術人員同檔案業務人員協同配合；面向應用，建立“活庫”，以利用頻率和使用效率考覈數據庫的“活性”；突出重點，由單一庫向系統庫發展等。當前若能把綜合數據庫的完善提高和各單位檔案目錄庫建立起來，透過網絡連接形成開放的分佈式數據庫羣，將使自動化系統效率大大提高一步。
三、自動化建設要着眼於提高系統的整體水平
根據系統論思想和集成化要求，檔案資訊自動化建設的着眼點應是整個系統，組成系統的縱向和橫向的各個節點都應達到一定水平，並透過網絡加以聯通，這樣才能發揮整體優勢，提高系統的綜合能力。部分節點甚至一個重要節點的障礙，都可能造成系統的梗阻。當然，要求每個節點的裝備水平和應用能力齊頭並進是不現實的，在一些單位進行較高水平的試點，以取得值得推廣的經驗，對整個系統是有利的，但其基本出發點應是爲了提高系統的整體水平，只有少數先進的節點不可能組成先進的系統。
四、實事求是的改進管理體制
集中統一是管理任何社會化大生產所必需的方式，資訊自動化這一高新技術系統也不例外。人機結合是自動化系統的建設方針，其含義爲檔案業務人員直接使用微機開展工作，這一是研究自動化系統管理是必須考慮的原則之一。檔案資訊自動化系統的管理體制，要能使高度集中管理和方便使用相結合。目前，我國檔案資訊自動化系統的管理體制，同時存在集中統一管理不力和使用不方便的問題，主要方面是集中統一管理不力，這同我國檔案工作是在各專業基礎上發展起來的和系統建設從“微機起步”有關。應下決心解決分散現象，從管理制度上保證業務及時規範、標準，硬軟件的選用，上下各個層次和各專業辦公自動化等都應納入統一的檔案資訊自動化系統管理之中，實行集中統一管理，不能各行其是自建系統，造成資訊分割和資源浪費。也要下決心結局方便實用的`問題，如長期將檔案部門的“硬任務”集中於一個部門，在檔案部門這一資訊系統之內再組建一個“檔案資訊系統”，就很難提高檔案工作整體水平。建立集中統一管理下的分散式系統，是較理想的模式，但這種高技術結構，必須有較強的管理能力和技術能力不具備這些條件，從集中向分散過渡，反倒有可能退回到分散式。 五、充分發揮系統建設資金的使用效益
檔案自動化系統建設是檔案部門投資最大的項目，在資金籌集和管理鎂用方面，較好的做法是多渠道籌措資金，實行中央撥款、地方撥款、單位自籌和爭取外援相結合，資金使用上做到按項目管理，進行項目論證並跟蹤考覈。目前存在的主要問題之一是沒有在國家和地方財政長期建設發展計劃中立項，檔案資訊自動化項目資金大多透過領導特批解決，爲此耗費了各級檔案部門領導很大精力。