高校檔案全方位管理攻略1
【關鍵詞】檔案管理；政治素質；業務素質
高校檔案全方位管理攻略2
一、首先提高對檔案工作重要性的認識
必須充分認識高校檔案的價值、地位、作用和意義。同時，要充分認識高校檔案現代化建設的重要性。如果對檔案資訊服務及檔案工作的重要性認識不足，勢必會嚴重影響檔案資訊服務工作的深入開展 。檔案現代化建設的好壞是衡量高校現代化水平高低的標尺。搞好檔案現代化建設，以促進高校的全面發展。在提高認識的基礎上，要切實轉變觀念，強化資訊意識，要樹立科學發展觀指導高校檔案現代化建設。加強檔案意識，增強服務意識，要使檔案工作與時俱進。認真執行檔案法，強化法制教育，增強法制觀念，把檔案法制建設納入普法宣傳計劃， 在國家的檔案法規和本校檔案管理制度的貫徹執行過程中，努力做到“三納人”，即工作中，做到檔案工作納人學校的規劃和計劃、納人學校的各項管理制度、納入有關人員的職責範圍，給予檔案工作以各方面的支援。
二、提高高校檔案管理水平必須建章、立制，依法治檔
建立健全檔案管理規章制度。規章制度是檔案工作實現管理現代化的行爲準則。依法治檔，依法護檔，依法用檔。努力提高檔案管理部門的責任意識，建立系統有序的管理體制，檔案的權威性在於其真實可靠性。真實是檔案的生命，也是檔案管理部門的神聖職責。檔案管理的最終目的是爲了更好地提供利用。只有增強檔案管理職能部門的責任意識，在工作中堅持照章辦事，努力做到堅持原則不動搖，執行標準不走樣，履行程序不變通，遵守紀律不放鬆，把好部門自身關,才能確保檔案的質量。
三、努力加強檔案管理人員的自身建設
1. 要提高檔案管理工作人員的業務素質。檔案管理是一門綜合性的邊緣學科，涉及的知識面廣，不僅要有檔案知識、歷史知識、情報學方面的知識，還要具備計算機應用、複印等技術方面的知識。當前我國高校檔案部門人員素質基本上存在着平均學歷較一般單位檔案館人員要高，但取得檔案專業學歷者少。由於身處高校，近水樓臺先得月，高校檔案人員透過在高校內部進修取得較高學歷比其他單位的檔案工作人員要容易得多。從整體上看，檔案管理工作人員平均學歷不低，但現有高校檔案工作人員學歷中，檔案專業學歷所佔比例過低，通常不足四分之一。大多數人對計算機及其網絡技術、英語、文史、攝影等知識的掌握尚嫌不足。我們知道，檔案事業有自己的科學體系，檔案工作也有自身的規律、性質、原則、特點。高校檔案管理水平的提高關鍵是要形成一支高素質的專業隊伍。爲此，要補充計算機和現代資訊技術專業人才。要爲在職檔案工作者的知識更新、業務水平的提高創造條件，提供機會，加強在職培訓，適當安排脫產進修。建立人才培養、使用和管理的新機制。在配備檔案人員時，要注重性別、年齡、文化、專業結構層次的比例。要採取多種形式加強對檔案人員的業務指導和培訓，定期組織業務學習，並與工作實績一起進行考覈。檔案管理工作專業性強，同時也是一門科學。作爲學校的檔案管理者，必須努力研究檔案管理業務，深入系統地瞭解和掌握檔案學的業務知識，提高檔案工作者的文化水平。要有一定的超前意識，學習有關電子計算機等先進的科學技術，用多方面的現代化科學知識武裝自己，不斷提高檔案管理的現代化水平，逐步加強檔案的規範化管理。同時，檔案管理者要牢固樹立爲一線教學服務的意識，克服重管輕用的思想，積極主動地想辦法，創造性地開展工作，充分發揮教學檔案在教學科研中的重要作用，不斷提高檔案的服務水平。
2. 加強高校檔案工作人員的職業道德教育。職業道德是指人們從事社會職業、履行職責過程中，在思想和行爲上應遵循的原則和規範。它是依靠社會輿論和人們內心信念以及傳統習慣來維持的。檔案管理工作是一項服務性很強的工作，是爲高校的全面建設事業服務的，它要求高校檔案工作人員具有吃苦耐勞、無私奉獻的敬業精神，有高度的責任感和榮譽感以及正確的行爲規範。要牢固樹立“服務第一”，一切服從、服務於學校中心工作，全心全意爲教學、科研和各項管理工作服務的思想。服務過程中要做到態度熱誠，細心周到，百問不煩，以滿腔熱情接待好每一位用戶，使用戶高興而來，滿意而歸。
四、實施科技興檔，提高檔案工作的整體水平，是新時期檔案工作者需要注重解決的新課題
檔案資訊資源網絡化是實現檔案資訊利用效益最大化的有效途徑。利用計算機管理系統，實現檔案的著錄與標引、編目、檢索、統計自動化替代所有手工抄寫工作，實現檔案的自動化處理和網上查詢。要充分地利用計算機和網絡，探索檔案的現代化管理。透過構建網上檔案服務平臺，把已有的檔案目錄數字化，建成目錄查詢系統爲更多的用戶提供服務。把部分紙質檔案轉化爲數字檔案資訊，建成各類全文數據庫和多媒體數據庫。透過網絡向廣大師生服務，可以大大地方便師生檢索和查詢資料，有利於查到、查全。從而更好地提高檔案的服務水平。應配備檔案密集櫃、計算機和縮微設備。建立起一個門類齊全、結構合理、管理科學、設備先進，爲學校和社會提供有效服務的校檔案館。檔案是一種資訊產品，又是人才資訊資源庫，合理利用這種資源，使其最大限度地發揮作用及獲得最佳效益，這是檔案管理的宗旨。高校檔案館不僅要收集校內檔案資訊進行加工、整理、彙編，還要廣泛收集兄弟院校的資訊資源進行加工利用。不但各高校檔案館之間相互協作，而且也需要在其外部與高校圖書、情報等其它資訊系統取得協作，在制定和實行業務、技術標準化上協調一致，才能適應現代高校檔案工作的社會功能和高校檔案事業的發展規模。真正實現電子文檔一體化，實行檔案自動收集、編目、鑑定等檔案管理工作。
五、加強檔案館的安全管理，杜絕事故隱患的.發生
1. 提高檔案人員的安全防範意識。檔案工作的基本內容包括檔案的收集、整理、鑑定、保管、統計與利用等六個部分。安全使用這些設備也是檔案館管理工作的一項重要任務。要時時進行防火安全教育,警鐘長鳴。，建立嚴格的規章制度,領導人分工主管，保衛科具體落實安全保衛工作。各科室設一名安全員，負責日常安全工作。嚴格實行總控制室值班制度，對檔案庫房實行24小時監控。
2. 杜絕火災隱患。每庫必備手提式滅火栓，並定期檢查更換，確保長期有效。全館禁止吸菸。做到人走斷電，切斷庫內電源。定期檢查電氣設備線路安全使用情況，做到及時維修，確保安全運轉。加強對庫房建設要求，加大消防設備設定和更新力度，對原有的消防報警及控制系統進行現代化改造，增強防火滅火的能力。在庫房內設有煙感、溫感探頭，並與總控制室主計算機相連，實現人工處理和自動處理均可的能力。要採用氣體滅火的形式，以免因採用水或乾粉滅火對檔案產生破壞作用。
六、科學儲藏保護，做好檔案的防黴、防蛀與空氣淨化
科學儲藏保護，防黴、防蛀、防塵也是檔案管理工作的重要任務之一。檔案庫房應採用密封的檔案密集架或檔案櫃來存放檔案。因黴菌在高溫高溼的環境中繁殖很快，所以採用空調來調節庫房的溫溼度是降溫、除溼、防黴的最好方法。每個庫房內應設有兩處溫溼傳感器，透過區域網與總控制主計算機相連，對庫房溫溼度實施二十四小時監控。雨季，在庫房內放置除溼機以降低庫內空氣中水分的含量，保證庫房內的相對溼度。每週使用一次臭氧發生器，殺滅庫內黴菌孢子，達到淨化空氣的目的。總之，要求檔案館在安全防護和技術管理方面採用與之相適應的國內外先進技術設備，調節庫房的溫溼度，淨化庫房的空氣(包括除塵、滅菌、防蛀、排除有害氣體)。保證檔案的完整與安全。
綜上所述，實行檔案全方位綜合管理，使檔案專業人員無論是在職業道德、業務素質方面，還是在管理、服務工作等方面，都能做到人無我有，人有我優，人優我新。使高校檔案工作始終順應時代發展，符合時代要求，把檔案工作提高到一個新水平。