企業在管理員工時往往會遇到這樣一個難題：是以激勵爲主還是以懲處爲主。這涉及管理學中的X理論和Y理論，即把人的本性看作是向善的還是向惡的，如果認爲是向善的就會以激勵爲主，透過激勵激發員工的工作熱情，提高員工的工作效率；如果認爲是向惡的就會以懲罰爲主，透過嚴懲規範員工行爲，使員工在外在制度規範的約束下，集中精力工作，提高工作效率。事實上，在具體的操作中，往往二者並用，賞罰分明。問題是，有的領導在管理中不善於懲罰，只善於激勵；有的領導只善於懲罰，不善於激勵。尤其具體到一件事情當中，比如員工犯錯誤時就只有懲罰，他們認爲，不懲罰不能起到殺一儆百的作用，不懲罰就不能體現規章制度的嚴肅性，不懲罰就不能顯示管理者的威嚴。
懲罰是應該的。但是，當員工犯錯誤時，不只有懲罰，還可變懲罰爲激勵，運用懲罰的手段達到激勵和獎勵的目的，甚至達到單純獎勵所不能達到的目的。這就是懲罰的藝術性、管理的藝術性，領導的藝術性，變懲罰爲激勵，變懲罰爲鼓舞，讓員工在接受懲罰時懷着感激之情，進而達到激勵的目的，而不單單是規範和約束。下面舉出我在實際操作中的兩個案例。
恃才傲物是有普遍性的，因爲有才者一般都認爲自己比他人聰明，所以，當他的頂頭上司管理他時，他內心有一種逆反情緒，這就是管理者常說的不服管。管理者也往往帶着情緒和偏見管理這樣的員工。我以前的單位就發生這樣的事情。一位業績一直第一的員工，認爲一項具體的工作流程應該改進，她也和主管包括部門經理提出過，但沒有受到重視，領導反而認爲她多管閒事。一天，她私自違反工作流程。主管發現了，就帶着情緒批評了她。她不但不改，反而認爲主管有私心，於是就和主管吵翻了，並退出了工作崗位。主管反映到部門經理那裏，經理也帶着情緒嚴肅地批評了她，她置若罔聞。於是經理和主管就決定嚴懲，認爲開除她的也有、扣三個月獎金的也有。這位員工拒不接受。於是部門經理就把問題報告到我這裏。
於是我就把這位早有耳聞的業務尖子叫到辦公室談話。我沒有一上來就批評她，而是讓她先敘述事情的經過，並和她交換意見和看法。我發現這位員工確實很有思路，她違反的那項工作流程確實應該改進，而且還談出了許多現行的工作流程和管理制度中存在的不完善之處。我以朋友的方式平等地和她交流，而且如此真誠地聆聽她的意見，她感覺受到了重視和尊重，反抗情緒漸漸平息下來，從開始的只認爲主管有錯，到最後承認自己做得也不對。在我試探性地問詢下，她也說出了她的錯誤應該受到的處罰程度。最後高興地離開了我的辦公室。
此後，我與部門經理以及主管交換了意見和看法，經理和主管也都認同了“人才有用不好用，奴才好用沒有用”的道理，大家討論決定以該位員工自己認爲應受的罰金減半罰款，讓她在班前會上公開做了自我檢討，並補一個工作日。她十分愉快地甚至可以說是懷着感激之情接受了處罰。而且我還以最快的速度把那項工作流程給改進了。事情過後，發現這位員工一下子改變了原來的傲氣和不服的情緒，積極配合主管的工作，工作熱情大增。大家說她好像變了個人似的。
既然員工違反了規章制度，就必須處罰。不然，就等於有錯不咎，賞罰不明。如何罰？簡單地照章辦事，罰款了事？這是常規的做法，這樣有可能造成該人才的流失，跑到競爭對手那裏去，弱己強敵。如果真是這樣，在企業就會形成這樣一種極爲惡劣的影響，劣勝優汰。形成這樣一種氛圍的話，企業早晚非垮掉不可。
因此，在必須處罰的前提下，不僅要留住人，更要留住心，關鍵是要從根本上解決問題。那位員工之所以愉快地接受處罰，最關鍵之處是，她認爲不正確的問題得到了改進，證明她的意見被採納了，她的才能得到了肯定。最終的經濟處罰比她心理預期的要輕，她感到慶幸。這就相當於她準備花100元買這次錯誤，而結果只掏了50元，在一定程度上等於獎勵她了50元錢，她豈能不高興、不感激。朋友式的溝通交談中，她自己認識到自己做錯了（而不是領導或他人指責她做錯了），她能不改嗎？讓員工自己改正自己的錯誤，是積極有效的；是領導要她改正，她不得不改、被動地改、消極地改。被動地改、消極地改不是徹底地改，有可能要留後遺症，隨時有可能反彈。朋友式的平等地交流問題和看法，會使員工有被尊重感、有某種意義上的'心理滿足感，員工會感覺到這樣的領導可信賴，能夠解決問題，就會把自己看到的問題幾乎毫不保留地倒出來，這等於讓她積壓已久的意見得到了傾訴，心理的壓抑感解除了，能不輕鬆愉快嗎？這樣的處罰，難道不是在幫助員工、肯定員工、表揚員工、激勵員工嗎？員工豈有不高興和感謝之理呢？這樣的解決是化消極爲積極、化被動爲主動、化問題爲機遇，化失敗爲成功、化干戈爲玉帛、化處罰爲獎勵、化約束爲激勵、化嚴肅爲活潑、化漫天烏雲爲晴空燦爛。
當公司決定重新制作處罰單的時候，我就一直考慮如何設計這個處罰單，當在原有的基礎上把有關項目及形式做了合理改進後，準備複印時，我想能否加上一句話，以達到減弱處罰在員工心理上造成的負面影響。我認真努力地想了之後，就寫了一句話，“糾錯是爲了更好地正確前行”。而且還要把單子的擡頭“處罰單”三字改爲“改進單”。印出來之後，大家都說這句話妙、好。我想這樣的處罰單比單純的、嚴肅的處罰單效果要好得多。以往所有的處罰單，都是清一色的嚴肅的面孔，一句多餘的話都沒有。而我把它加上了富有人情味、文化味、教育性、啓迪性非常強的一句話，處罰單的面孔立即由嚴肅、冷酷、無情，變得慈祥、安靜、企盼和充滿着希望。當員工接到處罰的時候，看到了這句話，心理上會發生一系列的變化，由本能的反感、牴觸、反抗到理解、認知，到接受，到改進錯誤，因此，擡頭叫“改進單”再合適不過了。在處罰單上做一個小小的改進，面目大爲改觀、境界迥然。這就是處罰的藝術，就是企業文化。處罰本是反面的教育，就這樣變成了正面教育，激勵員工向正確的方向前行。
從以上兩個案例中可以看出，處罰絕不單單是冷酷無情的，只要大膽創新思維，處罰完全可以變得和表揚一樣激勵人，甚至比表揚獎勵還要積極有效。所以領導和管理的藝術就在於，化一切被動因素爲積極因素，把批評和懲罰變成激勵。