有些人在時間管理工作上存在一種誤區:認爲抓住每一分鐘,每一秒鐘就是做好時間管理了,就是合理利用時間了。實際上,關鍵不在於我們是不是每分鐘都在工作,而在於我們是如何安排工作時間的,我們的時間是零散的還是整塊的。對於管理者和專業人士來說,他們常常需要整塊整塊的時間去完成重要的任務,譬如思考重要決策或寫一份報告。
一、缺乏制度和遠見
在組織中總是有一些問題一而再,再而三地出現。管理者沒有遠見,預見不到這類問題今後還將出現,因此沒有將之前處理這類問題的方式、方法和步驟進行認真的歸納和總結,並使之形成制度理,因此當這類問題再次出現時,人們還會將它作爲意外事件,花大量的.精力和時間去處理。這就造成了時間的浪費。如何解決呢?一項重複出現的事件總是可以預見和預先防止的。同樣的問題如果出現了二次,我們就絕不讓它作爲突發事件出現第三次。
當問題第二次出現後我們應結合先前的解決辦法設計成無須研究判斷,人人均可處理的例行工作,並形成制度。當這一問題第三次出現時,我們就可以把它當做例行工作,按照制度加以解決,這樣,就會節省時間。
二、組織內部資訊溝通存在問題
這是造成組織內部時間浪費的主要核心問題。在組織中資訊的溝通存在兩個問題:第一,傳統溝通模式的實時性破壞了時間塊。在傳統溝通中要求溝通的雙方直接面對對方,溝通雙方發出與接收資訊不能夠有時間上的錯位,也就是必須同時關注同一件事情。否則就不能形成溝通。 我們就需要解決幾個問題:1、我要知道自己近期工伯安排和時間安排,2、我要讓相關的人或部門知道我最近的工作安排和時間安排,3、我要知道別人近期的工兒安排和時間安排與我有關的部分。
對於第一個問題,透過我們自己的記錄或資訊系統是非常容易做到的,到時間資訊系統會自動給我們提示。我們也可以隨時檢視自己的工作安排和時間安排。對於第二個問題和第三個問題,實際上是資訊查閱的權限問題。我們可以利用Backpack 、Propel'r、A6等資訊管理系統工具,根據權限和關聯性檢視和我們有關的同事的工作時間安排情況。這就增加了時間的透明度。只要你能上網,不管你在什麼地方,什麼時間,你都可以工作了。