在我們平凡的日常裏，我們都跟制度有着直接或間接的聯繫，制度對社會經濟、科學技術、文化教育事業的發展，對社會公共秩序的維護，有着十分重要的作用。擬起制度來就毫無頭緒？下面是小編爲大家整理的人事檔案的管理制度範本，歡迎大家分享。
人事檔案的管理制度1
一、目的
爲了對人事檔案進行妥善保管，能有效地保守機密。維護人事檔案材料完整，防止材料損壞，規範人事檔案的管理，特制定本制度。
二、範圍
本制度適用於對公司人事檔案的執行管理。
三、職責
3.1 人力資源部人事管理課負責人事檔案的建立、歸檔、儲存、定期檢查覈對、轉遞、保密、統計等工作。
3.2 人事檔案管理：集團公司人事管理課（寧波地區）負責本地區所有分公司、直屬部門的人事檔案管理工作。外地分公司的員工人事檔案管理由當地人事管理部門負責管理工作。
3.3 集團公司人力資源部爲本制度的歸口部門，負責指導監督各部門、分公司的人事檔案管理工作、負責本制度的編制及落實執行工作。
3.4 集團公司企業委員會負責本制度的審議及授權主管人籤核，總裁負責本制度的批准執行。
四、人事檔案管理的內容
4.1 員工人事檔案歸檔及管理：新員工入職時將《員工應聘申請表》及相關證件（畢業證書、身份證、各類技術認證證書）複印件提交人事管理課，人事管理課根據《員工應聘申請表》建立員工人事檔案（內容包括：該員工的應聘、錄用、勞動合同、考覈、薪資、福利、獎懲、培訓等相關資料）並及時歸檔。歸檔的流程爲首先對新的員工人事檔案材料進行鑑別，其次按新員工的所在部門以及職務、性別等進行分類並確定其歸檔的具體位置並且在目錄上補登新員工人事檔案材料的名稱及有關內容，最後將新員工的人事檔案材料歸檔。
4.1.1確立兩級檔案管理制度：一級員工人事檔案爲員工入司隨轉的人事檔案材料。二級檔案爲員工入司以後的任職情況、培訓情況、工資調整情況、學歷及職稱變化情況、歷年考覈情況及員工基本情況複印件備查材料等。
4.1.2員工人事檔案自員工到崗之日建立，每人一份，按部門、職務歸類。員工終止/解除勞動關係時，應將該員工人事檔案的材料歸入公司離職員工人事檔案類。
4.1.3員工合法終止/解除勞動合同時，由各相關部門負責人在《員工離職通知單》上簽字，確認無遺留問題；員工相關檔案調入單位時，人力資源部覈對檔案材料，密封該員工人事檔案，連同開具的《檔案材料轉移單》及其它有關材料，轉至調入單位並歸檔。相關手續《員工入職試工轉正辭退作業管理制度》。
4.2 檢查覈對：人力資源部人事管理課檔案管理員要定期（每月25日）對員工的人事檔案進行檢查覈對並在《員工人事檔案統計表》上簽字，確保員工的人事檔案的完整、安全。但是下列情況下，也要進行檢查覈對：突發事件後，如被盜、遺失、或水災火災之後；對有些檔案發生疑問之後，如不能確定某份材料是否丟失；發現某些損失之後，如發現材料變酶、發現蟲蛀等；檢查完畢後必須在《員工人事檔案統計表》上確認簽字。
4.3 轉遞（員工異動）：檔案轉遞過程如下，人事管理課檔案管理員取出要轉走的員工人事檔案並在檔案帳冊上註銷該員工的人事檔案並填寫《轉遞人事檔案通知單》，按發文要求包裝、密封。在轉遞過程中應遵循保密原則並且要求收檔單位在回執上簽字蓋章。
4.4 保密制度：由人事管理課檔案管理員負責人事檔案管理。不得將人事檔案材料帶到公共場合。公司人事管理課對接受員工原單位轉遞而來的認識檔案材料內容，一概不得加以刪除或銷燬，並且必須嚴格保密，不得擅自向外擴散。
4.5 統計：人事管理課每月25日須對員工人事檔案的數量、人事檔案材料收集補充情況、檔案整理情況、檔案保管情況、利用情況進行統計並填寫《員工人事檔案統計表》。
4.5.1人事檔案統計分類：履歷及相關證件材料、鑑定及考覈材料、評聘及獎懲材料、其他可供公司參考資料。
4.5.2 人事檔案統計資訊要及時更新，人力資源部根據人員流動情況每月25日必須將相關人事檔案的統計情況更新並填寫《員工人事檔案統計表》，提報人力資源部總監審覈。
五、員工人事檔案管理，應嚴格執行國家和公司有關規定。
查閱員工人事檔案應經人力資源部總監（或總裁）批准，並辦理登記手續。檔案管理人員和查閱者不得私自增刪、塗改、泄露檔案材料內容。
六、相關支援檔案及記錄
員工應聘申請表
轉遞人事檔案通知單
員工離職通知單
員工人事檔案統計表
公司員工人事檔案管理制度
第一條、爲確保人事檔案的機密性，完整性和準確性，爲人事決策提供資訊和依據，特制定本制度。
第二條、本制度適用於公司所有員工的人事檔案管理。
第三條、員工人事檔案由人力資源部負責管理。
第四條、新員工第一次建檔後，日後所有有關個人人事資料都隨時歸檔，包括員工在職期間試用、考覈、職位調動、工資晉升、培訓記錄、行政處分、獎勵等，以保證檔案的完整性、保密性及可查性。
第五條、新員工報到後按《個人資料檔案目錄》順序進行建檔，目錄如下：
1、招聘登記表
2、聘用通知書
3、學歷證、職稱證、計算機等相關資格證的複印件。
4、身份證複印件
5、照片
6、員工轉正申請表
7、聘用合同
8、獎懲材料
9、任免、升降、調薪等材料
10、其它材料
第六條、檔案管理應由專人負責並建員工檔案薄冊，記載檔案的接收、 存入、提供、使用和變動情況。
第七條、要做到分類準確、編號規範、排列有序、定期覈對。
第八條、所有人事檔案都屬祕密檔案，應妥善保管，不得隨意泄密。
第九條、人事檔案不允許無關人員查詢。部門負責人有權查閱本部門員工的檔案。總經理有權查閱任一員工的檔案，除總經理外任何人不得查閱員工的工資檔案。
第十條、任何人不得借閱自己本人檔案。
第十一條、檔案管理人員及檔案查閱人員應嚴格保證檔案的完整性，不得塗改、拆散、抽出、圈劃、污損、帶出、丟失。
第十二條、收回檔案時，檔案管理人員必須認真檢查覈對，否則追究當事人的責任。
第十三條、離職人員檔案儲存期爲一年。
人事檔案的管理制度2
一、幹部人事檔案查（借）閱制度
1、查（借）閱人員必須是2名中共黨員，持有《查閱幹部檔案審批表》和《查閱幹部檔案介紹信》，不得憑藉“調查證明材料介紹信”和其它聯繫工作介紹信查閱幹部人事檔案。
2、幹部人事檔案管理部門，應根據規定，確定是否提供和提借什麼材料，並對提供查閱的檔案進行登記。
3、任何人不得查閱或借閱本人及其直系親屬的幹部人事檔案。
4、查閱人員必須嚴格遵守保密制度，不得泄密或擅自向外公佈檔案內容。
5、查閱人員要愛護幹部人事檔案，嚴禁在檔案材料上圈畫、批註、塗改、摺疊，不得抽換、拆散檔案材料。
6、未經檔案主管部門同意不得複製幹部人事檔案材料，不允許把檔案內容抄在筆記本上。摘錄的材料要細緻覈對，經檔案主管部門簽署意見蓋公章後，方可使用。
7、幹部人事檔案一般不借出。因特殊需要（幹部死亡、辦理退休允許借一次）須按查（借）閱幹部人事檔案的審批手續辦理（必須是正科級單位政工人員），並填寫借出登記。借出的檔案要妥善保管，不得交無關人員翻閱，不得轉借，不得複製，限期歸還。（最多不超過15天）
二、幹部人事檔案計算機管理制度
1、愛護機器設備，熟悉機器性能，按程序規範操作。
2、充分發揮《幹部人事檔案管理資訊系統》的功能，建立完整的檔案資訊數據庫，利用該系統完成檔案查借閱、轉遞、目錄及零散材料的管理和“四統一”管理。
3、以幹部人事檔案和幹部人事工作中形成的正式檔案爲依據採集資訊並及時維護，確保資訊內容的準確、完整和新鮮。
4、新進幹部檔案和零散材料的資訊錄入在三個月內完成；幹部檔案索引每半年打印一次；日常管理資訊每年彙總一次，並做好有關資料的立卷工作。
5、對新維護的檔案管理資訊要及時備份，並登記備份的時間和主要內容。
6、不得隨意使用外來磁盤，確需要使用時要進行病毒檢查，防止機器故障造成資訊的損壞或丟失。
7、未經批准不得提供、複製幹部資訊，無關人員不得檢視幹部資訊，貯有保密資訊的載體嚴禁外傳。軟件應由專人保管。
8、利用幹檔資訊對幹部隊伍進行綜合分析，爲領導決策提供服務。
三、幹部人事檔案材料收集補充制度
1、按照中組部《幹部人事檔案收集歸檔規定》，經常透過有關部門收集幹部任免、調動、考察考覈、培訓、獎懲、工資、入黨等工作中新形成的幹部材料，充實檔案內容。
2、收集的幹部人事檔案材料必須是組織上形成的，或者是組織上審定認可的材料，未經組織同意，個人提供的材料不得收集。
3、凡新參加工作的國家幹部、地方新安置的部隊轉業幹部，都應填寫“幹部履歷表”和“幹部自傳”，審覈後，補充進幹部人事檔案。
4、幹部人事檔案材料的形成部門，在材料形成後的一個月內，將材料主動送交主管幹部人事檔案的部門歸檔。
5、掌握形成幹部人事檔案材料的資訊，及時、主動地向有關部門索要應歸檔材料。
6、注意做好材料收集中的安全保密工作，不得泄露材料內容。
7、認真辦理幹部人事檔案材料收集登記和交接手續。
四、幹部人事檔案材料鑑別歸檔制度
1、對收集的幹部檔案材料必須根據中組部的有關規定進行認真鑑別，不屬歸檔的材料不得擅自歸檔。
2、歸檔的材料必須真實、完整、文字清楚，對象明確，手續完備。
3、不屬歸檔範圍的材料，可分別情況，予以處理。凡銷燬材料，必須詳細登記，並報主管負責人審查批准。
4、幹部人事檔案材料必須是鉛印、膠印、油印或用藍黑墨水、碳素墨水、墨汁書寫。凡圓珠筆、鉛筆、紅墨水、純藍墨水書寫的材料，必須經過複製方可歸檔。
5、歸入的幹部人事檔案材料均應按照《幹部檔案整理工作細則》進行整理立卷。
五、幹部人事檔案轉遞制度
1、轉遞幹部人事檔案或材料必須做到及時、準確、安全。
2、縣及相當於縣經上的黨委組織、人事部門，可以直接轉遞幹部人事檔案。
3、轉出的檔案必須完整齊全，並按規定經過認真的整理裝訂，不得扣留材料或分批轉出。
4、幹部人事檔案應透過機要交通轉遞或派專人送取，不準郵寄或交幹部本人自帶。
5、轉遞檔案必須填寫“幹部人事檔案轉遞通知單”，辦理登記手續。
6、接受單位收到檔案後，應認真核對，並在“幹部人事檔案轉遞通知單”的回執上簽名蓋章，立即退回。逾期一個月未退回，轉出單位要查詢，以防丟失。
7、幹部人事檔案應隨着幹部的工作調動或職務的'變動及時轉遞，避免人檔分離。
8、凡是轉出的幹部人事檔案或材料均應嚴密包封，並加蓋機密章。
六、幹部人事檔案檢查覈對制度
1、幹部人事檔案管理部門對所管理的檔案要定期地進行檢查覈對，一般每半年覈對一次，發現問題，及時解決。
2、凡提供利用的幹部人事檔案，在收回時，要嚴格檢查，經覈對無誤後，方可入庫。
3、整理好的幹部人事檔案入庫前，要逐人、逐卷、逐份、逐頁進行檢查覈對，發現差錯，及時糾正。
4、轉出和接受幹部人事檔案時，應將材料與目錄檢查覈對一遍，防止張冠李戴或缺少材料。
5、凡收集的幹部人事檔案材料，應檢查是否屬於歸檔材料，是否完整齊全，是否符合歸檔要求，是否手續完備。
6、輸入計算機的幹部人事資訊須與幹部人事檔案覈對無誤後方可使用。
七、幹部人事檔案保管保密制度
1、嚴禁按照《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國保守祕密法》，做好乾部人事檔案的保管保密工作。
2、幹部人事檔案管理部門，應設立專用檔案庫房（室），配置鐵質檔案櫃，妥善保管幹部人事檔案。
3、幹部人事檔案庫房（室）必須備有防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫等設施。安全措施應經常檢查，保持庫房的清潔和適宜的溫、溼度。
4、幹部人事檔案庫房（室）和檔案櫃，應明確專人管理。管理人員工作變動時，必須辦理好交接手續。
5、非管理及無關人員一律不得進入檔案庫房（室）。
6、嚴禁用電話、電報索取或提供有關幹部的全面材料和涉及幹部政治歷史問題或其它重要問題的材料。
7、不得向無關人員談論泄露有關幹部人事檔案的內容。
8、嚴禁任何人攜帶幹部人事檔案材料進入公共場所和娛樂場所。
9、在工作中形成的各種草稿、廢紙等，不得亂扔、亂拋，一律按保密紙處理或銷燬。
八、送交幹部人事檔案材料制度
1、各組織人事、紀檢監察、教育培訓、審計、統戰等部門，應建立送交幹部人事檔案材料歸檔的工作制度。
2、幹部人事檔案材料的形成部門，應在材料形成的一個月內，主動送交幹部人事檔案管理部門歸檔。
3、任何組織與個人，不得以任何理由積壓、滯留應歸檔的材料。
4、幹部人事檔案管理部門，應與各有關部門建立聯繫制度，保持收集材料的渠道暢通。
5、幹部人事檔案管理部門，對未能按時遞交檔案材料的部門，應主動與有關部門聯繫。
6、發現遞交歸檔的材料，不符合歸檔要求的，及時通知有關部門補送或補辦手續。
九、幹部人事檔案管理人員職責
1、按照幹部管理權限，保管應管幹部的人事檔案，爲國家積累檔案史料；
2、收集、鑑別和整理幹部人事檔案材料。
3、辦理幹部人事檔案的查閱、借閱的轉遞；
4、登記幹部職務、工資的變動情況；
5、爲有關部門提供幹部的情況；
6、做好乾部人事檔案的安全保密、保護工作；
7、調查研究幹部人事檔案工作情況，制定規章制度，搞好乾部人事檔案的業務建設和宏觀業務指導；
8、推廣、應用幹部人事檔案現代化管理技術；
9、定期向檔案管（室）移交死亡幹部的檔案；
10、辦理其他有關事項。