一、保密制度
1認真貫徹執行黨和國家有關保密工作的方針、政策和規定，嚴格按照《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國保守祕密法》，做好人事檔案的保密工作。
2加強組織紀律，堅守工作崗位。
3人事檔案管理部門應設立專用檔案庫房(室)，配備鐵質檔案櫃，妥善保管人事檔案。
4人事檔案庫房(室)必須具有防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫等設施。安全措施應當經常檢查，保持庫房的清潔和溫、溼度，發現問題，立即報告，及時採取措施。
5人事檔案庫房(室)和檔案櫃，應明確專人管理。管理人員變動時，必須辦理好交接手續。
6無關人員一律不得進入檔案庫房(室)。
7嚴禁用電話、電報索取或提供有關人員的全面材料和涉及個人歷史問題或其他重要問題的材料，嚴禁任何人攜帶人事檔案材料進入公共場合和娛樂場合，不得在電話或公共場所中談論或汲及到有關人事檔案材料的內容。
8對利用人事檔案的人員，進行保密宣傳，以防邊閱檔案邊議論檔案內容。
9人事檔案材料的轉遞，嚴格密封，透過機要傳遞或專人送達，儘量避免本人自帶。
10人事檔案工作中形成的各種草稿、廢紙等，不得亂扔、亂拋，一律按密紙處理或銷燬。
11人事檔案一般不外借，但領導或有關人員因工作需要借閱時，要嚴格辦理借閱手續，借閱期限一般不得超過五天。
12屬歸檔的材料，及時轉入本人檔案，須轉遞的檔案，做好移交簽字登記手續。
13嚴禁任何人私自保管他人檔案，人事檔案管理人員不得保管本人和親屬的檔案。
14發現泄密事件，認真處理。
二、歸檔制度
1按照《幹部人事檔案收集歸檔規定》，經常透過有關部門收集工作調配、幹部任免、組織發展、職稱評聘、考察、考覈、培訓、獎懲、學歷變更、工資套改等工作中形成的反映個人德、能、勤、績、廉的檔案材料，充實檔案內容。相關部門應配合人事處及時做好人事檔案材料的整理、歸檔工作;材料歸檔範圍具體見附件。
2校屬各單位要建立主動送交人事檔案材料的工作制度，並確定1-2名專兼職人員負責收集本單位的歸檔材料，屬於歸檔範圍的人事檔案材料，在材料形成後，經有關部門審查簽章後送交人事檔案室歸檔。
3每年引進畢業生及調入人員的人事檔案必須在報到之日起兩個月內轉至我校，沒有特殊情況而逾期不到或材料不全的，學校將緩發其工資與津貼，並暫停兌現其他相關待遇。
4收集的人事檔案材料，必須經過認真的鑑別，屬於歸檔的材料應真實準確，完整齊全，格式規範、文字清楚，對象明確，手續完備、具有儲存備查價值。需經有關部門審查蓋章或本人簽字的，應在蓋章簽字後方能歸檔。
5不屬於檔案範圍的材料，不得擅自歸檔，經過鑑別，可分別情況予以處理。凡銷燬材料需經人事處負責人批准，由專人負責監銷。
6人事檔案材料，須統一使用十六開規格的辦公用紙，不得使用圓珠筆、鉛筆、或紅色及純藍色墨水和複寫紙書寫。
7每年引進人員要填寫幹部履歷表或補充表，充實幹部人事內容。
8對收集的材料，要做好收集登記和交接手續。
三、鑑別制度
1收集的材料必須經過鑑別，未經鑑別，不得隨意歸檔或擅自銷燬。
2鑑別工作分別在接收材料歸檔時和整理過程中進行。
3鑑別要以有關檔案規定爲依據，嚴肅認真，確保真實、完整、精煉、實用。
4歸檔的材料必須真實完整，字跡清楚，對象明確，手續完備;對不該歸檔的材料，要區別處理，凡銷燬材料，必須詳細登記，並報主管負責人審查批准。
5人事檔案材料應按照《幹部檔案整理工作細則》進行整理立卷。
四、整理制度
1整理人事檔案，要先對缺少的幹部人事檔案材料進行補充，並備齊卷皮(盒)、目錄紙、襯紙、切紙打孔機(縫紉機)等必備的`物品和設備。
2整理要做到：幹部人事檔案材料鑑別和分類準確，編排有序，目錄清楚，裝訂整齊。
3整檔人員必須熟悉黨的幹部工作方針、政策和檔案工作的專業知識，掌握整理人事檔案的有關規定和基本方法技能，認真負責地做好整理工作。
4必須認真執行《檔案法》、《保密法》、《幹部檔案工作條例》等有關法規，嚴格遵守安全保密制度，保守黨和國家的祕密。
5人事檔案按新《條例》和《幹部檔案整理工作細則》規範地整理，零材料及時裝訂入卷。
6不得擅自塗改、抽取或僞造檔案材料。按規定剔出的檔案材料，必須認真登記，需銷燬的材料，經主管領導批准按規定銷燬。
7整檔過程中，要切實做好防火安全保密工作，整理室內嚴格吸菸，嚴防丟失和匯漏檔案內容。