企業人事檔案管理制度範本
一、總則
第一條 將企業的人事檔案管理規範化、制度化，使其更有效的服務於企業，特制定此制度。
第二條 人事檔案管理的原則爲安全、保密、清晰、完整。
第三條 企業各分公司和分支機構內部的人事檔案管理，必須依照本制度進行。
二、人事檔案的管理體制
第一條 企業各分公司和分支機構的人力資源部負責其員工的檔案管理工作。沒有人事部的，由機構負責人指定專人進行保管。分公司經理和機構負責人的檔案由企業人力資源總部保管。
第二條 企業人員調動時，調動人員的檔案由調出部門人力資源部整理好，轉交到調入部門人力資源部儲存。
第三條 企業人員借調時，員工檔案仍有原部門進行儲存。但借調部門必須存有借調人員檔案的複印件，檔案的複印件內的材料應與原件保持一致。
三、檔案管理的要求
第一條 企業須由專門的檔案室存放檔案，由專門人員負責管理。企業分公司的分支機構有條件的可以建立檔案室，沒有條件的須購買檔案櫃存放檔案。
第二條 正式員工的檔案使用檔案袋存放。企業統一採用黃褐色牛皮紙檔案袋，檔案袋的規格爲30*24cm，外部有密封線纏繞封口。試用期員工和臨時工暫用普通檔案夾儲存，轉爲正式員工後，按相關要求存放。
第三條 檔案袋外皮上必須列明人員姓名、所在部門、檔案內容等，以便查找。
四、人事檔案的管理規範
第一條 檔案的分類
(1)試用期員工和臨時工檔案。主要包括的內容有：員工個人簡歷，員工等級表，身份證、畢業證和相關證書複印件，試用期勞動合同，入職培訓期間的考覈表和評價表，申請轉正的相關材料等。
(2)正式員工檔案。主要包括內容有：員工個人簡歷，員工等級表，身份證、畢業證和相關證書複印件，勞動合同及相關協議，在崗培訓期間的考覈表和評價表，季度/年度考覈材料，崗位升遷調動材料，獎勵懲罰記錄，重大科技成果等。
(3)離職員工檔案。主要內容包括正式員工檔案的所有內容，另外增加離職申請、審覈和交接方面的材料，勞動關係解除方面的材料等。
第二條 檔案的歸類
人事檔案材料按其名稱、內容、屬性等不同分別歸入相應的類別，若材料內容涉及多種類別時，按其主要內容歸入相應類別。
第三條 檔案的排列
人事檔案歸類後，相關材料的排列應按照時間順序依次排列，時間最久的排在最前面，依次類推。這樣排列的好處是便於查閱，同時可以反映出員工的職業發展歷程。
第四條 檔案的編號
檔案的編號方法很多，如漢語拼音法、姓氏筆畫法、單位編號法等，目前企業採用的是漢語拼音法。具體方法如下：
(1)檔案排列順序按拼音字母的'次序排列，由姓開始，姓第一個字母爲a的排在最前列，依次類推;第一個字母相同的，按第二個字母的順序排列。同姓的按名字的每一個字的拼音順序進行排列。
(2)重名的人員按入職時間的先後順序排列，入職時間早的排在前面，入職時間晚的排在後面。
五、人事檔案所提供的利用方式
(1)查閱。相關利用人到檔案室查閱檔案資料時，必須在檔案管理人員的要求下進行查閱登記，寫明查閱的時間、查閱人、查閱的事由，查閱的內容。
(2)調閱。相關利用者對人事檔案的調閱必須進行調閱登記，並取得檔案管理部門主管的核準，調閱期限爲7天， 逾期未還者須辦理續借手續，檔案管理部門也須及時催還。檔案調閱期間不得轉借、調換。需複印的，要到檔案管理部門登記。
(3)出具證明材料。對於需要複製檔案中的相關資料作爲證明材料時，必須經過檔案管理部門主管審批，並加蓋部門公章後才能發出。
(4)其他
六、檔案的儲存期限與銷燬
(1)人事檔案須永久性的進行儲存。對於離職、辭退、開除的人員，自離開之日起，滿一年，經過部門領導的審覈後，方可銷燬檔案。
(2)檔案銷燬必須填寫申請單，報人力資源部審覈、批准、備檔，人力資源部指定專門人員進行銷燬，負責銷燬的人員須爲兩人以上。
七、附則
(1)本制度自公佈之日起生效。
(2)本制度具體操作細則由人力資源部負責解釋。對於需修改的部分，人力資源部負責修改，報總經理批准後執行。