【人事檔案管理制度全文】
1.目的：
爲保證人事檔案材料的完整性和安全性，便於檔案材料的使用和管理。
2.制定依據：
檔案管理標準化程序。
3.試用範圍：
公司各部門。
4.制度內容：
4.1人事檔案的定義：
是指在人事工作中形成的記錄員工在公司的主要經歷、學歷、培訓、社會關係、業務能力、工作狀況以及獎懲等個人情況的檔案材料;
4.2人事檔案的類別：
4.2.1員工人事檔案類型：基本資訊檔案、薪酬檔案、績效檔案、培訓檔案、技術檔案、履職檔案、健康檔案等七類。
基本資訊檔案：包括檔案編號、姓名、性別、身份證號碼、學歷、住址、戶籍所在地、年齡、政治面貌等。
薪酬檔案：包括員工試用期工資、轉正工資、調薪記錄等。
績效檔案：包括轉正考覈記錄、年度考覈記錄、履職考覈記錄等。
培訓檔案：包括年度參加內訓、外訓、職業資格、技術培訓等記錄等。
技術檔案：包括所持資格證書、技術職務評定等記錄等。
履職檔案：包括員工入職之前的履職經歷、本公司內部崗位變動情況、競職申請、聘任決定、獎勵、處罰等。
健康檔案：包括員工健康證、體檢記錄等。
4.3 人事檔案的.建立：
4.3.1電子檔案建立：
根據檔案類別覈定員工編碼及檔案編號。
按檔案編號在“人事管理資訊” 中錄入員工個人基本資訊：包括檔案編號、姓名、性別、身份證號碼、住址、戶籍所在地、年齡、政治面貌、行業年限、健康證期限、所持資格證等資訊。員工考覈、競職、獎勵(獲得獎金和榮譽證書)、處罰(書面嚴重警告、無薪停職檢查、開除)，由勞動關係管理員根據相應檔案錄入“人事管理資訊”，並存入員工個人檔案袋中。
電子檔案的動態管理：
員工電子檔案是關於員工全面資訊存儲、跟蹤的重要工具。
員工入司時，在錄入員工電子檔案的同時，必須對員工照片進行掃描記入個人電子檔案。
員工入職時，必須詳細錄入員工入司前經覈實的從業經歷和有關個人職業發展的重要資訊，如取得的主要工作經驗、成果和業績等;
員工的培訓經歷是關係員工職業發展的主要依據，員工入司時，必須詳細記錄員工的職業培訓經歷和獲得的培訓證書和取得的培訓成果。員工在公司工作期間的培訓經歷必須及時記入電子檔案，以便查詢。
有關員工資訊的變更，必須當月在員工個人電子檔案中進行登記更新。每月末，對檔案進行備份。以確保電子檔案的安全管理。
員工合同資訊由勞動關係組按批次提供合同簽訂彙總表和合同原件，勞動關係管理員根據合同簽訂彙總表覈對合同，確認無誤後在合同簽訂彙總表上簽字，勞動關係管理員根據合同在“人事管理系統”中更改員工合同資訊，更改完畢後將合同放入員工檔案中存檔。
4.3.2 紙介質檔案建立：
錄入系統後的員工檔案按七類檔案分類統一裝入“檔案袋”中,在“檔案袋”清單上填寫檔案資料名細，檔案袋上寫明員工姓名、性別及檔案編號。按檔案類別順序存放在相應的檔案櫃中。(當月入職的員工資料應在當月完成檔案錄入及存放工作)。
4.4人事檔案的管理：
4.4.1人力資源部對收集的人事檔案材料按規定進行整理，並按在職人員檔案、離職人員檔案進行分類、編號、排架。
4.4.2對人事檔案應建立登記和統計制度，建立各類檔案名冊。嚴格執行保密制度，確保檔案的絕對安全和準確無誤。
4.4.3根據安全保密，便於查找的原則，人事檔案應嚴密科學地保管。庫房內應保持清潔，整齊和適宜的溫溼度。
4.4.4對人事檔案的接收、傳遞必須嚴格手續，有案可查。查借閱人事檔案應嚴格按借閱程序辦理。
4.4.5人事檔案調動：
調動：員工因工作需要調動時應按規定填寫“調動申請表”(跨部門調動和部門內部調動)。勞動關係管理員接到已審批完畢的調動申請表後，在“人事資訊管理”中錄入調動資訊並將其資訊調入相應的部門或分公司，打印新崗位工作牌，調動申請表於每月中旬或月底統一存入員工個人檔案袋中。
任免：員工因工作需要被任免後，根據公司的任免檔案，在“人事資訊管理”中錄入任免資訊，並將任免檔案複印件存入員工個人檔案袋中。
離職：員工辦理完畢離職手續後，將其相關證件的原件退還離職員工本人，並將其檔案歸入離職人員檔案。
資訊變更：員工個人相關資訊發生變更時(如：個人基本資訊、身份證更換、資格證的補充等)，該員工應在變更之日起一個月內將資訊或相關證件的複印件提交至人力資源部勞動關係管理員處備案。勞動關係管理員應根據員工提交的資料在“人事資訊”中及時更新，並將相關證件複印件於每月15日、30日進行存檔整理。
4.5人事檔案的使用：
4.5.1檔案的查詢、借閱：
副經理級以下員工原則上只能查詢/借閱個人檔案;
副經理(含)以上人員可直接查詢/借閱所管部門員工檔案，跨部門查詢/借閱員工檔案需附有分管總監審批的簽呈經人力資源部經理批准後方可查詢/借閱。(附件一)。
檔案中的個人資料只用於公司辦理相關事務，原則上人力資源部人事勞動關係管理員不對個人提供檔案辦理其它事務(如照片、身份證複印件、學歷證複印件等)。
以上查詢/借閱需在“檔案查詢/借閱登記本”上做登記，查詢/借閱檔案者不得私自複印員工檔案，工作原因需複印的須經人力資源部經理批准後由勞動關係管理員操作複印。借閱檔案者應在規定借閱期按時歸還完整的檔案，逾期者按每天5元進行處罰;如將借出的檔案丟失者，視情況將給予XXX處罰。