在現實社會中，制度的使用頻率逐漸增多，制度是維護公平、公正的有效手段，是我們做事的底線要求。那麼什麼樣的制度纔是有效的呢？下面是小編整理的學生檔案管理制度，僅供參考，希望能夠幫助到大家。
學生檔案管理制度1
爲規範學校學生檔案管理工作，根據《普通高等學校學生管理規定》（教育部令第41號）和《普通高等學校檔案管理辦法》（教育部令第27號）等檔案精神，結合學校實際，制定本管理辦法。
第一章總則
第一條學生檔案是記載學生入學前和在校期間有關學習、獎懲、品行、本人和家庭基本資訊及其他必要資訊的個人檔案材料，是學校考察、錄選、培養、教育學生過程中形成的第一手資料,是國家和社會選拔錄用人才的重要依據。
第二條學生檔案管理工作，是學校的一項常規性基礎工作。爲確保學生檔案的完整、準確、系統、安全，學校學生檔案由各系集中統一管理，學生工作處負責監管。
第三條學生檔案管理工作內容：
（一）接收、整理學生檔案材料；
（二）辦理學生檔案的查閱、借閱；
（三）做好學生檔案的安全、保密、保管工作；
（四）制定和完善學生檔案管理規章制度，做好學生檔案分析統計工作；
（五）辦理其它有關學生檔案事項。
第四條各系做爲學生檔案材料保管的主要部門，要指定專人負責學生檔案材料的收集、整理和歸檔工作。
第五條新生檔案由各系輔導員老師負責接收、覈查、整理，在新生入學3個月內，移交所在系統一管理。
第六條輔導員作爲學生檔案材料形成的主要人員，要做好學生在校期間形成的檔案材料的收集、整理工作，在材料形成後1個月內，移交所在系，並協助做好歸檔工作。
第七條各系在學生離校前將畢業生的檔案材料歸檔完畢並派發。其中休學、參軍入伍的學生檔案由各系保管；成績不合格的學生檔案各系整理好後移交學生工作處統一保管。
第二章檔案歸檔範圍
第八條歸檔的學生檔案，必須真實、歷史、全面地反映學生的學習、成長過程，對形成部門及個人當前和長遠具有參考價值和憑證作用。
第九條學生檔案的歸檔範圍：
（一）高考報名表、高中學籍表等材料；
（二）新生入學登記表；
（三）學籍卡片；
（四）綜合素質考覈表；
（五）素質拓展表；
（六）學生成績單；
（七）畢業生登記表；
（八）畢業論文結論；
（九）加入中國共產黨、共產主義青年團或其他黨派、團體等組織的材料；
（十）榮譽、獎勵材料；
（十一）處分及處分解除材料；
（十二）學籍異動材料；
（十三）學生誠信檔案；
（十四）其它必要材料。
第三章檔案收集與管理
第十條學生檔案管理人員對收集的材料要認真鑑別。屬於歸檔範圍的材料必須做到真實、完整、齊全、文字清楚方能歸檔。不屬於歸檔範圍的材料，可視情況予以處理，必要時退還形成材料的部門。
第十一條新生入學後，檔案由各系負責覈查、整理、歸檔，具體要求如下：
（一）覈查學生檔案記載資訊是否準確、規範。學生及學校在填寫學生履歷等表格時，學生姓名書寫要準確，不能寫同音字，曾用名要書寫，個人不能隨意改名；要求身份證、學籍卡及檔案記載上的姓名出生年月日一致；反映父母、親屬政治面貌、工作單位、住址、郵編、電話等情況的文字材料要真實清楚。
（二）覈查後，將學生檔案資料換裝學校統一的檔案袋。原檔案袋上貼有高考報名登記表等相關表格的，應將原檔案袋一併裝入新的檔案袋中。預備黨員材料暫不歸入本人檔案。
（三）規範填寫檔案袋。要求用簽字筆或鋼筆書寫，字跡要清晰、工整。每個檔案袋上填寫學生姓名、性別、檔案編號（檔案編號要編於檔案袋右上角）。
（四）以班級爲單位填寫《新生檔案情況登記表》，作爲檔案移交的重要依據，同本班檔案一起移交所在系檔案管理部門。
第十二條每學期將《學生綜合素質考覈表》歸入學生本人檔案。
第十三條學生獎勵及處分材料產生一個月內歸入學生本人檔案。
第十四條因病休學學生的檔案作爲非在校學生檔案妥善儲存。學生復學後，應當及時將其檔案按所在班級重新歸入在校生檔案。
第十五條接到學生留級通知後，各系應當及時將留級學生的`檔案轉至新班級，註銷原班級名字並說明原因。
第十六條退學的學生檔案由學生本人帶回。
第四章檔案保管與保護
第十七條根據安全保密和便於查找的原則，對學生檔案進行嚴密、科學地保管。
第十八條學生檔案要在專門檔案室，用鐵皮檔案櫃存放。
第十九條建立學生檔案登記和統計制度，每年覈對一次，發現問題及時解決。
第二十條管理部門要不斷研究和改進學生檔案的管理方法，逐步實現科學化、標準化和現代化管理。
第五章檔案使用
第二十一條確需查閱和借閱學生檔案的，須遵守下列規定：
（一）各系只能查閱本系學生檔案。查閱學生檔案，須經系領導同意後，由學生檔案管理人員或輔導員查閱。外單位查閱學生檔案，應提供其單位介紹信。
（二）學生檔案一般不外借，必須外借時，須說明理由，並經所在系領導同意後，方可外借。
（三）查閱學生檔案，實行登記制度。查閱學生檔案必須遵守保密制度和查閱規定，嚴禁塗改、抽取、撤換檔案材料，若出現此類情況按學校有關規定處理。
（四）學生個人不得查閱自己的檔案材料。
第六章附則
第二十二條本辦法由學生工作處負責解釋。
第二十三條本辦法自發布之日起施行。
學生檔案管理制度2
第一章總則
第一條根據學校相關檔案規定，貴州大學學生（全日制在校本、專科生）檔案統一由各學院管理，爲加強學生檔案管理工作，特制定本管理辦法。
第二條學生檔案應明確專人管理，管理人員必須政治可靠，作風正派，能遵守黨的紀律，嚴守祕密，熱愛本職工作，刻苦鑽研業務，積極爲學生管理工作服務。
第三條學生檔案是學生自升入中學至大學畢業階段所形成的有儲存價值的文字資料，是學生學習階段情況的真實記載，它爲學生畢業後的就業單位或更高層次的學歷培養部門提供可靠的依據。
第四條學校各院、各有關部門要將學生檔案材料的形成、積累、整理、歸檔等各環節納入本部門學生管理工作中去，維護材料的真實面貌。
第二章學生檔案材料的歸檔制度
第五條歸檔範圍
（一）學生中學階段形成的材料，包括團建材料、黨建材料、高中畢業生登記表、學習成績登記表、體質測試表、健康測試表、中學生社會實踐活動登記表、中學生體育合格標準測試證(卡)、中華人民共和國學生體育合格證、高等學校考生招考登記表、高等學校招生考生體格檢查表等。(各地因地區差異，材料會有所不同，中學材料以學生所在中學或省招辦寄來爲準，做好儲存，及時入檔。)
（二）學生進入我校學習後形成的材料：團建材料、黨建材料、獎勵材料、處分材料、學籍變動材料、成績表（在校歷年學業成績總表、畢業設計成績考覈表）、畢業生體檢表、大學畢業生登記表、畢業生派遣證等。
第六條歸檔要求及時間、手續
（一）學院學生檔案管理部門要按照歸檔範圍及要求，將應歸檔的材料，收集齊全、完整；
（二）凡需歸檔的材料，一律用藍黑色鋼筆（或簽字筆）填寫，嚴禁使用純藍鋼筆、圓珠筆填寫或複寫，以利於檔案的儲存與使用；
（三）新生檔案材料在新生入學3個月之內由各院輔導員、班主任負責收齊後按一定程序轉交給該院檔案管理人員，嚴格交接手續；
（四）教務、學生處等相關部門應將學生相應的獎勵、處分、學籍變動等有關材料及時轉交學院檔案管理人員，存入學生個人檔案；
（五）學生畢業期間，學生資助管理中心、校醫院、招生就業處應及時將貸款學生還款確認書、畢業生體檢表、就業通知書轉交各學院檔案管理人員，各院有關部門也應將本院畢業學生成績單、團建材料、黨建材料、大學畢業生登記表等材料轉交本院檔案管理人員，及時入檔。
第三章學生檔案的保管
第七條各院（部）必須指定專人負責管理學生檔案，建立本院學生檔案管理制度，對接收的學生檔案和相關材料要及時進行整理、歸檔，要嚴格執行安全和保密制度，不得隨意堆放，嚴防檔案的毀損、失散和泄密，做好檔案的防火、防盜、防鼠蟲、防塵、防光、防潮工作。
第八條學生檔案的查閱制度：
（一）學生本人不得查閱個人檔案，檔案管理人員也不得向學生本人泄漏檔案內容；
（二）凡需查閱學生檔案，或複印、摘抄檔案內容，須填寫《學生檔案查閱審批表》，由查閱單位負責人和學生檔案所在院分管負責人籤批同意後方可；
（三）查閱人員不得塗改、拆散、抽取、撤換、圖劃、污損和泄露學生檔案材料，也不得翻閱無關查閱目的的學生其他材料；
（四）學生檔案原則上不外借，如遇特殊情況，需單位開具證明並由分管領導簽字後方可借閱。用畢後應及時歸還，借閱時間不得超過7天；
（五）對於違反借、查閱制度人員，視其情節輕重，上報主管單位或分管領導予以批評教育，給予紀律處分，直到追究法律責任。
第四章學生檔案的轉遞。
第九條畢業生離校前和學生退學，各學院須在教務處、學生處的指導下，整理好畢業生和退學學生的檔案，做好裝檔密封及轉遞工作。檔案材料應在學生派遣前由學院學生檔案管理人員做好檔案的整理、歸檔工作。
第十條各學院學生檔案管理人員在轉遞本院學生檔案時，須仔細填寫《學生檔案材料轉遞通知單》，覈對檔案袋內的內容與學生本人是否一致、檔案材料是否齊全，完全無誤後密封。要堅決杜絕錯裝、漏裝現象發生。
第十一條畢業生檔案在派遣後兩週內透過機要部門寄送具有人事檔案管理權的用人單位人事部門或上級主管（人事代理）部門，不能自帶，檔案寄送地址依據畢業生就業協議書“檔案轉寄詳細地址”欄所填資訊，畢業前未就業的畢業生檔案原則上寄送到生源所在地教育局。退學學生檔案退回生源所在地人事局或教育局。
第十二條學生檔案轉出後應在檔案底冊上作相應處理，如註明該檔案何時轉往何處等。檔案轉出後一個月仍未收到回執，由院檔案管理機構發函催要；收到回執後，要將其粘貼在《學生檔案材料轉遞通知單》存根上備查。
第十三條畢業生在工作單位報到一個月內，務必到有關部門查收個人檔案，未查收到檔案的畢業生，及時到本院檔案管理部門查詢。
第五章附則
第十四條本辦法如與上級規定不符時，按上級有關規定執行。
第十五條本辦法由學生工作部（處）負責解釋，自公佈之日起執行。
學生檔案管理制度3
第一章總則
第一條爲做好學生檔案管理工作，規範學生檔案管理，充分發揮學生檔案在學生管理中的作用，根據教育部、國家檔案局第27號《普通高等學校檔案管理辦法》,結合學生檔案管理實際，特制定本辦法。第二條本辦法所指的學生檔案是指在我校計劃內統一招收的全日制本科生和碩士生的個人檔案，是在學生管理活動中形成的，記述和反映學生個人經歷、德才能績、學習和工作表現的，以學生個人爲單位集中儲存起來以備查考的文字、表格及其他各種形式的歷史記錄。
第二條按照集中統一管理檔案的原則，校學生處檔案室負責學生檔案的保管，各學院及有關職能部門協助學生處檔案室做好在校學生檔案的管理，以保證檔案的完整和安全。
第二章歸檔範圍
第三條本科學生檔案歸檔範圍：
（一）新生原始檔案主要包括：高中階段材料、高考資訊（包括：高等學校招生報名登記表、體檢表等報考材料）、高中階段有關黨/團員材料。
（二）大學階段檔案主要包括：各學年綜合測評、體檢表、黨/團員材料、獎懲材料、學籍表、高校畢業生登記表、畢業生就業通知書底聯等。
第四條研究生檔案歸檔範圍：考研前已形成的人事檔案、研究生錄取登記表、黨/團員材料、評優材料、學習成績表、畢業研究生登記表、碩士學位論文答辯材料、畢業研究生就業通知書底聯等。
第三章材料的收集歸檔與要求
第五條學校相關部門、各學院以及每位在校學生應重視學生檔案管理工作，確保檔案材料收集歸檔工作的順利進行。
第六條本科新生入學後，由所在班級班主任負責收集整理新生的原始檔案。校外考取本校研究生的新生檔案由研究生院負責收集：本校保研、考研學生檔案在校學生處檔案室直轉。新生入校一個月取得學籍後，按照有關要求，及時將檔案移交到學生處檔案室，學生檔案按專業、班級學號編號入櫃統一管理。
第七條新生檔案移交前，各班班主任應按照學生處的要求，閱檔後將新生原始檔案袋一併裝入學校統一印製的學生專用檔案袋內，按學號順序對學生檔案整理清點，做好缺檔材料記錄，打印學生名單，履行移交手續；同時負責督促和收集學生缺乏的檔案及材料並及時歸檔。
第八條各學院及相關職能部門對歸檔材料應認真審查、簽署意見並蓋章，按規定時間及時送交學生處。
第九條各類歸檔材料必須是辦理完畢的正式材料，不規範、不完整或手續不齊備的材料不予接收。
第十條手工書寫的歸檔材料必須統一使用碳素墨水或藍黑墨水，不得使用圓珠筆、鉛筆、紅筆和純藍色墨水以及複寫紙書寫，字跡要工整清晰，複印件須註明原件單位並加蓋公章。
第十一條凡屬已歸檔材料，任何人不得擅自更改、剔除。
第四章檔案的查閱與利用
第十二條學校和學院從事學生工作的人員可根據工作需要查閱管轄範圍內的學生檔案，學生不得查閱檔案。
第十三條外單位人員（用人單位或特殊情況）需要查閱學生檔案，利用者必須持單位介紹信和相關身份證明。
第十四條查閱檔案必須嚴格履行登記手續並嚴格遵守保密制度，不得塗改、圈劃、撤換檔案材料，不得泄露檔案內容。
第十五條學生檔案原則上不外借，特殊情況需要借閱、調用的，應由對方單位出具書面公函，經學校批准後，方可辦理相關手續。
第十六條借閱學生檔案時，應嚴格辦理清點手續，嚴禁對檔案材料進行擅自處理，如有丟失由借閱人負責。查閱借用學生檔案的單位，不得擅自複製、拍攝檔案內容。因工作需要利用檔案材料取證必須經學校批准方可。
第五章檔案的轉遞與託管
第十七條學生學籍變動、轉學、休學、退學、出國、入伍等，應及時辦理相關手續，以便將檔案及時轉出或做相關處置。
第十八條應屆畢業生的個人檔案，由學生處檔案室將學生畢業前形成的各類材料彙總，裝入個人檔案袋，按照派遣方案及時、準確的予以轉遞至畢業生被派遣單位。
第十九條考取碩士生和博士生的應屆畢業生如需傳遞個人檔案，應出具被錄取院校的調檔函，按所考取的院校要求分次或一次調檔。
第二十條按國家規定，做好未落實就業單位畢業生檔案的保管工作，因特殊原因申請辦理檔案暫時留校保管的畢業生，須個人提出申請，學院審覈，報校畢業生就業指導中心批准後，其檔案根據申請的期限存放在校學生處檔案室。超過規定期限未到校辦理轉出手續的，將根據有關規定寄送至生源所在地的人事部門，由此造成的後果由畢業生自負。
第六章附則
第二十一條本辦法解釋權歸學生處。
第二十二條本辦法自發布之日起實施。