檔案是一種特定的以一定的物質形式儲存下來的客觀物質，是人們在社會實踐活動中形成的，按照一定的要求收集、整理、儲存起來的`具有查考和利用價值的文字材料、圖表、畫冊和影音材料等。
人事檔案是以個人爲單位，透過收集、鑑別、整理、立卷儲存起來的記述和反映個人在社會生活中歷史經歷、思想品德、知識才能、領導水平、獎勵懲罰、工作等情況的檔案。
按國家政策規定，組織、人事部門所屬的各級人才交流機構纔有資格儲存大中專畢業生就業後的人事檔案，各種私營民營企業、鄉鎮企業、中外合資、獨資企業都無權管理員工的人事檔案，一般由委託的各級人才交流機構託管。畢業生也可以以個人名義委託人才交流機構託管人事關係。另外，各級人才交流機構，如省人才、市人才、各區人才等，它們的區別只是所屬部門的不同，其它無任何區別。
人事檔案，不管是以哪種形式，在哪裏保管，在哪個國家，都是完全由政府部門或安全部門管理的。人事檔案是一種記錄，是透過合法手續獲取並管理的。
根據流動人員的人事檔案，按以下辦法劃分人事檔案管理權限。
辭職、辭退等流動人員在待業期間，其人事檔案除原屬省、市、縣委組織部管理的，仍由省、市、縣委組織部管理外，其餘均由其流動前所在單位人事管理關係歸屬政府人事局人才交流服務中心管理;
不包分配暫時未落實工作單位和雖按國家任務招收，但未被錄用的大中專畢業生的人事檔案，由其入學前戶口所在地政府人事局人才交流服務中心管理;
應聘到外商獨資企業、外國企業駐粵代表機構、鄉鎮企業、民辦科研機構、私人企業的流動人員，其人事檔案由政府人事局人才交流服務中心管理。
辭取、辭退、未落實工作單位的大中專畢業生及其他流動人員就業後，其人事檔案由縣以上全民所有制單位或其主管部門管理，用人單位或其主管部門不屬於縣以上全民所有制單位的，由用單位人事管理關係歸屬的政府人事局人才交流服務中心管理。