第一條 人事檔案是員工的過去背景和現在情況的記錄資料，所有員工均應建立人事檔案。人事檔案歸口行政人資部專門管理。
第二條 一般員工不得借閱他人的人事檔案。部門經理或上級主管可以借閱本部門員工的檔案，借閱其它平級部門檔案需經總經理批准後方可借閱。
第三條 人事檔案借閱時均需辦理借閱手續，並在規定時間內歸還。借閱時間爲一天。
第四條 人事檔案管理人員應對員工檔案的真實性、完整性負責，作好檔案資料的收集、歸檔工作，爲員工個人資料保密。
第五條 員工人事檔案中有下列事項變更，當事人須七天通知行政人資部：
1)地址和電話;
2)婚姻狀況;
3)誕生子女;
4)出現事故或緊急情況時的.聯繫人;
5)培訓結業或進修畢業。
第六條 員工人事檔案應有內容：
一、招聘資料
1.求職登記表
2.面試評定表
3.試用通知書
(複印件)
4.身份證(複印件)
5.勞動合同
6.學歷、學位證(複印件)
7.婚姻狀況或計劃生育證明
8、職稱證、崗位資格證、特殊工種操作證
9、半年內有效的體檢表
10、原單位離職證明
二、錄用資料
1.試用期考覈登記表
2.員工工資調整一覽表
3.考覈記錄表
4.獎勵記錄表
5.違規記錄表
6.內部異動記錄
三、離職資料
1.辭職申請或解除勞動合同通知
2.員工業務交接清單
3.員工行政交接清單
4.工資結算單
第七條 調動戶口員工及畢業生人事檔案管理：
一、檔案異動
1.本人書面申請，說明本人具體情況;
2.申請人所在部門經理簽署意見，人資部覈實申請人情況，報總經理批准;
3.人資部辦理相關的異動手續。
二、檔案保管
1.存放檔案材料的地方要能保持清潔、牢固的使用空間;
2.有防火、防盜、防潮、防蟲的工具和措施;
3.定期檢查檔案的擺放位置及安全措施，發現問題及時解決。
三、查閱人事檔案
1.除有下列情形可以查閱人事檔案外，一般不得查閱檔案：調整工資、職稱考覈、調動工作、任免事項、政審、組織處理、晉升職稱、入黨、出國;
2.查閱人事檔案的人員，對檔案內容應嚴加保密;
3.不準在材料上圈劃、塗改、銷燬、撤消、拍照、複印等。
4.人事檔案一般不外借，如確因特殊情況須外借時，應經總經理批准。
四、人事檔案的轉遞
1.市外人事檔案，以特快專遞或掛號郵寄，原則上禁止本人攜帶或平信郵寄;
2.市內人事檔案，由對方單位委派專人持介紹信提取。