一、會計電算化應用中存在的問題
1.缺乏對傳統手工模式的改造,對會計資訊系統設定和調整不夠。手工模式下的突出弱點是管理效率低下、資訊不能及時處理和反饋、處理流程重複等問題,一些企業在實施會計電算化時,沒有對手工系統進行,這樣就不能減少中間環節和合並、調整簡單重複的業務流程,無法按照機管理的特點重新規劃業務流程。同時,不同的企業有不同的管理要求和執行模式,但企業沒有對會計資訊系統做個性化的調整和設定。而在實際工作中只有兩方面結合起來,才能找到最佳的人機結合方式,即以最小的成本,重新確定業務的處理流程,哪些環節應完全由計算機代替,爲適應計算機處理,又需增加哪些環節。
2.財會專業人員計算機知識的欠缺。一般會計人員所掌握的知識、能滿足手工會計覈算,會計電算化的應用,對會計人員提出了更高的要求。既要求會計人員要掌握一定會計專業知識,還要掌握相關的計算機知識,財務軟件的使用技術以及保養和維護。一般會計人員業務經驗豐富,但計算機專業知識卻很匱乏,難以勝任用計算機處理會計業務工作。表現較爲突出的是對財務軟件的應用掌握的不夠透徹和熟練,對軟件的認識有侷限性,對軟件執行過程中出現的故障不能及時排除,導致系統不能正常執行。這個問題已成爲企業快速實現會計電算化的障礙。
3.重視賬務功能,忽視管理功能。一直以來,我國的會計工作主要從事事後覈算,事前的分析預測和事中的控制因計算複雜而很難進行。會計電算化的運用和可以極大地發揮計算機卓越的計算功能,將財會人員從繁重的算賬、報賬工作中解脫出來,把主要的精力放在加強財務管理方面。然而,我國實行會計電算化的單位卻存在着重視報賬功能忽視管理功能的現象。採用軟件的材料覈算、工資覈算、固定資產覈算等功能較強,而具備管理型功能的成本覈算、財務指標分析體系以及資金供求預測等模組,根本沒有設計或內容過於簡單,功能不全。並且查詢功能也不健全,限制了其管理功能,沒有充分發揮會計電算化對加強財務管理的功能。
4.缺乏統一性和協調性,形成各自爲戰的局面。在會計電算化開發應用中,由於缺乏統一的規劃和組織協調,各單位往往各自爲戰,閉門造車,資訊交流不暢。有限的人力、財力並沒有充分發揮作用,一些單位透過電算化生成的會計資訊資料不繫統、不完整,口徑不一致,難以被單位領導和主管部門以及外界單位有效利用。
5.應用會計電算化後,會計制度沒有作相應的修改。現行的財務會計制度主要是以手工覈算爲基礎的,應用會計電算化後,從帳戶設定、帳戶.登記方法和賬務處理程序到會計工作的組織、會計系統設計、內部控制的方式和會計檔案的儲存介質和方法都發生了變化,因此必須根據會計電算化的特點,財務會計制度做出相應的修改。由於會計電算化的運用是近幾年纔開始的,大多數單位把主要精力放在軟件使用上,財務會計制度的滯後了會計電算化的發展。
6.會計電算化檔案管理制度不完善。由於許多單位實行會計電算化時間短,對會計電算化檔案的組成內容不甚瞭解,缺乏管理經驗,造成存儲會計檔案的磁盤和會計資料未能及時歸檔,已經歸檔的內容不完整。沒有及時制定相應的會計電算化檔案保管人員職責,從而造成會計檔案被人爲破壞和損壞,乃至單位會計資訊泄密。會計數據盤的備份和清理不規範。實行會計電算化後,應及時備份硬盤數據,並且每次備份不少於兩套,分兩地存放;按時清理磁盤備份,每年至少進行一次清除過期數據。但一些單位對會計數據備份管理未形成制度,隨意性大,一旦會計電算化系統出現故障,會計數據將無法恢復。