單位人事檔案管理辦法
爲了加強公司人事檔案管理工作，提高人事檔案管理水平，促進人事檔案管理的規範化、制度化，根據國家和神華集團有關規定，結合公司實際情況，制定本辦法。
第一條 人事檔案管理權限及職責
公司人事檔案按照人事管理權限實行集中管理。
(一)公司人力資源部依據此規定，管理公司人事檔案，並配備政治上可靠、責任心強的中共黨員作爲專職或兼職檔案管理人員。
(二)檔案管理員及其直系親屬的檔案，由上一級檔案管理人員(或分管領導)負責保管。
第二條 人事檔案管理職責
(一)保管人事檔案;
(二)收集、鑑別和整理人事檔案材料;
(三)建立人事檔案名冊，辦理人事檔案的查閱、接收和轉遞;
(四)登記人員職務、工資的變動情況;
(五)檔案管理人員崗位變動時，應及時對所管檔案進行清點，並履行交接手續;
(六)爲有關部門提供人員情況;
(七)做好人事檔案的安全、保密、保護工作;
(八)辦理其他有關事項。
第三條 人事檔案的整理
整理人事檔案須做到認真鑑別、分類準確、編排有序、目錄詳細、裝訂整齊、格式統一。
(一)人事檔案材料按照以下分類整理：
1.履歷材料;
2.自傳材料;
3.鑑定、考覈、考察材料(包括各種考覈、考察、述職、鑑定材料);
4.學歷和評聘專業技術職務材料(包括學歷、學位、學績、培訓結業成績表和評聘專業技術職務、考績、審批材料)、職業技能鑑定材料;
5.政治、歷史情況的審查材料(包括甄別、複查材料和依據材料、黨籍、參加工作時間等問題的審查材料);
6.參加中國共產黨、共青團、民主黨派的材料;
7.獎勵材料(包括授予各種榮譽稱號、立功嘉獎、先進人物登記表及模範事蹟材料，以及科技、業務工作等方面的獎勵材料);
8.處分材料(包括甄別、複查等材料，免於處分的處理意見、違法犯罪判決書等);
9.工資、錄用、任免(聘用)、轉業、待遇、出國、退(離)休、退職材料及各種代表會代表登記表等材料;
10.其他可供組織上參考的材料。
(二)人事檔案材料按照上述十個類別的順序排列，應符合以下有關要求。
1.第一至四類、七類、十類材料，同一問題按形成時間先後順序集中排列，以最後時間爲準。
2.第五類、八類材料，同一問題材料集中後，按材料的主次關係排列，具體順序是：上級批覆、結論或處分決定;本人對結論的.意見;調查報告、證明材料、本人檢討、交代材料。
3.第六類材料，按以下順序排列：入團志願書、入團申請書、離退團材料;入黨志願書、入黨申請書、轉正申請書、黨員登記表;加入其他黨派材料。
4.第九類材料，按所列材料的性質的不同排列，每一種材料再按時間先後順序排列(如工資、任免等)。
(三)人事檔案材料頁碼的編寫要求：
1.對每份材料逐頁分別編寫頁碼，頁碼用鉛筆標註在檔案材料右下角(雙面書寫的材料，其背面頁碼標註在左下角)，檔案材料目錄不編頁碼。
2.每份材料的編號由材料的類別號、份次號組成，用鉛筆標註在每一份材料的右上角，中間用短橫線連接。例如：編號爲3—1，是指第三類的第一份材料。
(四)人事檔案目錄的編排：
1.類號。標明本類檔案材料的類別，根據檔案種類材料的多少，每頁檔案目錄可放兩類或三類，由上而下排列。
2.材料名稱。指檔案材料的標題，檔案材料沒有標題的，應當依據材料內容擬寫標題;原有標題太長的應適當壓縮。
3.材料製成時間。填寫檔案材料形成的年、月、日，用阿拉伯數字標註。
4.頁數。填寫每份檔案材料的頁數。
5.書寫目錄要工整、正確、美觀，不得使用圓珠筆、鉛筆、紅色及純藍墨水書寫。
6.書寫目錄時，每類目錄之後須留出適當的空格。
職務變動登記表。根據任免呈報表的變動情況，按變動時間順序逐年填寫，排放在檔案目錄後面。
工資變動登記表。根據工資變動情況，按變動時間順序逐年填寫，排放在人事檔案第九類前面。
(五)人事檔案的裝訂立卷：
1.拆除檔案材料上的金屬品，按照排好的順序打孔，連同檔案目錄裝訂成卷。
2.將裝訂成卷的人事檔案放入相應的檔案盒，並在檔案盒上標明編號、姓名。
(六)人事檔案的補充：
1.人事檔案要及時整理，對於工作中形成的需要歸檔的材料，應逐份插入相應類別，逐頁標註頁碼，及時分類填寫檔案材料目錄。
2.職務、工資有變動時，應依次填寫變動登記表。
3.中層以上管理人員人事檔案歸檔材料，須由公司組織人事部提供並審覈後，方可歸檔。
4.基層管理人員人事檔案歸檔材料，須由所在單位組織人事(勞資)部門提供並審覈後，方可歸檔。
5.專業技術人員的學歷認定、職稱晉升等材料，須由公司組織人事部提供並審覈後，方可歸檔。
第四條 人事檔案的保管
(一)根據安全、保密、便於查找的原則要求，對人事檔案應嚴格、科學地保管。
(二)人事檔案保管應設專門的檔案庫房，配備檔案櫃，房內應備有防火、防盜、防光、防高溫等安全防護措施，要保持庫房的清潔和適宜的溫溼度(溫度14——24℃，相對溼度45——64%)，並經常進行檢查。
(三)人事檔案的保管必須建立登記制度，並定期進行覈對，發現問題及時解決。
(四)檔案庫房的鑰匙不得隨身攜帶，檔案櫃平時要鎖好並保管好鑰匙。
(五)嚴禁任何個人私自儲存和複製人事檔案。
第五條 人事檔案的查閱須遵守下列規定：
(一)查閱人事檔案必須是工作需要並與其所從事業務相符，並按人事管理權限徵得有關部門領導同意後方可查閱。