高校檔案工作“目錄管理”辨析

高校檔案工作“目標管理”的提出，爲高校檔案工作提出了一個近期工作目標。自推行以來，透過對高校的檔案工作量化的測試和標準的評定，使其在檔案工作管理體制 、列入學校各項管理、檔案工作業務建設、檔案資訊開發利用等方面受到了全面地檢驗、規 範地考覈，從近幾年推廣的情況看，對高校檔案工作確實起到了一定的推動作用。高校檔案工作自此有了一個統一的衡量尺度，各校檔案管理水平在此標準尺度的衡量下，優者勝出。而今，透過其推行的過程，執行的效果，其對高校檔案工作的現實作用，探尋其可 能產生的中期。高校檔案“目標管理”的推行狀況和實施特點： ? 1?其考覈程序基本覆蓋了高校近期檔案工作的進程? (2)加強隊伍建設，檔案管理形成? 由於檔案工作程序日趨完善，檔案管理制度的修訂、完善、更新的任務日漸艱鉅、爲適應檔案工作快速發展變化的特點，各校採取一系列措施，如將檔案規章制度重新修訂後彙集成冊 ，制訂特色檔案管理制度等。透過制度建設，規範了學校檔案管理和程序，檔案材料的.系統性得到制度保證，同時檔案人員透過完善的制度建設，對檔案進行實時控制成爲可能。 ? 高校檔案工作“目錄管理”將傳統的檔案管理注入了生機和活力。自此，打破了傳統模式中由於缺乏統一的工作標準而出現的分散管理局面，提出了、規範、標準的操作方式。部分高校檔案部門據此展開各具特色的有益嘗試。此外，檔案部門與有關部門密切配合，參與 學校科研成果鑑定、基建項目竣工、設備開箱驗收等重大活動，一定程度上實現了檔案工作和學校主要職能活動的同步管理。檔案分類日趨勢科學、合理，逐步形成了適合學校檔案工作實際的檔案分類方案，並在實體分類的基礎上，開始多途徑的嘗試資訊分類的實踐。多數試點高校在經歷了整改過程的“短期陣痛”後，已開始步入良性發展階段。併爲檔案工作再 上新臺階奠定了基礎。? (5)引入化手段，主動開發檔案資訊資源? 高校檔案部門在積極探索利用途徑，不斷豐富檢索工具的基礎上，圍繞學校的中心工作和重點任務，分析檔案需求資訊，編制出大量適合當前高校改革和發展的檔案編研資料。轉換被 動服務方式，突出主動服務特色。依託現代，製備出多層次檔案編研成果，不僅滿足了 利用者的需求，而且深化了檔案編研的層次。? 高校普遍增加了對檔案工作的投資份額，爲檔案部門單獨配備或更新了化設備，並配備了與之相應的專業人員，輔助檔案現代化管理工作的開展，並已取得可喜成果。? 領導檔案意識加強，爲檔案部門解決了大量現實。透過“目標管理”使檔案部門獲得與其他教學部門等同的位置，接授檔案專業考評，其考覈過程和結果在校內引起關注和重視， 客觀上提高了檔案部門在學校的知名度，爲檔案工作在學校綜合管理中贏得了相應的地位。檔案人員的業務能力和工作水平在實踐檢驗中全方位得到鍛鍊。考覈和提高。檔案工作的規範化、標準化、現代化程度大幅度提高，檔案資訊開發成果倍出，爲今後的工作奠定了堅實 的基礎。? 從其整體收益不難看出，高校檔案目標管理不僅是對高校檔案部門綜合能力的全面考覈，而且是幫助高校檔案部門從檔案管理的初級階段步入中、進階階段的轉折點。? 3?從推進程度其實施過程的難點 “目標管理”推廣實行後，一些學校在實施過程中，遇到了某些實際情況和“目標管理”的 有關條款不相容的難題，突出體出在檔案工作與學校整體工作要求保持“四同步”發展等問題。究其原因，高校檔案“目標管理”是從檔案工作發展角度出發，對檔案工作的主體環節及周邊方面加以規範，力爭使之儘量合乎標準。然而，檔案管理作爲一門邊緣學科，其承載 涉及各個領域，管理方式滲透到多個層面。如果將檔案作爲一個隔離體，則將失去 其存在的意義。同樣，檔案工作作爲一種動態的存在方式，應考慮到它與周邊介質的相互作 用與。上述問題的主要癥結是“目標管理”的設定初衷沒能找準檔案工作的位置——服務性、輔助性，過分誇大了檔案部門的職能和作用。其基礎性、局域性表明它無法與學校整 體的中心工作和重點任務並舉，更不能單方面越級協調學校的整體規劃和片面干預教、科、 研工作的實施過程。相反，如果從檔案行政管理部門的角度出發，重新審視高校“目標管理 ”的難點，站在管理者的高並，與平等級別的管理機關協調和處理檔案工作及周邊關係，相對而言則簡單些。從所周知，橫向協調和縱向隸屬的關係在處理問題的方式上顯然是不同的 。據此可見，如欲加快高校檔案工作“目標管理”的推進速度，應當採用“最小阻力法”， 將問題的難點由制發機關與行政主管機關協商解決。以此保證其下行的通達性，加強實施的可操作性。? 從高校檔案部門對考評工作的反饋意見看，認爲考評基本反映出高校檔案工作的特點和 檔案管理的全過程，具有較強的可操作性。但是，經過整體考評過程後，總感覺有些缺憾。 在實際考覈和驗收過程中，似乎比較偏重申報性檔案資料的齊備與否，而實際工作的量化程 度及考評前後的差異狀況未能充分體現出來。這樣會出現一些負效應，一些學校在初步瞭解 了考評程序後，在申報檔案和自檢報報告上大作官樣文章，而較多的忽略了檔案工作紮實內 功的修煉，致使高校檔案工作“目標管理”的效果大打折扣。如據此預測其中期效果，終究 會對高校檔案工爲此，應給予高義重視。儘快採取有效措施，以利該項工作全面、深入的推進和。